8 způsobů, jak zvýšit produktivitu zaměstnanců ve vašem malém podniku

Ale co váš tým? Na rozdíl od obřích korporací nemáte masivní mzdový rozpočet, takže každou minutu, kdy je váš tým v provozu, je třeba co nejefektivněji využívat.

Pracovníci ve Spojených státech však mají problém s produktivitou. Trávíme více práce než většina ostatních průmyslových zemí, ale celý tento čas navíc neznamená, že se nám daří více. Ve skutečnosti má produktivita od Velké recese obecně klesající tendenci.

Jedním z nejlepších způsobů, jak zvýšit produktivitu, je zvýšit zapojení zaměstnanců, protože produktivita a zapojení jdou ruku v ruce. Existuje však mnoho dalších nákladově efektivních strategií, pomocí kterých můžete získat více ze svého týmu.

Význam rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem

Než začnete realizovat jakékoli plány na zvýšení produktivity vašeho týmu, je důležité porozumět psychologii samotné produktivity. Co přesně dělá některé pracovníky produktivnějšími než ostatní?

Odpověď je celkem jednoduchá. Výzkum z University of Warwick zjistil, že když jsou zaměstnanci šťastní, jsou o 12% produktivnější. Štěstí a pozitivní rovnováha mezi pracovním a soukromým životem se často promítají do pracovníků, kteří jsou angažovaní, angažovaní a především, výrobní.

Pokud to zní příliš jednoduše, podívejte se na trh práce v Dánsku. Podle průzkumu světových hodnot jsou Dáni nejšťastnější na světě, a to včetně času, který tráví v práci. Ministerstvo zahraničních věcí Dánska prohlašuje, že jsou také druhou nejproduktivnější zemí v Evropské unii.

Index lepšího života OECD řadí Dánsko a Nizozemsko na první místo v seznamu zemí s nejlepší rovnováhou mezi pracovním a soukromým životem. Jak byste asi hádali, Spojené státy jsou téměř na dně.

Z toho můžeme rozumně usoudit, že čím více budete pracovat na zvyšování zdraví svého týmu, štěstí a rovnováhy mezi pracovním a soukromým životem, tím více vám vrátí laskavost s vyšší produktivitou. To zase vede k vyšším ziskům a lepšímu pracovnímu prostředí pro všechny.

Jak zvýšit produktivitu vašeho týmu

Neznamená to obrovský rozpočet na výplatu mezd, který pomůže zlepšit pracovní život lidí. Jako majitel malé firmy můžete udělat spoustu věcí, abyste svůj tým vylepšili.

1. Nastavte přiměřenou pracovní dobu

Může to vypadat kontraproduktivně, ale vyžaduje, aby váš tým pracoval méně může je inspirovat k výrobě více.

Podle společnosti Fast Company pracovníci v Dánsku obvykle pracují pouze 33 hodin týdně. A dostanou každý rok nejméně pět až šest týdnů dovolené (spolu s až roční mateřskou dovolenou, když ji potřebují).

Ve Spojených státech jsou dlouhé hodiny často vnímány jako znamení závazku. To však může mít za následek „přítomnost“, což je situace, kdy pracovníci pracují, ale nefungují na plný výkon z důvodu nemoci, nedostatku spánku nebo jiných lékařských faktorů. Harvard Business Review uvádí, že současnost může snížit produktivitu jednotlivce o jednu třetinu. Dlouhé hodiny mohou dále snížit produktivitu díky stresu, rozpojení a zkosené rovnováze mezi pracovním a soukromým životem.

Chcete-li s tím bojovat, udělejte, co můžete, abyste snížili hodiny týmu. Nechte lidi jít domů brzy v pátek odpoledne, nebo jim dejte flexibilitu, aby se k nim dostali později v pondělí ráno. Nejenže to pomůže snížit pracovní náklady ve vaší firmě, ale pravděpodobně zjistíte, že váš tým bude na oplátku tvrději pracovat.

2. Buďte flexibilní s plánováním

Jednou ze strategií pro zvýšení produktivity je snížení hodin; flexibilita s touto pracovní dobou úzce souvisí.

Potřeby všech se budou lišit, proto si o tom promluvte se svými lidmi kde potřebují větší flexibilitu s pracovním týdnem. Například byste mohli mít jednu osobu, která by ráda v úterý měla delší obědovou pauzu, aby se mohla zúčastnit jógové třídy, zatímco někdo jiný by rád odešel brzy ve středu, aby vyzvedl dítě ze školky.

V závislosti na vaší firmě můžete nebo nemusíte být schopni vyhovět všem. Pokud však zjistíte, kdo co potřebuje, a uděláte maximum pro to, abyste týmu poskytli větší flexibilitu, ukážete, že vám záleží na jejich štěstí a pohodě. To zase může zvýšit zapojení a vést k vyšší produktivitě.

