Provozování virtuální společnosti se vzdálenými zaměstnanci - klady a zápory
Pak se stalo něco, co jsem nečekal: Moje práce vyschla téměř v noci v bytové krizi a já jsem si vzal práci na dálku s mladým virtuálním spuštěním. Během následujících 12 měsíců to explodovalo v růstu a já jsem se ocitl jako jeho viceprezident. To bylo před 10 lety. Od té doby jsem nikdy nepracoval v tradičním osobním zaměstnání a na své cestě jsem založil vlastní virtuální podnik.
A zatímco virtuální podniky přicházejí s vlastními jedinečnými výzvami, mohou se pochlubit několika přesvědčivými výhodami ve srovnání se svými protějšky z cihel a malty.
Co je virtuální podnikání?
Stereotyp virtuálních podniků je online společností, které prodávají digitální produkty: softwarové společnosti, technologické společnosti, datové společnosti - všechny a nuly a nic fyzického nebo hmotného.
Ve skutečnosti jsou virtuální společnosti jen podniky bez centrální kanceláře, obchodu nebo fyzického umístění. Mnoho prodává fyzické výrobky; jednoduše je prodávají online nebo telefonicky. V případě, že neexistuje sklad, zadávají plnění zakázek subdodavatelským společnostem. Dokonce i realitní společnosti mohou být virtuální a nabízejí seznamové služby, marketing a další služby, které se odehrávají v reálném světě.
Zatímco některé podniky, jako jsou kavárny a bary, se nikdy nemohou stát virtuálními, protože prodávají osobní zkušenost na místě, většina světových podniků však může decentralizovat, pokud se tak rozhodnou. Ukazuje se, že farmy a kancelářské prostory jsou pro obchodní úspěch méně důležité, než by věřilo mnoho komerčních realitních kanceláří.
Ve skutečnosti mnoho z dnešních největších společností začalo jako domácí podnikání, on-line podnikání nebo obojí. Jeff Bezos založil Amazon jako online knihkupectví z jeho garáže. Steve Wozniak měl v garáži zálibu s počítači a Steve Jobs viděl potenciál a připojil se k němu. Mattel byl původně obchod s rámečkem na obrázky, který provozovali tři přátelé z jejich garáže.
V poslední době se společnosti jako Zapier, Buffer, Basecamp, Citrix, FlexJobs a You Need a Budget všechny začaly jako společnosti, které zůstávají pouze virtuální..
Výhody virtuálního podnikání
Za posledních 10 let jsem na vlastní kůži objevil neuvěřitelné výhody virtuálních společností. Některé jsou zřejmé, jiné méně. A samozřejmě existuje také několik výzev. Podle mých zkušeností však výhody daleko převažují nad výzvami.
Co je v něm pro vás jako podnikatele, ať už máte existující virtuální firmu nebo přemýšlíte o jejím založení?
1. Nižší náklady na spuštění
Tenhle je zřejmý. Fyzický prostor stojí peníze: peníze na jejich pronájem v první řadě, peníze na vybavení a peníze na udržení světel. Abychom věděli o fyzických nákladech na podnikání, zvažte, kolik peněz zdravotní gigant Aetna ušetřil uzavřením kanceláří a přechodem zaměstnanců na dálku. Když byl přechod dokončen, Aetna odstranila 2,7 milionu čtverečních stop kancelářských prostor a ušetřila jim 78 milionů dolarů.
V mém vlastním podnikání byly naše náklady na uvedení do provozu málo. Koupili jsme doménové jméno dne Jdi táto za 9,99 $, zakoupený hosting od Bluehost za 20 $ měsíčně (základní hostování můžete začít již od 2,95 $), a za 90 USD podat LLC. Díky tomu byly naše náklady na uvedení do provozu kolem 100 dolarů ve srovnání s tisíci dolarů na nalezení a vybavení fyzického umístění.
A jak ví někdo, kdo se někdy pokusil získat finanční prostředky pro zahájení podnikání, čím nižší jsou vaše náklady na spuštění, tím je pravděpodobnější, že si budete moci dovolit zahájit provoz, aniž byste se spoléhali na vnější financování.
