9 tipů pro plánování sloučení rodiny s rozpočtem

Přestože se spousta rodin stále těší, že se shromáždí u někoho doma za účelem shledání, rodiny se stále častěji rozhodují pro více opulentní setkání. Některé z nich jsou vícedenní kempy v RV a stanech; ostatní jsou drženi na výletních lodích nebo v letoviscích. Existují podrobné rozpočty na zřízení, tomboly, které lze uspořádat, a trička a hrnečky na kávu s rodinným hřebenem na prodej. Nezáleží na tom, jak jednoduché nebo lavish vaše shledání, plánování jeden vyžaduje hodně práce, a to může být velmi drahé, pokud si nejste opatrní.

Než půjdete přes palubu a nakonec naplánujete akci, kterou si nikdo nemůže dovolit zúčastnit, zde je několik způsobů, jak naplánovat zábavné a dostupné setkání..

Plánování sloučení rodiny s rozpočtem

Pokud jde o vaše shledání, chcete, aby se všichni shromáždili v domě mámy a táty a přinesli jídlo ke sdílení? Pokud byste se pokusili naplánovat rodinné dovolené na dovolené? Bude shledání na odpolední nebo třídenní akci?

Je snadné cítit se ohromeni detaily, když plánujete sloučení rodiny. Pojďme to tedy krok za krokem.

1. Začněte brzy

Plánování sloučení rodiny vyžaduje práci a rozhodně to není něco, co můžete udělat na poslední chvíli. V ideálním případě byste měli začít plánovat rok předem; to vám poskytne spoustu času na výběr data a místa, které bude fungovat pro všechny plány a rozpočty. Plánování brzy vám také poskytne možnost vyjednat nejlepší ceny pro hotely, prodejce a aktivity.

Rovněž je třeba získat předčasný počet zaměstnanců, kolik lidí se může zúčastnit. Mít hrubý odhad před provedením jakéhokoli plánování ušetří čas, když se díváte na místa konání. Například, pokud vaše setkání má 300 (nebo více) možných účastníků, neztrácejte čas zkoumáním pavilonů státního parku, který pojme pouze 100 osob.

Nezapomeňte, že v závislosti na ročním období můžete mít nějakou soutěž o místo. Například většina svateb se koná v létě nebo na podzim. Promoce se konají počátkem léta a prázdninové party v prosinci. Plánování brzy zajistí, že si budete moci zarezervovat místo, kde chcete.

2. Vytvořte stránku Facebook Réunion Reunion

Plánování sloučení rodiny znamená komunikaci s desítkami nebo dokonce stovkami lidí. Může se rychle proměnit v organizační noční můru, protože všichni diskutujete o potenciálních datech, místech a činnostech prostřednictvím e-mailu nebo telefonního hovoru. Může to také být drahé, pokud se rozhodnete rozeslat oficiální pozvánky spolu s kartami RSVP.

Ušetřete čas a peníze umístěním veškeré komunikace na jedno místo pomocí stránky Facebooku o sloučení rodiny. Tuto stránku můžete nastavit jako soukromou, takže příspěvky mohou vidět pouze členové skupiny. Je to skvělý způsob, jak sdílet podrobnosti o nadcházejícím setkání a získat informace o tom, co chtějí dělat. Podívejte se na AARP, kde najdete užitečný článek o tom, jak vytvořit rodinnou skupinu na Facebooku.

Pokud máte na starosti plánování, nezapomeňte myslet jako obchodník. Vaším cílem je přimět co nejvíce lidí, aby se zúčastnili co nejvíce, aby se celkové náklady na osobu snížily. Snažte se plánovat zábavné aktivity a vytvořte hlášky, aby jich více lidí chtělo přijít.

3. Otevřeně mluvte o rozpočtu

I nejjednodušší sloučení rodiny může stát několik set dolarů, a většina nakonec stojí několik tisíc nebo více.Možná budete mít na starosti plánování, ale to neznamená, že jste ochotni - nebo jste schopni - zaplatit účet. Takže, kdo za to zaplatí?

Nemůžete mluvit o nákladech, pokud nejprve nemáte představu o typu shledání, které chcete uspořádat. Chcete se sejít s domácími mazlíčky ve státním parku, kde si všichni přinesou jídlo, nebo více opulentní setkání na výletní lodi nebo na volném ranči nebo v komplexním letovisku? Bude mít vaše shledání 20 účastníků nebo 200?