3. Dejte svému týmu větší autonomii

Každá společnost má jiné kulturní normy a hodnoty. A tyto normy a hodnoty přímo ovlivňují naše chování. Na počátku 70. let vyvinul psycholog Geert Hofstede rámec pro měření těchto společenských norem pomocí Hofstedeho kulturní dimenze..

Hofstede's Cultural Dimensions měří v každé kultuře šest dimenzí. Tyto zahrnují:

• Index energetické vzdálenosti
• Individualismus vs. kolektivismus
• Vyhýbání se nejistotě
• Mužskost vs. ženskost
• Dlouhodobá orientace vs. krátkodobá orientace
• Oddanost vs. omezení

Když pochopíte jedinečné dimenze kultury a jak se jejich kolektivní hodnoty liší od vašich vlastních, můžete se stát lepším komunikátorem a lepším manažerem.

Co to tedy má společného se zvyšováním produktivity vaší malé firmy? Trochu, zvláště pokud jde o autonomii.

Autonomie nebo její absence přímo souvisí s indexem energetické vzdálenosti. Power Distance je očekávání a přesvědčení, že energie je distribuována nerovnoměrně. Takže v zemích s vysokým indexem energetické vzdálenosti méně výkonní členové věří v mocenskou nerovnost. Jejich manažer jim řekne, co mají dělat, a dělají to bez pochyb. V zemích s nízkým indexem energetické vzdálenosti se členové týmu domnívají, že jsou na stejné úrovni jako jejich šéf. Vztah je více o spolupráci a méně o „šéfovi a zaměstnanci“.

Není překvapením, že Spojené státy mají vysoký index energetické vzdálenosti; jsme na 40. místě. Dánsko má nejnižší index energetické vzdálenosti na světě; jsou na 18.

Dáni mají zčásti bohatý a zplnomocněný pracovní život, protože mají velkou autonomii. A existuje spousta výzkumů, které zálohují to, co Danes věděl roky: Více autonomie = větší štěstí = vyšší produktivita.

Studie zveřejněná v Evropském časopise Work and Organizational Psychology zjistila, že pracovníci, kteří měli větší autonomii a podporu, zažili vyšší spokojenost a motivaci. Další studie zveřejněná v Nordic Journal of Working Life Studies zjistila, že decentralizovaná rozhodování (známá také jako autonomie) vede k větší produktivitě finských pracovníků.

To vše ukazuje na stejný závěr: Čím více kontroly předáváte členům svého týmu, tím šťastnější a produktivnější budou.

Je důležité objasnit, že dát svému týmu větší autonomii neznamená nechat je dělat to, co chtějí, když chtějí. Každý zaměstnanec potřebuje hranice. Ale místo toho, aby řekli svým lidem, co mají dělat, řekněte jim, co chcete vidět, a nechte je, aby si vybrali, jak to udělat. Mít svobodu volby jak vykonávat svou práci je základní součástí autonomie.

Dejte svým lidem moc, kdykoli je to možné, činit svá vlastní rozhodnutí. A ukažte jim, že jim důvěřujete, že odvedou svou práci. Možná vás překvapí, kolik dalšího se stane, když předáte otěže.

4. Zkuste omezit přerušení

Podle Washington Post je typický pracovník přerušen nebo mění úkoly každé tři minuty. A návrat do místa, kde skončili, může trvat 20 nebo více minut.

Přerušení jsou obrovským odlivem produktivity a mohou nás okrást o naše nejlepší nápady a úsilí. Přestože se často nutíme pracovat rychleji, abychom vyrovnali ztracený čas, zvýšená rychlost přichází za cenu.

Vědci z Humboldtovy univerzity zjistili, že pracovníci, kteří byli neustále přerušeni, kompenzovali tento ztracený čas rychleji, aby dokončili svůj úkol. I když to není překvapení (konec konců, všichni to děláme), tato zvýšená rychlost vede k většímu stresu, časovému tlaku a frustrace. Tyto faktory mohou omezit produktivitu v budoucích úkolech.

Washington Post hovořil s odborníkem na účinnost Edwardem G. Brownem, který navrhuje, aby se členy týmu vytvořila dohoda o časovém zámku. Časový zámek je dohodnutý „tichý čas“, kdy se každý může jednoduše soustředit na svou práci. S časovým zámkem se zaměstnanci musí písemně dohodnout, že své kolegy nepřeruší, pokud nedojde k nouzové situaci.

Brown tvrdí, že jeden klient konzervativně odhadl, že osobní produktivita vzrostla o 40% až 60%, jakmile začali používat techniku ​​Time Lock.

Vaše firma samozřejmě tuto techniku ​​nebude moci použít. Mluvte se svými lidmi o typech přerušení, kterým čelí každý den nebo každý týden. Zjistěte, která přerušení nejvíce poškozují jejich produktivitu, a udělejte vše pro to, abyste je snížili nebo eliminovali.