2. Dolní průběžná režie
Fyzický kancelářský prostor nestojí jen peníze jednou. Jisté, cihlářské firmy mají nějaké jednorázové náklady na vybavení, jako je nábytek, výzdoba, počáteční kolo počítačů a kancelářské techniky a možná i kabeláž. Mnohé z těchto nákladů však přetrvávají nekonečně. Nájemné je splatné každý měsíc, stejně jako daně z energií a majetku, které často nejsou zahrnuty v nájemném za komerční prostor. A všichni víme, jak rychle je technické vybavení zastaralé a musí se vyměnit.
V analýze více než 4 000 studií o produktivitě, nákladech a dalších rozdílech mezi fyzickými a virtuálními společnostmi společnost Global Workplace Analytics zjistila, že průměrné úspory nemovitostí pro zaměstnavatele, kteří přecházejí na telekomunikační služby, jsou 10 000 USD na zaměstnance ročně. To jsou jen úspory nemovitostí!
American Express uvádí, že každoročně ušetří 10 až 15 milionů dolarů tím, že do značné míry virtualizují svou pracovní sílu, jak uvádí Forbes. Agentura pro spravované služby LAC Group odhaduje, že průměrný úřadující zaměstnanec stojí společnosti 200 USD ročně pouze za kancelářské potřeby.
Moje vlastní firma by nepřežila, kdybychom se stali režijními náklady. Během štíhlých měsíců jsme si mohli dovolit jen postupovat vpřed v tom, že naše povinné průběžné výdaje byly v průměru mezi 100 a 200 USD měsíčně. Všechno ostatní bylo možné podle potřeby oříznout zpět.
Vyzkoušejte tyto další tipy, jak snížit administrativní režijní náklady ve vaší firmě. Pokud spravujete stávající firmu a nejste dosud připraveni jít na 100% virtuální, zde jsou některé nápady, jak mezitím snížit náklady na malé firmy.
3. Nižší náklady na IT
Jako společnost, která je pouze virtuální, nemusíte svým zaměstnancům poskytovat počítače ani technickou podporu. Poskytují své vlastní vybavení, a pokud dojde k havárii počítače, je na nich, aby to napravili.
Network Alliance odhaduje, že průměrná společnost utratí za IT 700 dolarů na zaměstnance měsíčně. To zahrnuje vybavení, konektivitu, technickou podporu a mzdové náklady na IT.
Odmítají zaměstnanci odpovědnost za poskytování vlastního vybavení a technické podpory? Vůbec ne, jak se ukázalo.
4. Vyšší poptávka zaměstnanců
Zaměstnanci milují práci na dálku. Global Workplace Analytics hlásí, že 70% zaměstnanců hodnotí schopnost telecommute jako poněkud mimořádně důležitou pro výběr svého dalšího zaměstnání. Ve skutečnosti 37% zaměstnanců uvádí, že by za schopnost telekomunikačního spojení snížilo 10% plat.
To dává smysl. Pro mnoho pracovníků má flexibilita - nastavit si vlastní hodiny, být pro své děti k dispozici podle potřeby a žít kdekoli chtějí - stojí za víc než peníze.
Zaměstnavatelé, kteří nabízejí práci na dálku, těží z větší poptávky a konkurence mezi potenciálními nájemci, což jim pomáhá rychleji as kvalitnějšími zaměstnanci obsadit vyhledávané pozice.
5. Širší pracovní fond
Podobně zaměstnavatelé, kteří mohou najmout lidi kdekoli na světě, mají prakticky neomezené množství potenciálních nájemců. Ale pro osobní společnost se sídlem v izolovaném malém městě je potenciální pracovní síla omezena na kohokoli, kdo žije v okruhu 30 mil. Tento malý počet potenciálních nájemců nemusí mít dovednosti, které společnost potřebuje.
Ve své vlastní společnosti máme zaměstnance v Pensylvánii a Pákistánu, v Houstonu a v Indii. Žiji v Abú Dhabí hodně roku. Méně nám záleží na tom, kde zaměstnanec žije, než nacházíme s jeho dovednostmi, osobností, produktivitou a náklady.
Až budete připraveni rozšířit svůj tým, začněte tím, že se rozhodnete, zda si najmete nezávislého pracovníka nebo skutečného zaměstnance.