Nejprve si vymyslete základní podrobnosti a poté můžete začít vytvářet volný rozpočet na událost. Zvažte všechny výdaje, které pravděpodobně vynaložíte, a poté přidejte 5% až 10% polštář, abyste zohlednili neočekávané náklady.

4. Vytvořte plán pro fundraising

Vaším dalším krokem je zjistit, jak financovat vaše shledání, a existuje několik cest, které je třeba zvážit.

Můžete požádat každou rodinu nebo účastníka o darování paušální částky na pokrytí nákladů na shledání. Tyto peníze by měly jít na bankovní účet, který si otevřete u jiného člena rodiny, v ideálním případě ne u někoho z vaší nejbližší rodiny. Udržujte vklady a výdaje co nejtransparentnější, možná s měsíční rekapitulací rozpočtu, kterou zasíláte všem elektronicky.

Můžete také získat peníze na samotné shledání. Požádejte účastníky, aby přivezli domácí zboží, jako jsou dezerty, pečivo a džemy, k prodeji ostatním členům rodiny, přičemž veškeré výnosy budou pokrývat náklady na shledání. Dalo by se také provést tombolování darovaných předmětů, jako například:

• Domácí deky
• Obnovené a zarámované starožitné rodinné fotografie
• Domácí kuchařka plná starých rodinných receptů
• Rodokmen
• Rodinný zápisník
• Originální umělecká díla nebo jiné ruční práce
• Starožitný nábytek

Tombola má potenciál získat spoustu peněz a všechny předměty zůstanou v rodině. Rodinná dědictví tombola může být skvělou volbou pro členy rodiny, kteří se zmenšují na přechod k asistovanému bydlení.

Některé rodiny během svých setkání získávají peníze tím, že poskytují jídlo zdarma, ale provozují pokladnu a prodávají vodu a sodu. Chcete-li to provést, budete muset požádat o jednodenní licenci pro likéry ve městě, ve kterém budete akci pořádat. Proveďte nejprve svůj výzkum; některá města udělují jednodenní licenci pouze určitým skupinám, jako jsou náboženské organizace, neziskové organizace nebo veteránské, politické, vzdělávací nebo atletické skupiny. Aplikujte brzy, protože zpracování může trvat nejméně dva týdny.

5. Požádejte o vklad

Jakmile budete mít hrubý rozpočet načrtnutý, je důležité, abyste požádali každou rodinu o nevratný vklad ve stanovené lhůtě. Při určování částky zohledněte finanční situaci každé rodiny a zvažte případné povolení měsíčních plateb.

Žádost o nevratnou zálohu od rodinných příslušníků je důležitá z několika důvodů. Za prvé, dává vám nějaké prostředky na nákupy a poskytování vkladů prodejcům a místům. Také vám pomůže určit, kdo skutečně přijde; jakmile se rodina zavázala k účasti na shledání, je mnohem méně pravděpodobné, že se na poslední chvíli vydají.

Chcete-li sledovat platby, použijte službu, jako je MyEvent. MyEvent umožňuje vaší rodině se zaregistrovat na shledání, platit jejich vklady nebo účastnické poplatky, a dokonce i poskytovat další dary. Tato stránka také umožňuje odesílat ankety a průzkumy, vytvořit rodokmen a snadno vytvářet buzzy kolem události pomocí sociálních médií.

6. Zvažte mimosmluvní data

Jistě, bylo by zábavné mít rodinné setkání v lyžařském středisku v lednu nebo na krásné pláži Great Lakes v polovině června. Pokud však zůstanete v hlavní sezóně, zaplatíte nejvyšší dolar.

Mnoho míst během svého offseason snižuje ceny o 50% nebo více, takže zvažte pobyt v tomto lyžařském středisku v červnu nebo v domě na severní pláži v prosinci. Ušetříte peníze a stále máte co dělat. Například většina lyžařských středisek má kilometry turistických a cyklistických stezek, stejně jako bazény a plánované akce. Procházky na zimní pláži jsou krásné a osvěžující a většina severních pláží je v zimních měsících prázdná, takže si budete mít břeh.

7. Požádejte o skupinové sazby v hotelových pokojích

Vaše rodina je s největší pravděpodobností rozptýlena po celé zemi, což znamená, že budete potřebovat hotelové pokoje a spoustu z nich. Jedním z nejlepších způsobů, jak ušetřit peníze v hotelových pokojích při plánování sloučení rodiny, je požádat o skupinovou sazbu, která vám může ušetřit až 50% a více z ceny pokojů. Získání velké slevy pro rodinné příslušníky mimo město však vyžaduje určité vyjednávání.

