Jak zabránit podvodům a krádežím zaměstnanců ve vaší firmě - zásady a plány

I když si můžete myslet, že podvodníci jsou zatvrzelí zločinci, kteří skákají z jednoho zaměstnání do druhého, Žurnál účetnictví uvádí, že většina jednotlivců, kteří se dopustí podvodů z povolání, jsou pachateli poprvé. Také velmi málo podvodníků se chopí práce s úmyslem podvádět podnik.

To znamená, že důsledné náborové praktiky a důkladné kontroly na pozadí nestačí, aby zabránily podvodům ve vašem podnikání. Existují však určité faktory, které zvyšují pravděpodobnost, že se jednotlivec dopustí podvodu.

Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů tvrdí, že existují tři prvky, které jsou obvykle na místě, když dojde k podvodu. Za prvé, jednotlivec, který se dopustil podvodu, cítí finanční tlak - vysoké dluhy, opulentní životní styl, členové rodiny s finančními problémy a závislost na hazardu jsou potenciálními zdroji tlaku.

Za druhé, jednotlivec potřebuje způsob, jak tento podvod racionalizovat. Interní monolog „Nejsem dost placený,“ „Pracuji tvrději než šéf,“ „Společnost to nikdy neunikne“ a „Zasloužím si to“, to vše pomáhá člověku ospravedlnit neetické chování..

A konečně, jednotlivci potřebují příležitost spáchat podvod. Zatímco vy jako vlastník firmy nemůžete vždy ovlivnit finanční situaci nebo postoj jednotlivce, můžete ovlivnit faktor příležitostí pomocí kontrol a zůstatků a odpovídajících vnitřních kontrol.

Běžné typy podvodů

1. Zneužití majetku

Podle Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů je zneužití majetku nejčastějším typem podvodů, ke kterým dochází v malých podnicích. Zpronevěra aktiv nastane, když zaměstnanec nebo dodavatel vymyslí schéma k odcizení nebo zneužití firemních zdrojů, jako jsou hotovost nebo zásoby.

Věnujte zvýšenou pozornost tomu, jak vaše firma shromažďuje hotovost od zákazníků. Pokud správná opatření neexistují, může jednotlivec zachytit hotovost a skrýt ji před majitelem.

2. Skimming

Skimming, populární způsob, jak ukrást peníze, zahrnuje krádež příchozí platby dříve, než může být plně zaznamenána ve finančních záznamech společnosti. Řekněme například, že zákazník chce koupit produkt v kamenném obchodě. Zaměstnanec prodejního schématu mohl přijmout platbu za zboží, ale namísto zaznamenání transakce složil hotovost.

Díky skimmingu může zaměstnanec zaznamenat pouze část platby - například zaznamenat pouze 50 $ zaplacených, když bylo dáno 100 $ -, nebo nedokáže platbu zaznamenat úplně. Protože prodejní transakce není zaznamenána, není aktualizován ani inventář obchodu. To znamená, že skutečný obchodní inventář bude ve skutečnosti menší než to, co se odráží v účetních záznamech.

Pro skimming nejsou náchylné pouze transakce prováděné osobně. Účetní nebo administrativní pracovník, který přijímá platby od zákazníka, může také příchozí hotovost kapesovat. Zaměstnanec pak může falšovat dobropis nebo odepsat účet jako nedobytný, aby si společnost nevšimla, že platba chybí.

Složitý, ale spravedlivý běžný podvod s pohledávkami, spočívá v lapování plateb zákazníků. V režimu lapování účetník nebo účetní provádí peněžní platbu, kterou zákazník provádí na účet tohoto zákazníka. Pro pokrytí nedostatku používá účetní platbu obdrženou od druhého zákazníka na účet prvního zákazníka. Pokud si druhý zákazník všimne nesprávného zůstatku na účtu, použije účetní na úhradu schodku platbu od třetího zákazníka - a tak dále.

Vzhledem k tomu, že platby jsou tak špatně spravovány, někdo vždy do systému nakonec vstoupí. Stále však mohou podvodníci udržovat režimy lapování po měsíce nebo dokonce roky, aniž by byli chyceni.

3. Hotovost Larceny

Peněžní larceny jsou podobné skimmingu v tom smyslu, že zaměstnanec nebo dodavatel ukradl příchozí hotovost. Rozdíl s hotovostním pokladem spočívá v tom, že zaměstnanec ukradl hotovost poté, co byl zaznamenán v obchodních knihách.

Zaměstnanec může například po zaznamenání transakce ukrást peníze z pokladny. Zaměstnanec může zaznamenat podvodnou výplatu pokladny, aby zakryl skutečnost, že chybí hotovost. Zaměstnanec může například zrušit předchozí prodej nebo vydat vrácení peněz a odebrat odpovídající hotovost z registru.

