6 Nápady a tipy pro organizaci domácí kanceláře

Pokud pracujete z domova, je nezbytné chránit svůj pracovní prostor a své podnikání vypracováním plánu správy kanceláří. Ať už jde o ergonomicky správný nábytek pro domácí kancelář nebo o vytvoření plánu zálohování v případě selhání počítače a Internetu, dobré řízení domácí kanceláře zajistí vaši profesionalitu a zvýší vaše zisky.

Tipy pro správu domácí kanceláře

1. Vytvořte samostatný pracovní prostor

Je moudré vytvořit pocit oddělení v domácí kanceláři, i když je váš pracovní prostor součástí jiné místnosti nebo v rohu vašeho suterénu. I když ve skutečnosti používáte samostatnou místnost, není vždy možné, zkuste co nejlépe identifikovat místo ve vaší domácnosti, které bude vaší „kanceláří“. Pokud pro své kancelářské prostory nemáte zdi nebo oddíly, můžete si vytvořit mentální hranice tím, že omezíte své pracovní činnosti (včetně telefonních rozhovorů a odpovědi na e-mail) na toto místo..

Existuje celá řada důvodů, proč je zvláštní zakázání oblasti v domě jako práce pouze důležité:

Jasně definovaný prostor domácí kanceláře stanoví hranice pro vás i členy domácnosti. Děti, spolubydlící, manželé a partneři se naučí respektovat vaši potřebu soustředit se na svou práci, pokud mohou snadno identifikovat, kdy pracujete a nejsou k dispozici pro řešení osobních nebo rodinných problémů.
Snižuje se riziko, že se ve zbytku vašeho domova ztratí papírování a vybavení související s prací.
Pomáhá vám vytvořit profesionální přítomnost při setkání s klienty.
Pokud plánujete odpočet daně z domácí kanceláře, je snazší se bránit před auditem, pokud můžete prokázat, že vaše práce probíhá v oblasti vašeho domova, která se používá výhradně pro práci.

2. Jděte do své kancelářské potřeby a nábytek

Starožitný stůl a židle vaší babičky mohou vypadat krásně, ale je to pravděpodobně ergonomická a organizační noční můra. Ujistěte se, že máte ve své domácí kanceláři pohodlnou kancelářskou židli a dobře navržený počítačový stůl, který vám pomůže chránit se před namáháním těla a omezit nepořádek..

Tyto kousky nemusíte kupovat nové - podívejte se na Craigslist, kde najdete jednotlivce a firmy prodávající starý kancelářský nábytek. Další možností je zjistit, zda nějaké obchody s kancelářským nábytkem ve vašem okolí, které obchodují s použitým nábytkem - některé by dokonce mohly dodat. Dbejte na to, aby vaše oči byly oloupené o jakýkoli prodej, který by vycházel z podnikání, protože tyto obchody často prodávají svá zařízení, kancelářský nábytek a dokonce i kancelářské stroje (jako jsou počítače a tiskárny), zatímco se snaží likvidovat své zásoby.

3. Vytvořte samostatné e-mailové a telefonní účty

Pokud jde o komunikaci, je nejlepší vyhnout se smíchání podnikání s potěšením. Nechcete, aby vaše děti odpovídaly na telefonický hovor klienta, a nechcete riskovat zahrnutí klienta na hromadný e-mail obsahující nejnovější lolcats meme. Je také snadné přehlédnout nebo minout e-maily a zprávy od klientů, pokud přijdou do vašich osobních poštovních schránek a účtů.

Pokud se nechcete obtěžovat samostatnou telefonní linkou, stále můžete získat vyhrazené číslo, které se připojuje k hlasové schránce, což vám umožní přijímat zprávy od klientů a potenciálních zákazníků, abyste je mohli ve svém volném čase zavolat..

4. Využijte služeb domácí kanceláře

Podívejte se na kancelářské / obchodní služby nabízené místními kopírnami, stejně jako firemní řetězce, jako je FedEx Office nebo UPS Store ve vaší oblasti. Mnoho z těchto míst se zaměřuje na své služby na malé a domácí podnikatele, kteří nemají poštovní místnost nebo si nemohou dovolit najmout podpůrný personál.

Služby se liší v závislosti na lokalitě, ale kromě nabídky kopírovacích služeb, soukromých poštovních schránek a přepravy balíků mohou tyto obchody také přijímat balíčky za vás (což je důležité, pokud dostanete hodně dodávek), a dokonce mohou zákazníkům poskytovat bezplatné a nízké - přístup k počítači.

5. Vytvořte plány zálohování

Nikdo nechce myslet na události, které by mohly vykolejit jejich podnikání, ale pokud jste vlastníkem malé firmy, je důležité, abyste to udělali. Pokud neidentifikujete hrozby pro své podnikání, budete muset bojovat, když se věci neprojdou podle plánu.