Nejprve si udělejte domácí úkoly. Zkoumejte místní ceny hotelů a sestavte seznam toho, co každý hotel účtuje za typický pokoj, a jaké vybavení dostanete během pobytu. Dále se ujistěte, že víte, kolik pokojů budete potřebovat, stejně jako pevné termíny pro přihlášení a odhlášení.

Když zavoláte, požádejte o rozhovor s vedoucím; typický zástupce pro rezervace pravděpodobně nebude mít pravomoc vyjednávat skupinové sazby. Dejte vědět manažerovi, kolik pokojů potřebujete a kdy je potřebujete.

Někteří manažeři se mohou zeptat, jaký je váš rozpočet. Toto číslo často používají jako výchozí bod pro jednání. Pokud je to možné, ponechte si to pro sebe; pokud manažer nezná vaši cenovou nabídku, můžete získat nižší cenu. Zdvořilým způsobem, jak tyto informace zadržet, je říci: „Stále mluvíme s různými členy rodiny, abychom našli cenovou nabídku, kterou si může každý dovolit.“ Nezapomeňte jim sdělit, že nakupujete. můžete získat nižší sazbu, pokud vědí, že voláte do jiných hotelů.

Zapište si jméno každého manažera a jeho nabídku a sdělte mu datum, kdy učiníte konečné rozhodnutí. K tomuto datu zavolejte zpět každému vedoucímu, děkujte jim za čas a dejte jim vědět o svém rozhodnutí. Je to běžná zdvořilost. Je zde také malá šance, že z vás učiní nižší nabídku, která přiláká vaši firmu, pokud jim řeknete, že jste se rozhodli rezervovat jinde.

8. Zvažte výletní dovolenou

Je překvapivé, že all-inclusive výletní loď může být ideálním místem pro rodinné setkání, a to z mnoha důvodů.

Výletní lodě mohou ubytovat lidi s různými rozpočty. Například členové rodiny s přísnějším rozpočtem mohou často získat pokoje za 89 USD za noc, zatímco ti s více disponibilním příjmem se mohou rozhodnout pro luxusnější pokoje.

Plavby také odnášejí většinu stresu z plánování. O jídlo a aktivity se postará personál. Všichni můžete jíst snídani nebo večeři společně v jedné z mnoha restaurací nebo jídelen a poté naplánovat různé zábavné aktivity, které můžete během dne udělat. Můžete navštívit lázně se svou tetou, sledovat, jak se vaše děti a jejich bratranci spolu hrají ve vodním parku, nebo se můžete se svým dědečkem zúčastnit show. Nemusíte se starat o zásobování své shledání - nebo o většinu vaření sami - nebo o plánování „rodinného polního dne“ plného různých aktivit. Jediné, co musíte udělat, je ukázat se.

Další výhodou hostování vaší rodiny setkání na výletní lodi je to, že každý dostane skutečnou dovolenou a zároveň se spojí s lidmi, které pravděpodobně neviděli v letech nebo dokonce desetiletích.

Přestože jsou výletní prázdniny all-inclusive pohodlné a zábavné, mohou být také drahé. I když ve svém pokoji hodně hodnotíte, je důležité mít na paměti, že je to pouze začátek výdajů, které vám a vašim rodinným příslušníkům vzniknou.

Například daně a přístavní poplatky mohou přidat 100 až 200 USD k ceně letenky. Budete muset zaplatit letenku do a z přístavního města, jakož i taxi nebo autoservis z letiště do samotného přístavu. Pokud dojedete do přístavu, za parkování budete obvykle platit 15 až 20 dolarů za den.

Pokud váš výletní balíček není all-inclusive, budete muset zaplatit za jídlo a pití, které se rychle sčítají. Například typický alkoholický nápoj stojí na výletní lodi 7 až 10 dolarů nebo více, navíc se k němu přidává 15 až 18% bezplatnosti. Mnoho výletních linek také přidává denní odměnu do vaší konečné vyúčtování, která je nyní až 23 $ na osobu a den pro většinu hlavních výletních linek, podle USA Today.

Jak vidíte, cena vašeho pokoje je pouze špičkou ledovce - a vždy mějte na paměti, že cena pokoje je za osobu. Je nezbytné, abyste prozkoumali, kolik plavby by skutečně mohlonáklady na každou osobu denně, aby se vaši rodinní příslušníci mohli rozhodnout, zda si to mohou dovolit.