6. Nižší náklady na práci
Když si najmete lidi odkudkoli na světě, můžete využít výhod geoarbitrage.
Geoarbitrage je ozdobným slovem pro najímání pracovníků v oblastech s nižšími životními náklady za účelem snížení osobních nákladů. Například jsem zaplatil 12 USD za hodinu za vývoj webových aplikací prostřednictvím služeb v Indii. V mnoha případech odvedli vynikající práci. A zatímco jsem měl nějaké špatné zkušenosti s nízkonákladovými webovými vývojáři, měl jsem také spoustu špatných zkušeností s americkými vývojáři s vysokými náklady.
Vzdělávací služba pro vývoj webových aplikací Codementor provedla studii nákladů na vývoj webových aplikací po celém světě. Zjistili, že průměrné náklady na zaměstnání pro webového vývojáře v Palo Alto jsou 87 USD za hodinu. To je 7,25krát více než 12 $ za hodinu, kterou jsem zaplatil některým indickým webovým vývojářům. I když vývojář webu Palo Alto je zkušenější a zkušenější, což zdaleka není zaručeno, je těžké si představit, že jsou 7,25krát efektivnější a produktivnější..
Nižší náklady na pracovní sílu však nevyplývají pouze z geoarbitrage. Vzpomeňte si na výše uvedený průzkum, ve kterém více než třetina zaměstnanců uvedla, že by byla ochotna snížit plat za práci z domova?
Zvažte také počet zaměstnanců, kteří berou nemocné nebo osobní dny, kdy to, co skutečně potřebují, je prostě být v domě, zatímco jejich nemocná dcera spí nahoře. Možná chtějí, aby flexibilita probíhala po dobu jedné hodiny důležitý úkol, nebo možná prostě neměli pocit, že se toho rána oblékají a vzdávají dojíždění a jejich drbým spolupracovníkům..
Studie CareerBuilder zjistila, že 35% zaměstnanců volá nemocně, i když se cítí dobře. Global Workplace Analytics našel důkazy, že opak je pravdou pro telekomunikační zařízení; mají tendenci pracovat, i když jsou nemocní, a po operaci nebo jiných zdravotních problémech se vracejí rychleji než zaměstnanci. Americká manažerská asociace zjistila, že společnosti, které implementovaly práci na dálku, zaznamenaly 63% pokles neplánovaných nepřítomností.
Zde je několik dalších tipů, jak snížit vaše náklady na pracovní sílu, když rozšiřujete své podnikání.
7. Nižší pracovní obrat
Obrat zaměstnanců je drahý. Centrum pro americký pokrok analyzovalo 11 výzkumných prací provedených během 15 let a zjistilo, že kvalifikovaní zaměstnanci stojí průměrně 213% jejich ročního platu. Proto je důležité, aby zaměstnanci pracující na dálku byli spokojeni se svou prací. Ve studii, kterou přezkoumal Forbes, měli pracovníci v telekomunikacích téměř dvojnásobnou pravděpodobnost, že se jim práce zamilují.
Zaměstnavatelé si toho všimli. Podle Global Workplace Analytics 95% dotázaných zaměstnavatelů odpovědělo, že nabídka telekomunikačních služeb měla „vysoký dopad“ na udržení zaměstnanců. Zažil jsem to sám. Z desítek vzdálených pracovníků, které jsem za ta léta zvládal, mohu myslet jen na toho, kdo odešel, a to mělo víc společného s osobnostními odlišnostmi než nespokojenost se samotnou prací.
Udržování zaměstnanců není jen o štěstí pracovníků. Zaměstnanci často neopouštějí práci proto, že nenávidí své zaměstnání, ale proto, že se pohybují a buď nemohou, nebo nebudou dojíždět o další vzdálenost. Když zaměstnanci mohou pracovat odkudkoli a mají rádi svou práci, nemají jen malý důvod ke změně zaměstnání.
8. Vyšší produktivita
Je úžasné, kolik času je ztraceno na „promluvení vodního chladiče“, improvizovaná setkání a další plýtvání časem na pracovišti.