Známky toho, že jsou peníze odcizeny
Schéma skimmingu, která zahrnují zachycení hotovosti před jejím zaznamenáním, může být obtížné detekovat. Můžete si všimnout těchto varovných signálů:

• Nízká inventura. Pokud je skutečný inventář v obchodě nižší, než by měl být podle knih, je možné, že zaměstnanec nezaznamenává veškerý prodej.
• Mezery v očíslovaných dokumentech. U restaurací a jiných podniků, které používají předčíslované poukázky, může mezera v poukázkách znamenat, že zaměstnanec zahodil účtenku a ponechal si hotovost.
• Stížnosti zákazníků. Pokud zaměstnanec splácí platby, mají zákazníci sklon zavolat a stěžovat si, že zůstatky jejich výkazů nejsou správné.
• Nízké příjmy během určitých směn. Pokud jsou inkasa hotovosti nižší, kdykoli pracuje jeden konkrétní zaměstnanec, může to znamenat krádež hotovosti.

Vnitřní kontroly zabraňující krádeži hotovosti

• Vyžadovat schválení správce k vydávání kreditů, neplatných prodejů nebo účtů s odpisem. Jakmile je do transakce zapojen někdo jiný, má nevychovaný zaměstnanec méně příležitostí ukrást nepozorovaně.
• Vydávat měsíční výpisy z účtu. Zaměstnanec je méně pravděpodobné, že se bude bavit s platbami zákazníků, pokud klienti dostanou pravidelnou aktualizaci zůstatku na účtu.
• Povinný pracovní čas ústavu a střídání zaměstnání. Schémata lapování se rychle rozpadnou, jakmile vinný zaměstnanec nemá příležitost pohybovat se v hotovosti.
• Proveďte překvapivé peněžní počty. Porovnáním hotovosti v registru s peněžními příjmy mohou manažeři rychle identifikovat nesrovnalosti v hotovosti.
• Videokamery. Zaměstnanci se méně pravděpodobně budou chovat špatně, když je registrována videokamera.
• Zamykací skříňky. Tím, že jsou platby zákazníků zasílány přímo do bankovního zámku, nepřechází peníze do rukou zaměstnanců a zaměstnanci nemají možnost je ukrást.

4. Podvodné výplaty hotovosti

Jiní podvodníci kradou odchozí peněžní výplaty spíše než zvedání peněz. Ze všech způsobů, jak zaměstnanci a dodavatelé zneužívají aktiva společnosti, je nejčastěji používanou taktikou krádež hotovosti tím, že se vyrábějí podvodné výplaty peněz..

5. Fakturační schémata

Zaměstnanci mohou účtovat za zboží a služby, které společnost nikdy nepřijala, a uložit si hotovost. Zaměstnanec falšuje faktury s hotovými službami nebo produkty a když je šek vyplacen, podvodník jej sám proplácí. Zaměstnanec má platbu vydanou neexistujícímu prodejci, přičemž používá jméno shell společnosti, kterou zaměstnanec nebo přítel nebo člen rodiny vlastní.

Zaměstnanci se mohou také dohodnout s existujícím prodejcem, aby společnost přeceňovali produkty. Výměnou za prosazování nafouknuté faktury prodávající dává zaměstnanci škodu na zisku.

Známky fakturačního systému

• Sazby dodavatele se podstatně zvýšily. Když se sazby jednoho dodavatele zvýšily na vyšší procento, než je průmyslová norma, mohlo by se stát, že nedostanete spravedlivou dohodu.
• Preference zaměstnanců pro určitého dodavatele. Zaměstnanec, který trvá na určitém dodavateli nebo není otevřený přijímání nabídek od jiných dodavatelů, může dostat zpětný ráz.

Vnitřní kontroly k zamezení fakturačního schématu

• Udržujte seznam schválených dodavatelů a kontrolujte pouze zápisy schváleným prodejcům. To vám zabrání provádět platby společnostem s shellem nebo přátelům zaměstnanců. Před přidáním dodavatele do seznamu proveďte průzkum a ujistěte se, že se jedná o legitimní společnost.
• Spolu se seznamem schválených dodavatelů udržujte schválený ceník. To ztěžuje zaměstnancům zvyšování cen ve shodě s prodejci.
• Před podepsáním šeků si vyžádejte kopii přijímací zprávy. Tímto způsobem podepisujete šeky pouze u produktů, které společnost skutečně získala.

6. Schémata úhrady výdajů

Dalším způsobem, jak získat hotovost ze společnosti, je fudge zprávy o výdajích. Zaměstnanci mohou získat uměle vysokou kontrolu úhrady přidáním osobních nákladů, neexistujících výdajů nebo jiným nafouknutím nákladů na žádost o úhradu výdajů..