9. Zvažte státní park

Pokud je hostování vaší rodinné shledání na výletní lodi mimo dosah pro vás a vaši rodinu, další možností je uspořádat shledání v místním nebo státním parku. Můžete si pronajmout pavilon, který často přichází s dřevěným uhlím, za 50 až 100 USD za den.

Některé větší parky mají k pronájmu moderní nebo rustikální chatky. „Moderní“ kabina má obvykle vodu a elektřinu, zatímco „rustikální“ kabina ji nemá. Pronájem kabiny pro rodinné příslušníky mimo město může být levnější než pronájem hotelového pokoje a kabina může poskytnout tichý prostor pro odpočinek dětí nebo seniorů během dne.

Některé parky mají také velké kajuty nebo chaty k pronájmu. Může to být několik set dolarů za noc, ale pokud tři nebo čtyři rodiny zůstanou v jedné budově a rozdělí náklady, může to být velmi cenově dostupné.

Než si rezervujete kabinu nebo pavilon, zeptejte se, kde jsou nejbližší veřejné toalety, a také umístění dalších zařízení, jako je pláž, hřiště, bazén nebo rybářský přístav. Pokud někdo z vaší rodiny používá invalidní vozík nebo chodec, zeptejte se na možné překážky, které by mohly ztížit jejich účast. Mnoho parků má nyní specifické „bezbariérové“ kabiny, pavilony a hřiště.

Vyhněte se hostování vašeho rodinného setkání na velké dovolené, jako je 4. července nebo Den práce; státní parky si v těchto termínech účtují své nejvyšší poplatky. Také si budete chtít rezervovat kabiny a pavilony co nejdříve, protože mnoho státních parků si rezervuje měsíce - nebo dokonce rok - předem.

I když státní parky mohou být skvělou volbou, za dostupnou schůzku zvažte tato další místa:

• Zoo
• Zábavní park
• Kemp nebo RV park
• Církev nebo náboženská konference nebo útočiště
• Výstaviště
• YMCA
• Místní jezero nebo pláž

Další způsoby, jak snížit náklady

Existuje mnoho dalších způsobů, jak udržet rodinné setkání dostupné, včetně následujících.

• Ušetřete na fotkách. Místo najmutí fotografa požádejte člena rodiny, aby tuto roli plnil. Zvažte upuštění od účastnického poplatku nebo dokonce jim dejte digitální fotoaparát, pokud souhlasí s fotografováním události a uspořádáním fotografií poté.
• Ušetřete na hudbě. Pokud bude vaše shledání ve velké síni banketu, požádejte hudebně nakloněného člena rodiny, aby hrál DJ. Jako podnět opět nabídněte vzdání se rodinných poplatků za akci.
• Ušetřete na ubytování. Zvažte pronájem několika rekreačních domů v zábavné destinaci, jako je pláž nebo na horách, a nechte každou rodinu rovnoměrně rozdělit náklady. Všichni budete moci vařit doma, což může snížit vaše náklady na shledání o 30% nebo více, a budete mít spoustu jídelních stolů, které se budou shromažďovat a povídat si.
• Šetřit na jídle. Jídlo je obrovský výdaj při shledání. Zjednodušte si to nastavením baru a nechte každého, aby si spravoval vlastní jídlo. Například můžete nastavit hot dog bar s každou kreativní polevou, jakou si dokážete představit. Nacho bar, hamburger bar, taco bar a zmrzlinový bar jsou také jistě zasaženy.

Závěrečné slovo

Vaše sloučení rodiny může být neuvěřitelné, aniž byste museli strávit štěstím najmutím kapely, výrobou suvenýrů nebo spojením všech v letovisku na amerických Panenských ostrovech. (Ačkoli to zní pěkně, že?)

Nejdůležitější je, že vaše shledání dává každému šanci se znovu připojit a zažít silný tah rodiny. To jsou vaši lidé. Jsou to ti, kteří mají záda a budou vás držet, když to nikdo jiný neudělá. Společné trávení času vyprávěním příběhů, sdílením obrázků, smíchem druhých idiosynkrasií a zábavou vytvoří pouta a spojí přátelství bez ohledu na to, kolik peněz se rozhodnete utratit.

Už jste někdy plánovali sloučení rodiny nebo jste se ho zúčastnili? Jaké tipy byste sdíleli, abyste ušetřili peníze?