Statistiky vyšší produktivity vzdálených pracovníků jsou přesvědčivé. Podle společnosti Forbes produkují telekomunikační společnosti American Express o 43% více práce než jejich protějšky v kanceláři. Stejná zpráva zjistila 35% nápor v produktivitě zaměstnanců Best Buy v produktivitě zaměstnanců při implementaci telekomunikačního programu. Ve studii Stanfordu o 16 000 pracovníků call centra byli telekomunikační pracovníci o 16% produktivnější než zaměstnanci v kanceláři.
Zaměstnanci se také hodnotí jako produktivnější. Průzkum společnosti ConnectedSolutions zjistil, že 77% pracovníků uvedlo vyšší výsledky v oblasti produktivity a výkonu při telekomunikacích.
Jedním z důvodů této vyšší produktivity je to, že pracovníci nemohou uniknout pouhým ukázáním a fyzickou přítomností. Vzdálená pracovní síla ze své podstaty nutí zaměstnavatele, aby stanovili konkrétní milníky a přesnější metriky práce a hodnoty zaměstnanců (v krátkosti o tom více).
9. Škálovatelnost
Co se stane, když kancelářská společnost s 15 zaměstnanci s kancelářskými prostory pro 15 psacích stolů potřebuje najmout 16. zaměstnance? Potřebují novou kancelář, která je nákladná, časově náročná a narušující celou společnost.
Vzdálené společnosti nemají taková omezení. Když se můj partner přiblížil, když jsem minulý měsíc najal nového zaměstnance, konverzace proběhla takto: „Dobře, zní to dobře. Můžete zveřejnit inzerát a postarat se o kontrolu životopisů? Dejte mi vědět, až budete připraveni se zapojit. “ A je to. Žádné diskuse o tom, kam bychom umístili nového zaměstnance, jaký počítač by dostali, nebo zda by se dokázali vyrovnat se sezením vedle Negative Nancy.
Stejný princip platí nejen pro rozšíření vašeho týmu, ale také pro geografické rozšíření na nové trhy. Ve virtuální společnosti nemusíte otevírat novou kancelář v Texasu, abyste mohli obsluhovat trh v Texasu.
10. Žádné dojíždění
Harvard Business Review zjistil, že lidé neustále podceňují, jak nešťastný je pro jejich dojíždění. Ve skutečnosti je pro většinu lidí dojíždění do zaměstnání mnohem stresující než práce.
Studie ukazují, že čím déle lidé dojíždějí, tím nižší je jejich produktivita práce a nižší spokojenost s jejich prací obecně. Jedna švédská studie dokonce zjistila, že páry mají o 40% vyšší šanci na rozvod, pokud jeden z partnerů měl dojíždět déle než 45 minut. Není divu, že pracovníci jsou ochotni snížit výplatu na dálku. (A buďme upřímní, ani práce ve vašem pyžamu není tak špatná.)
Podle Global Workforce Analytics se více než dvě třetiny zaměstnanců v plném rozsahu věnují udržení a poptávce zaměstnanců a uvádějí, že by přijali jinou práci, aby snížili dojíždění. Nabízením tohoto uspořádání můžete najmout lepší lidi a udržet je déle.
Poslední myšlenkou je, že telekomunikační služby dramaticky snižují silniční provoz a emise uhlíku. Studie z roku 2017 zaměřená na internetovou stránku se seznamem zakázek FlexJobs zjistila, že lidé, kteří dálkově komunikovali po dobu nejméně poloviny času, ušetřili pouze 7,8 miliardy kilometrů jízdy autem, 3 miliony tun emisí skleníkových plynů a 980 milionů dolarů v ropě pouze v roce 2017..
Výzvy virtuálního podnikání
Virtuální podniky nepřicházejí bez svých rizik a nevýhod. Zde jsou výzvy, které jsem narazil na virtuální podniky, a několik tipů, jak je zmírnit.
1. Týmová komunikace, kameraman a kultura
Stále není nic jako mluvit s někým tváří v tvář. E-mailová a telefonická komunikace jsou v pořádku a dobře, ale existují sociální nuance a narážky, se kterými se setkáte, když s někým mluvíte. Úšklebek úst, mírné zamračení, jiskra dobromyslného humoru v oku, která vám umožní vědět, že jste součástí vtipu, nikoli jeho zadek.