Známky režimu úhrady výdajů

• Extravagantní zprávy o výdajích. Pokud jsou určité zprávy o výdajích zaměstnanců vyšší než historické průměry nebo zprávy jiných zaměstnanců, znamená to, že zaměstnanec utrácí příliš mnoho.
• Zaměstnanec neodesílá příjmy. Pokud k výkazu výdajů nejsou připojeny původní příjmy, nikdy nevíte, zda zaměstnanec skutečně vynaložil náklady.

Vnitřní kontroly k zamezení úhrady výdajů

• Vyžadujte příjmy za úhradu výdajů. Pokud tak neučiníte, mohou si zaměstnanci přidat náklady, které jim nikdy nevznikly.
• Zdokumentujte zásady úhrady nákladů vaší společnosti. V tom musí být jasné, jaké druhy výdajů mohou být proplaceny a co není vhodné pro proplacení. Poskytněte kopii této zásady všem zaměstnancům.
• Porovnejte zprávy o výdajích všech zaměstnanců, kteří absolvovali konkrétní cestu. Pokud je jeden mnohem vyšší než ostatní, je to známka toho, že jsou výdaje nafouknuty nebo že zaměstnanec neúmyslně utrácí.

7. Zkontrolujte programy neoprávněné manipulace

Zaměstnanci nebo dodavatelé, kteří mají přístup k odchozím podnikovým šekům, s nimi mohou manipulovat ve svůj prospěch. Pokud nejsou prázdné šeky chráněny, může někoho ukrást a rozdat je sobě nebo příteli. Účetní, který vystaví šeky k podpisu majitele podniku, může později změnit název šeku, zachytit ho a sám si ho prohrazit..

Známky kontroly manipulace

• Mezery v kontrolních číslech. Pokud je ve vašich očíslovaných kontrolách mezera, je možné, že někdo několik zvedl.
• Stížnosti dodavatele. Pokud vás prodejce informuje, že neobdržel platby, přestože šek zrušíte, platba mohla být zachycena.

Vnitřní kontroly k zabránění kontroly manipulace

• Udržujte prázdné kontroly bezpečné. Měly by být vždy uzamčeny ve vaší kanceláři. Sdílejte svůj klíč a proveďte kontroly pouze tehdy, když je váš účetnický personál připraven je vytisknout.
• Prohlédněte si výpis z obchodní banky každý měsíc. Hledejte částky šeků, které neznáte. Požádejte svou banku, aby zahrnula skenování obrázků proplácených šeků, abyste si mohli být jisti, že s nimi nebude manipulováno před schválením.

8. Krádež zásob a jiných aktiv

I když jsou vaše peníze v bezpečí, zaměstnanci mohou najít způsoby, jak ukrást nebo zneužít fyzický majetek, jako jsou počítače, firemní produkty a zásoby.

Příjem schémat
Zaměstnanci zapojení do procesu přijímání mohou ukrást zásoby nebo produkty v místě dodání. Zaměstnanci schématu mohou upravovat příchozí hlášení o přepravě a zprávu o přijetí společnosti, aby podvod zakryli. Pokud mají tito zaměstnanci také přístup k záznamům o nákupu, mohou změnit požadavek na objednávku tak, aby odpovídal falešným přepravním zprávám.

9. Majetek Larceny

Pokud není k dispozici mnoho fyzických kontrol pro sledování aktiv, mohou zaměstnanci a dodavatelé jednoduše odložit majetek společnosti z areálu a nikdy jej nevrátit.

Známky, že aktiva jsou odcizení

• Nízká inventura. Pokud je inventář v knihách vyšší než skutečné úrovně inventáře, mohl by někdo krást.
• Špatná kvalita dokumentace k inventáři. Pokud podpora nákupu a přijímání dokumentů není originálem nebo se zdá, že byla změněna, možná se jednáte o práci zloděje.

Vnitřní kontroly zabraňující krádeži fyzických aktiv

• Proveďte počty náhodných zásob. To vás může upozornit na nedostatek zásob a snížit pravděpodobnost, že zaměstnanci ukradnou.
• Oddělte povinnosti z inventáře. Stejná osoba by neměla odpovídat za nákup produktů ani za jejich příjem.
• Nainstalujte bezpečnostní kamery. Sledujte zejména místnosti a oblasti, kde se skladují zásoby a cenné produkty.
• Udržujte zásoby a aktiva v bezpečí. Oblasti s cennými aktivy by měly být uzamčeny, pokud je to možné, a klíče by měli mít pouze někteří zaměstnanci.

Další tipy, jak zabránit podvodům v malých podnicích

Kromě toho existují obecné strategie, které můžete použít, abyste se vyhnuli podvodům. Změnou způsobu řízení a způsobu delegování úkolů můžete snížit šanci, že někdo podvádí vaše podnikání.