5. Najměte podpůrné lidi

Začněme smyšleným scénářem. Ve vašem podnikání máte dva manažery. Váš první manažer, Bille, sleduje každého v jeho týmu očima jestřába. Pokud si zákazník stěžuje, okamžitě předpokládá, že je to chyba jeho týmu, a rychle dá všem vědět, že není spokojen s jejich výkonem. Jeho tým pracuje v prostředí napětí, nedůvěry a strachu.

Sarah, váš druhý manažer, je naprostým opakem. Se svým týmem zachází jako s rodinou. Rychle dá někomu naslouchací ucho a jako první podporuje nový nápad nebo iniciativu. Vždy poslouchá obě strany příběhu, a když ji někdo z jejího týmu potřebuje, má záda. Atmosféra pod Sarah je podpůrná, vstřícná a uvolněná.

Pokud jste byli zaměstnancem, pro kterého manažera byste pracovali nejtěžší?

Váš tým potřebuje v práci podporu a první linie podpory přichází od jejich manažera, ať už jste to vy nebo někdo, koho jste najali. Pokud chcete zvýšit produktivitu svého týmu, musíte se blíže podívat na své manažery (nebo svůj vlastní styl řízení).

Nejlepší manažeři dodržují politiku otevřených dveří. To znamená, že jejich dveře jsou vždy otevřené pro členy týmu, aby mohli vstoupit a vyjádřit své obavy, klást otázky nebo diskutovat o problémech. Pokud se členové týmu nebudou cítit pohodlně komunikovat se svým manažerem, nebo pokud se obávají, že budou tvrdě souzeni, když odhalí, že nevědí, jak něco udělat, produktivita utrpí.

Dále se ujistěte, že váš tým ví, že se mohou spolehnout na vaši podporu. Ukažte tento závazek den co den, a nenechte se odradit, pokud je čas získat jejich důvěru (zejména pokud pracovní prostředí bylo toxické). V průběhu času vaši lidé uvidí, že máte záda. A jejich závazek (a produktivita) se zlepší.

6. Respektujte jejich hranice

Vždy se uskuteční další telefonní hovor a další e-mail k zodpovězení. „Digitální dotvarování“ pracovního života 21. století ovlivňuje každého, šéfa i zaměstnance. Očekávat, že členové týmu budou reagovat na e-maily o 22:00 nebo dokončit práci v den volna, jsou však nejen nepřiměřené, ale také nezdravé..

Pokud chcete zvýšit produktivitu, je důležité si uvědomit, že vaši zaměstnanci mají život mimo práci. To platí také pro přestávky na oběd. Studie publikovaná v časopise Academy of Management Journal zjistila, že produktivita klesla (a únava se zvyšovala), když pracovníci přeskočili oběd.

Pro pracovníky může být obtížné opustit práci, zejména ve Spojených státech (kde jsou opět dlouhé hodiny často považovány za větší závazek). Dejte tedy svým lidem vědět, že si ceníte svých životů mimo práci. Zeptejte se jich na své rodiny a koníčky a povzbuzujte je, aby naplánovali čas na tyto činnosti a závazky stejně jako v případě schůzek a projektů..

Musíte také jít příkladem. Investujte čas do své vlastní rodiny, koníčků nebo duchovních pronásledování a promluvte si o svém zájmu se svým týmem. Kdykoli je to možné, vyhněte se odesílání e-mailů svým lidem, když nejsou v práci.

Nakonec se ujistěte, že všichni členové vašeho týmu mají pořádný oběd; to znamená jíst mimo jejich psací stoly, ideálně venku, kde mohou získat nějaké slunce a čerstvý vzduch. Je-li to možné, vytvořte pro ně čistý a příjemný prostor k jídlu, a to jak uvnitř, tak venku.

7. Sledujte úroveň stresu

Možná si myslíte, že vyšší stres by vedl ke snížení produktivity. To je pravda, ale pouze v určitém okamžiku. Tam, kde je stres skutečně, je magická plošina zvýšit produktivita.

Yerkes-Dodsonův zákon, vyvinutý psychology Robertem Yerkesem a Johnem Dillinghamem Dodsonem v roce 1908, diktuje, že se výkon a produktivita zvyšují se zvyšující se úrovní vzrušení (stresu). Pokud se však úroveň stresu příliš zvýší, produktivita začne klesat.

Například, jak často jste se ocitli v náročném termínu, o kterém jste si nebyli jisti, že se můžete setkat? Pustili jste se do lebky, nebo jste vyrobili nějakou nejlepší práci? Pokud úkol nebyl příliš náročný, je pravděpodobné, že jste se k této příležitosti obdivoval. Toto je Yerkes-Dodsonův zákon v akci. Když je stres a složitost na správné úrovni, výkonnost stoupá.

