Co je Coworking - výhody a nevýhody, skryté náklady na sdílené kancelářské prostory

Pokud uvažujete o přechodu na coworking, zvažte Všechno nákladů před potápěním.

Co je Coworking?

Coworking je dohoda o sdílení kanceláří mezi jednotlivci a (někdy) malými podniky. V některých případech je uspořádání velmi neformální: Majitel firmy, který vlastní nebo pronajímá příliš velké kancelářské prostory, pak podnájem kanceláří a kanceláří ostatním. Coworkingové prostory také fungují jako formální podniky, které pronajímají psací a kancelářské prostory nezávislým pracovníkům, telekomunikacím a dokonce obchodním cestujícím. Provozní modely se liší, přičemž některé spolupracující podniky účtují denní, týdenní nebo měsíční nájemné, zatímco jiné prodávají členství, které členovi umožňuje využívat pracovní prostor a jeho vybavení. Coworkingové prostory obvykle nepoužívají dlouhodobé členské smlouvy nebo smlouvy o pronájmu.

Uspořádání prostoru v spolupracující kanceláři se také liší. Některé spolupracující firmy si pronajímají psací prostor podle zásady „kdo dřív přijde, je dřív na řadě“ - každý den přinesete notebook do práce a posadíte se na jakýkoli dostupný pracovní prostor. Ostatní kanceláře jsou formálnější a přidělují členům psací stoly nebo kanceláře. V závislosti na prostoru a uspořádání můžete mít k dispozici formální kanceláře a otevřené plánované sezení.

Kromě nabídky kancelářských prostor a sdíleného používání vybavení někteří vlastníci spolupracujících prostor aktivně podporují spolupráci mezi členy sponzorováním síťových akcí nebo „seznamováním se s webovými stránkami“, které umožňují členům představit se navzájem.

Proč Coworking?

Zatímco práce z domova je pro některé dobrou volbou, jiní lidé se rozhodnou pronajmout si a dojíždět do coworkingové kanceláře každý den. Zde je proč:

1. Snížený stres
Odchod z práce v kanceláři je mnohem jednodušší, když máte skutečně odejít. Práce z domova může být stresující, zejména pokud neexistuje domácí kancelář nebo oddělený pracovní prostor, do kterého se lze uchýlit. Někteří lidé, kteří pracují doma, se cítí provinile, pokud nepracují pořád. To může vytvořit napětí s ostatními členy rodiny a zároveň ztěžovat relaxaci.

2. Vylepšená správa času
Děti, domácí mazlíčci, sousedé, řidiči dodávek, televize, kuchyně a knihy jsou velkým rozptýlením. Mnoho lidí považuje minimalizaci přerušení pracovního dne za obtížnou a četná přerušení mohou z osmihodinového pracovního dne udělat dvanáct nebo čtrnáct hodin.

3. Další sociální interakce
To není důležité pro všechny, ale někteří lidé oceňují, jak se dostat ven a mít šanci mluvit a komunikovat s ostatními v obchodním prostředí.

4. Možnosti sítě
Spolupracovníci mohou být skvělými vyhlídkami nebo zdroji doporučení.

5. Profesionální nastavení
Spolupracující kancelář nabízí telekomunikačním a nezávislým pracovníkům profesionální, tichou alternativu k setkání s klienty doma nebo v kavárnách.

6. Nízké požadavky na údržbu
Vedení nebo vlastníci spolupracujících prostor přebírají odpovědnost za údržbu kanceláří a sdíleného vybavení.

7. Méně drahé a méně riskantní než pronájem soukromé kanceláře
Pronájem soukromé kanceláře, zejména ve velkém městě, je cennou možností. Nájemné je obvykle vysoké, stejně jako náklady na vybavení kanceláře, nákup kancelářského vybavení, placení účtů za elektřinu, úklid prostoru a placení smluvních partnerů za účelem řešení jakékoli nezbytné údržby budovy. Navíc mnoho komerčních pronajímatelů vyžaduje, aby nájemníci podepisovali dlouhodobé pronájmy. Nájemníci s problémy s peněžními toky nebo ti, kteří potřebují opustit město pro služební cesty, se mohou ocitnout v zaplacení nájemného, ​​i když si to nemohou dovolit, nebo nepotřebují prostor. Coworking umožňuje členům sdílet náklady na veřejné služby, internet a kancelářské stroje a zároveň nabízí krátkodobé členské plány.

Coworking skryté náklady

Zatímco spolupráce může být pohodlnou a nákladově efektivní alternativou práce z domova nebo pronájmu komerční kanceláře, je důležité si uvědomit některé z méně než zřejmých nákladů na práci ve sdíleném prostoru. Samozřejmě, pokud jste zvyklí pracovat v tradiční kanceláři, nemusí být tyto náklady tak „skryté“, ale pokud pracujete z domova, pak se setkáte (nebo znovu setkáte) s některými z těchto výdajů mimo stráž.