1. Poznejte své zaměstnance

Cowan, Gunteski & Co., společnost CPA, poznamenává, že pokud budete vědět o změnách v chování a postojích zaměstnanců, můžete potenciální podvody v zárodku utlumit. Pravidelně se informujte se svými zaměstnanci a věnujte čas chatování o tom, jak se věci vyvíjejí.

Sledujte zejména tyto behaviorální rysy nejčastěji spojené s podvodníky:

• Bydlení nad jejich možnosti - například zaměstnanec s nízkým platem, který řídí luxusní vozidlo nebo si užívá bohaté dovolené
• Setkávají se finanční potíže nebo potíže s dosahováním cílů
• Udržování neobvykle blízkého vztahu s konkrétním prodejcem
• Neochota dovolit jinému zaměstnanci převzít některé ze svých povinností
• Nikdy nezavoláváte na nemocné nebo na dovolené
• Prochází rozvodem nebo se potýká s rodinnými problémy

Samozřejmě nikdy nechcete předpokládat, že zaměstnanci kradou jen proto, že vykazují některé z těchto vlastností. Přesto, pokud máte podezření, že k podvodům dochází, můžete své úsilí v oblasti monitorování a prevence podvodů zaměřit na oddělení a oblasti, kde pracují vysoce rizikoví zaměstnanci. Pokuste se pomáhat zaměstnancům, kteří jsou stresovaní nebo finančně bojují jakýmkoli způsobem, jak můžete - zachováte více pracovníků a vybudujete loajalitu zaměstnanců.

2. Spravujte integritou

Jak se chováte jako vlastník firmy, může ovlivnit postoje vašich zaměstnanců ohledně krádeží. Pokud vyříznete rohy a nebudete jednat eticky, lidé, kteří pro vás pracují, mají větší sklon dělat to samé. Naopak, pokud vynasnažíte se ve svých obchodních jednáních být čestným a etickým, zaměstnanci pochopí, že se od nich očekává stejné chování.

Vytvořte kodex chování, který nastíní typ chování, které očekáváte od všech ve vaší firmě. Také objasněte, že vaše dveře jsou vždy otevřené zaměstnancům, kteří se chtějí podělit o své obavy z obchodních operací. Asociace certifikovaných vyšetřovatelů podvodů zjistila, že většina manažerů se dozví o pracovních podvodech poté, co byla uzavřena, proto zvažte zavedení anonymní horké linky k nahlášení podezření na podvod.

3. Oddělte povinnosti

Jednou z nejlepších interních kontrol, jak zabránit podvodům, je oddělení povinností. Jinými slovy, jedna osoba by neměla být odpovědná za tolik úkolů, že podvody mohou být spáchány a zakryty bez vědomí vlastníků. K odstranění příležitostí k podvodům by žádná osoba neměla mít úschovu aktiv (jako jsou hotovost a cenné produkty), schopnost zaznamenávat nebo měnit účetní informace o těchto aktivech a pravomoc schvalovat transakce s aktivy.

Segregační povinnosti jsou v malém podniku složité, protože mezi nimi prostě nemáte dostatek lidí, kteří by rozdělili úkoly. Přesto můžete podniknout kroky k rozdělení klíčových funkcí pouze se dvěma nebo třemi zaměstnanci.

Řekněme například, že vy a vedoucí kanceláře jste jedinými dvěma zaměstnanci ve vaší firmě. Váš vedoucí kanceláře může mít přístup k nedefinovaným prostředkům, sladění bankovního výpisu a vytváření faktur a bankovních vkladů, ale měl byste být ten, kdo bankovní výpis zkontroluje, otevře poštu, zkontroluje transakce a schválí dobropisy.

Pokud máte třetího zaměstnance - řekněme, kancelářského asistenta - nechte tohoto zaměstnance, aby odsouhlasil bankovní výpis, otevřel poštu a připravil bankovní vklady. Tím se z vaší desky odstraní určitá odpovědnost a ztěžuje správci kanceláře skrytí ukradených plateb.

Závěrečné slovo

Implementace interních kontrol je kritickou součástí ochrany vašeho podnikání. V praxi však může být nepříjemné.

Zaměstnanci a dodavatelé nemusí rozumět tomu, proč se jejich povinnosti mění. Sdělte svým zaměstnancům, že jsou zavedeny ovládací prvky, které je chrání jako dělníci a podniky. Zapojte je do procesu zvyšování podnikové bezpečnosti a pravidelně žádejte o jejich příspěvky. Protože jednotlivci provádějí každodenní práci, mohou mít přehled o určitých procesech, které vám mohou pomoci zlepšit kontroly. Mohou vás také informovat, které ovládací prvky fungují dobře a které nikoli.

Už jste někdy vlastnili nebo pracovali v podniku, kde se někdo dopustil podvodu? Jak se to stalo?