Ošemetná část nyní ví, kolik stresu vede k optimálnímu výkonu. Nové nebo obtížné úkoly vyžadují pro optimální výkon méně vzrušení, zatímco známé nebo snadné úkoly vyžadují vyšší úroveň stresu pro zvýšení motivace a produktivity.

Proto je důležité podívat se na to, co vaši zaměstnanci dělají, a analyzovat, jaký stres může být spojen s různými úkoly. Poté můžete podniknout kroky ke zvýšení nebo snížení úrovně vzrušení za účelem zvýšení produktivity.

Zde je příklad: Představte si, že jste požádali Pam, jednoho ze svých zaměstnanců, aby tento měsíc napsal zákaznický zpravodaj. Udělala to již několikrát, a ačkoli píše dobře, její dokončení obvykle trvá několik dní. Pro ni je to známý úkol s nízkým vzrušením, takže by mohla trochu táhnout nohy.

Můžete zvýšit její produktivitu tím, že úkol bude náročnější; například ji požádat, aby provedla rozhovor se zákazníkem pro tento měsíční zpravodaj, nebo aby jí dala kratší lhůtu.

Na opačném konci spektra je Daniel. Právě jste ho pověřili vytvářením týdenních finančních zpráv svých podniků. Stále se tento proces učí a každý týden dělá několik chyb. Nepomůže to, že zprávy musí být vyplněny nejpozději v pátek odpoledne. S jeho dalšími povinnostmi považuje za téměř nemožné dodržet tento termín.

Toto je příklad nového a obtížného úkolu, který má také vysoké vzrušení (od krátkých termínů a složitosti úkolu). V tomto případě byste chtěli udělat cokoli, abyste Danielovi zbavili některých dalších povinností, aby snížili jeho úroveň stresu, aby se pak mohl více času a energie naučit, jak generovat finanční zprávy..

Při analýze úkolů a úrovně stresu je důležité soustředit se na rovnováhu. Pokud příliš zvýšíte vzrušení při nesprávných úkolech, skončí to snížením produktivity.

8. Používejte strategie řízení času

Další strategii, kterou můžete použít ke zvýšení produktivity, je naučit svůj tým efektivním strategiím řízení času. Jednou z populárních strategií je Pomodoro technika, vyvinutá Francesco Cirillo na konci 80. let.

Tato technika je příjemně jednoduchá. Pomocí časovače pracujete po určitou dobu, obvykle 25 minut. Poté si uděláte krátkou přestávku, obvykle 3-5 minut. Tyto přestávky se nazývají pomodoros, Ital pro „rajče“, pojmenovaný pro časovač ve tvaru rajče, který použil Cirillo, když byl studentem.

Po čtyřech pomodorech si uděláte delší přestávku, obvykle 15-30 minut.

Strategie funguje z několika důvodů. Za prvé, zaškrtnutí časovače vám pomůže soustředit se na úkol po ruce. Doslova můžete slyšet odškrtávání času, což může být neuvěřitelně motivující. Časovač vám také připomene krátké přestávky. Výzkum ukázal znovu a znovu, že časté přestávky skutečně zvyšují produktivitu.

Studie publikovaná v časopise Ergonomics zjistila, že časté krátké přestávky, zejména když jsou doprovázeny strečinkem, vedly k vyšší produktivitě ve srovnání s menšími přestávkami. Další studie zveřejněná v časopise Work & Stress zjistila, že časté přestávky na odpočinek byly jedním z nejúčinnějších způsobů udržení výkonu pracovníků..

Důležité je efektivní řízení času a časté přestávky. Ale co děláte se svými přestávkami, je také důležité. Vědci s MIT zjistili, že když se zaměstnanci přestali s kolegy v sociální skupině, zvýšila se produktivita i síla samotné sociální skupiny. Můžete tak dále zvýšit výkon naplánováním přestávek zaměstnance s přestávkami kolegy, s nimiž jsou přátelé.

Výkon se může také zvýšit, když se pracovníci dostanou ven na sluneční paprsky a na čerstvý vzduch, proto povzbuzujte členy týmu, aby se po přestávkách rychle vydali ven. To je další oblast, kde můžete nejlépe vést příkladem. Udělejte si časté přestávky a snažte se dostat ven na nějaké cvičení.

Závěrečné slovo

Majitelé malých podniků obvykle nemají dost času ani peněz na to, aby dělali vše, co chtějí. Zvyšování produktivity však nevyžaduje velké investice. Většinou to vyžaduje větší povědomí vlastníků i manažerů.

Pokud jste vlastníkem firmy, co děláte, abyste povzbudili větší produktivitu svého týmu? Pokud pracujete pro větší organizaci, co vaše společnost dělá pro zvýšení produktivity?