1. Dojíždění
Pokud není váš pracovní prostor v docházkové vzdálenosti od vašeho domova, musíte zaúčtovat náklady na dojíždění. Tyto ceny se liší, ale zahrnují náklady na plyn, údržbu automobilu a jízdné ve veřejné dopravě. Dojíždění také přidá nezaplacený čas do vašeho pracovního dne. A v závislosti na parkovací situaci ve vašem pracovním prostoru budete možná muset platit také parkovací poplatky.

2. Péče o děti a domácí zvířata
Pokud plánujete strávit celý den prací mimo domov, možná budete muset zaplatit za péči o děti nebo za sezení v zájmovém chovu.

3. Jídlo a pití
Při práci z domova máte k dispozici kuchyň, kávovar a potraviny. Pokud pracujete mimo domov a nechcete se každý den balit na oběd, budete si muset kupovat předškolní zařízení pro mikrovlnnou troubu, abyste si je mohli uložit v kanceláři, nebo zaplatit za obědy v místních restauracích. Zůstat v kofeinu je další problém: Některé kanceláře spolupracující poskytují základní kávu a horkou vodu na čaj, ale píseň sirény místního Starbucks nebo nezávislého pekáče vás může čerpat z vašeho stolu častěji, než byste chtěli. Bohužel cena těchto latt se rychle zvyšuje.

4. Socializace
I když dáváte pozor, abyste si každý den zabalili oběd, a vy se budete držet kávy z kancelářského automatu K-cup, přátelští úředníci vás mohou ještě požádat o oběd, kávu nebo nápoje po práci. Pokud jste osamělý typ nebo se nestaráte o vytváření sítí, nemusí být nabídka odmítnuta. Pokud se však chcete socializovat, pokračujte a přepočítejte si rozpočet na zábavu, aby vyhovoval těmto síťovým aktivitám.

5. Skladování
Některé prostory pro spolupráci pronajímají skladovací skříňky členům, kteří nemají stálý stůl. Výhodou skříňky je to, že nemusíte každou noc přenášet notebook a další spotřební materiál domů. Nevýhodou je, že nájemné je dodatečný náklad.

6. Technologie a elektronika
Prostory pro Coworking obvykle nezahrnují přístup k počítači, takže plánujte uvedení notebooku do práce. Kromě notebooku přineste všechna periferie, které chcete používat, jako je velký monitor, ergonomická klávesnice nebo trackball. Zatímco tahání těchto předmětů do práce az práce každý den je možné (jak je zapomínáte doma), můžete být lépe poslouží, abyste si ušetřili potíže zakoupením druhé sady periferií pro pracoviště.

7. Kancelářské služby
Ne všechny spolupracující prostory jsou vytvořeny rovnocenné. Některé kanceláře nabízejí bezplatné používání sdíleného kopírovacího stroje / tiskárny / faxu, zatímco jiné vám za toto použití mohou účtovat poplatky. Podobně některé kanceláře zahrnují náklady na WiFi v nájemném, zatímco jiné účtují poplatek za připojení navíc, nebo vyžadují, abyste z bezpečnostních důvodů dodali vlastní hotspot. Před podepsáním smlouvy je důležité přesně vědět, co vaše nájemné pokrývá, abyste mohli účtovat jakékoli další výdaje.

8. Kancelářské potřeby
Plánujte nákup vlastních per, obálek, sponek, kancelářských sponek a dalšího standardního spotřebního materiálu.

9. Oblečení
Coworking znamená, že už nemůžete pracovat ve svých pyžamech s nepořádkem vlasů. Zatímco většina kanceláří nepředepisuje kód oblékání, existuje obecná očekávání, že se členové zdají být svázaní a prezentovatelní. Navíc, dojíždění do práce zvyšuje opotřebení vašeho oblečení a obuvi, když odvážíte prvky. Jakmile se přihlásíte ke spolupráci, připravte se na zvýšení rozpočtu na oblečení a osobní péči.

10. Léčba čichů
Pokud jste někdy pracovali v kanceláři, pravděpodobně nemáte tak milostné vzpomínky na nachlazení, plísně a další nemoci, které pravidelně přebírají pracoviště. Sdílené pracovní prostory bohužel znamenají sdílené bakterie, takže připravte imunitní systém na ošklivý šok.

11. Daně
Coworking členské poplatky nebo nájemné mohou být odpočitatelné z daní, ale stejně tak jsou to náklady na domácí kancelář. Promluvte si se svým daňovým poradcem a zjistěte, zda přechod na coworkingový prostor ovlivní vaši daňovou povinnost, a pokud ano, o kolik.

12. Pojištění
Podívejte se na nájemní smlouvu nebo smlouvu o členství a zjistěte, zda je prostor pojištěn a zda pojištění pokrývá nehody nebo ztráty, které jste utrpěli vy, vaši klienti nebo vaši návštěvníci. Pokud tomu tak není, poraďte se s pojišťovacím agentem, abyste se dozvěděli více o možnostech krytí. Jedná se o důležitý problém, takže možná budete chtít provozovat pojištění v kanceláři u svého právníka.