Od přírodních katastrof po dlouhodobé nemoci může změna situace ukončit vaše podnikání, pokud nebudete schopni pokračovat v práci. Dokonce i krátkodobý problém, například výpadek napájení nebo selhání počítače, může poškodit vaši firmu, pokud nejste schopni splnit termín klienta nebo efektivně zpracovat objednávky.

Plánování významných událostí
Přírodní katastrofy, terorismus, občanské nepokoje nebo ohniska nemocí mohou mít ničivý dopad na velké i malé podniky, a dokonce i ty nejlepší plány mohou jednotlivým majitelům podniků ztížit opětovné zahájení činnosti. Americká správa malých podniků v USA nabízí na svém webu rozsáhlé informace o plánování podnikových katastrof a informace o vládních programech, které mohou vlastníkům podniků pomoci znovu zahájit činnost poté, co hlavní událost způsobí narušení v komunitě.

Plánování pro neočekávané
Mezi věci, které mohou narušit vaši schopnost pracovat, patří výpadky napájení a obsluhy, poruchy zařízení, nemoc, zranění a mimořádné události v rodině. I když některé z těchto okolností jsou nevyhnutelné, riskujete ztrátu klientů a zákazníků, pokud nejste schopni dodržet termíny, zaslat produkty včas nebo jednoduše poskytnout běžnou úroveň služeb.

Zde je několik návrhů pro správu běžných scénářů:

Identifikujte místa pro online připojení. Podívejte se na okolí, kde najdete místa, která nabízejí Wi-Fi a umožňují zákazníkům využívat službu po dlouhou dobu. Kavárny, kopírky, lodní obchody a veřejné knihovny jsou potenciálními místy k nalezení WiFi. Domovy přátel a rodiny mohou být také dobrým místem pro připojení k internetu - nezapomeňte zavolat a zeptat se, než se zastaví! Identifikujte několik hotspotů vhodných pro práci ve vaší oblasti a poznamenejte si jejich provozní hodiny, abyste při ztrátě Internetu neztráceli čas od místa k místu..
Podívejte se do širokopásmového připojení Pay-As-You-Go. S modemem USB a širokopásmovým připojením pay-as-you-go budete moci zůstat doma, pokud se vaše běžná internetová služba vypne.
Technologie zálohování. Přestože je vhodné uchovávat zálohy vašich souborů a projektů, měli byste mít také k dispozici nějakou technologii zálohování pro případ, že váš počítač běží na fritz. Nejjednodušší způsob, jak toho dosáhnout, je zakoupit levný notebook nebo netbook, který můžete použít, pokud váš primární počítač klesne. I když místo toho můžete mít starší stolní model po ruce, není přenosný ani nabíjitelný, což z něj činí zbytečné, pokud dojde k výpadku proudu současně s poruchou počítače. Můžete se také podívat na záložní služby jako Backblaze a Mozy.
Koupit nepřerušovaný zdroj energie (UPS). UPS může chránit váš stroj před přepětím a poskytnout vám dostatek času na vypnutí vašeho stolního systému - a také odeslat klientům rychlý e-mail, aby jim sdělili, že na chvíli budete bez energie. Zdroje nepřetržitého napájení najdete na Amazonu již za 50 USD.
Uschovejte si kopii důležitých informací. Je dobré mít k dispozici tištěnou kopii kontaktních informací svého klienta, abyste s nimi mohli zůstat v kontaktu, i když nemáte přístup k Internetu nebo k počítačovým souborům..

6. Vědět, kdy je čas přestěhovat se do nového prostoru

Ačkoli mnoho lidí je schopno úspěšně provozovat domácí podnikání, můžete se nakonec dostat do bodu, kdy již není praktické pracovat z domova, alespoň na plný úvazek. Možná se budete muset pravidelně setkávat tváří v tvář s klienty, ukládat velké zásoby, nebo pracovat v prostředí s menším rozptýlením.

Zvažte společné prostory, které vám umožní pronajmout si stůl ve sdíleném kancelářském prostoru, pokud si nemůžete dovolit nebo nebudete potřebovat plnou kancelář. Mnoho společných pracovních prostorů vám umožňuje pronajmout si prostor podle vašich potřeb, takže se nemusíte zavázat ke smlouvě na plný úvazek, pokud je vše, co potřebujete, místo pro setkání s klienty několikrát měsíčně. Další možností je sdílení kanceláří, které vám umožní sdílet náklady na kanceláře s jiným pronajímatelem nebo vlastníkem kanceláře.

Závěrečné slovo

Výzvy práce z domova a odměny mohou zůstat v rovnováze, když zřídíte domácí kancelář, která funguje dobře. Mějte na paměti, že žádná kancelář neprobíhá sama. Dobrá rozhodnutí a uplatňování sebekázně pomohou udržet hladký chod vaší firmy na dlouhou vzdálenost.

Jaké jsou některé z vašich nejlepších tipů pro efektivní fungování vaší domácí kanceláře nebo pracovního prostoru?