13. Krádež
Je běžné, že bezpečnost ve spolupracujících prostorech je laxní, zejména proto, že členové volně přicházejí a odcházejí bez skutečného dohledu. Bohužel to ponechává vaši práci a osobní věci zranitelné vůči krádeži.

Minimalizace nákladů

Navzdory mimořádným nákladům má mnoho lidí pocit, že coworking nabízí velké výhody oproti tradičním domácím nebo komerčním kancelářím. Pokud se rozhodnete podepsat dohodu o spolupráci, uvádíme několik způsobů, jak minimalizovat náklady:

1. Předplaťte si nájemné nebo členství
Některé prostory pro spolupráci nabízejí slevy členům, kteří předplacují své příspěvky nebo nájemné. Zeptejte se správce prostoru, pokud je to možné. Pokud ano, sjednejte také písemnou dohodu o vrácení peněz v případě, že musíte opustit město nebo se vrátit do své domácí kanceláře.

2. Podívejte se za měsíční údaje o nájemném
Pamatujte, že skutečné náklady na coworking nejsou jen vaše nájemné nebo měsíční poplatky. Zjistěte, co je součástí vašeho spolupracujícího členství a jaké náklady navíc. Pouze pak měli byste krmit svá čísla.

3. Poloha, umístění, umístění
Pokud je to možné, zvolte prostor pro spolupráci, který je blízko vašeho domova. Blízká vzdálenost vám umožní ušetřit čas a náklady na dojíždění a zároveň vám dává svobodu běžet domů na oběd. Pokud v blízkosti vašeho domova nejsou žádné pracovní prostory, zjednodušte si svůj život a ušetřete čas volbou kanceláře, která je blízko nákupům, bankovnictví, klubům zdraví nebo vašim oblíbeným hangoutům. Pokud hodně cestujete nebo často pracujete s klienty mimo město, hledejte kancelář poblíž letiště. Chcete také zvážit faktory, jako je parkování a blízkost veřejné dopravy. Čas jsou peníze, zejména pokud jste na volné noze, takže při výběru kanceláře nepodceňujte důležitost dostupnosti.

4. Uložte na místě oběd a občerstvení
Pokud váš kooperační prostor zahrnuje kuchyň, udržujte v kanceláři zmrazené předkrmy, polévky a mikrovlnné trouby. Kupte si velkou nádobu na skladování potravin, do ní napište trvalé jméno a vyplňte jej sendvičovými zábaly, uzeninami a sýry, abyste si mohli vytvořit vlastní obědy. Mít tyto předměty po ruce snižuje pokušení povečeřet nebo dát jídlo.

5. Využijte výhod propagace kaváren a restaurací
Kdykoli se můžete vyhnout zaplacení plné ceny, měli byste. Mnoho restaurací nabízí levné obědové speciality, proto si u jejich poledních menu vyžádejte místní restaurace. Některé kavárny nabízejí slevu, pokud si přinesete svůj vlastní hrnek nebo termosku. Nezapomeňte se také zeptat svých oblíbených zastávek na věrnostní programy punčových karet.

6. Zajistěte produktivitu dojíždění za veřejnou dopravu
Pokud nedostanete autíčko, použijte čas na dojíždění, abyste dohnali odborné čtení nebo si prohlédli e-maily. Pokud pro vás nefunguje čtení v pohybu, poslouchejte průmyslové podcasty na cestě do kanceláře.

7. Podívejte se do daňového zvýhodnění při docházce
Pokud jste zaměstnancem v oblasti telekomunikací, zjistěte, zda se vaše společnost účastní programu výhod pro dojížďky do zaměstnání, který vám umožní platit za průkazy veřejné dopravy s dolary před zdaněním odečtenými z výplaty. Tyto programy vám mohou ušetřit stovky dolarů každý rok.

8. Zkontrolujte možnosti průkazu Transit Pass
Sledujte, kolik měsíčně utratíte za jízdné autobusem a vlakem. Mnoho společností veřejné dopravy nabízí více struktur jízdného, ​​takže si udělejte čas na přezkoumání každé z vašich možností, abyste zajistili, že dostanete nejlepší nabídku.

9. Vyjednávejte nabídky s místními podniky
Místní obchodníci, kteří nevědí o vašem spolupracujícím prostoru, mohou být ochotni nabídnout speciální nabídky své členské základně. Promluvte si s manažerem vašeho pracovního prostoru a zjistěte, zda je ochoten hovořit s místními podniky o nabídce speciálních slev pro vás a vaše kolegy.

Závěrečné slovo

Díky technologii je spolupráce skvělou alternativou pro nezávislé pracovníky a telekomunikační pracovníky, kteří nechtějí pracovat z domova. Přesto je důležité uznat všechny dodatečné náklady spojené se spoluprací. Faktoring těchto výdajů do vašeho rozpočtu před rozhodnutím o připojení k spolupracujícímu prostoru je moudrý a nezbytný krok v řízení vašeho podnikání a osobních financí..

Používáte prostor pro spolupráci? Jak to funguje??