Tyto komunikační výzvy mohou být zvětšeny týmovou dynamikou, kde se více lidí snaží spolupracovat a brainstorming. A pokud máte členy týmu z celého světa, s odlišnými normami a kulturním zázemím, exponenciálně roste riziko nedorozumění a nenávisti..
Pocity izolace a osamělosti mohou být skutečným problémem i pro vzdálené pracovníky, od generálního ředitele až po virtuální asistentku na částečný úvazek..
Taktiky zmírňování
Nejprve používejte videokonference, kdykoli je to možné. Pomáhá vidět lidi, se kterými mluvíte. RingCentral je skvělý nástroj pro malé podniky. Slouží nejen jako webový telefonní systém, ale také vám poskytuje přístup k videu, takže můžete vidět lidi, se kterými mluvíte.
Za druhé, naplánujte pravidelné hovory, i když jsou rychlé. Členové týmu musí navzájem slyšet hlasy a navzájem se dívat na tváře, třeba jen na několik minut jednou nebo dvakrát týdně. Otevřete každé setkání alespoň minutou nebo dvěma osobními výlovy, ve kterých každý sdílí, co se děje v jejich životě.
Rovněž vytvořte neformální komunikační kanály pro zaměstnance. Někdy lidé potřebují jen minutu, aby se dostali z hrudi. V mých firmách používáme Skype jako flexibilní způsob, jak mohou pracovníci komunikovat prostřednictvím rychlých zpráv, hlasového hovoru nebo videohovoru, a to buď ve skupinách, nebo jeden na jednoho.
Nakonec dejte zaměstnancům vlastnictví svého kusu daného projektu. Ujistěte se, že vědí, jak jejich konkrétní práce zapadá do většího celku; Nejenže jim to dává větší smysl pro účel, ale také pomáhá objasnit jejich roli a odpovědnost.
2. Vzdálená správa
Jak víte, zda zaměstnanec pracuje, pokud je nevidíte, jak fungují?
Je pravda, že je to částečně iracionální strach. Koneckonců byste každou minutu každý den fyzicky nepřihlíželi přes rameno každého zaměstnance a jen proto, že vidíte někoho, jak sedí u stolu, neznamená to, že pracují. Ale tady je jádro pravdy; manažeři jsou nuceni přesněji definovat očekávání a metriky úspěchu při dohledu na vzdálené pracovníky.
Stát kolem pohledu na práci lidí a občas na ně křičet, aby pracovali rychleji, to neřeší ve virtuálních podnicích. (Pokud jde o to, ani na tradičních pracovištích to není efektivní.)
Taktiky zmírňování
U některých zaměstnanců, jako jsou prodejci, je úspěch snadno měřitelný. Pro ostatní je to těžší. Je zástupce zákaznické podpory úspěšný, pokud odpoví na velký počet vstupenek? Co když rychle odpoví na vstupenky, ale nechají své zákazníky neuspokojené a připravené opustit vaši značku?
Každý zaměstnanec by měl ve vaší firmě plnit určitou funkci. Opatrně je definujte a komunikujte přesně to, co od nich očekáváte a jak budete měřit jejich úspěch.
Naplánujte pravidelné hovory s každým zaměstnancem, abyste se s nimi zkontrolovali a zjistili, jak se jim daří, a to jak profesionálně, tak osobně. Pamatujte, že každý musí mít pocit, že je spojen s něčím větším než oni, a že toto spojení může být pro vzdálené pracovníky obzvláště obtížné.
3. Dálkové najímání
Dálkové přijímání, stejně jako všechno ostatní o práci na dálku, může být složité bez vzájemných interakcí. Věřit svému střevu a intuici je těžší, když nevidíte mikroexpresi a manýry člověka. Je těžší vědět, kdy člověk lže nebo získat přesnou míru z nich.
A jednoduchá skutečnost je, že ne každý je vyříznut pro práci na dálku. Telekomunikace musí být vnitřně motivované a musí v nich hořet vlastní oheň. Ve virtuálním byznysu není místo pro byrokratické typy, které míchají papír, a které velmi tvrdě pracují, aby vypadaly, že tvrdě pracují.
Taktiky zmírňování
Pokud pronájem není „sakra“ ano, pak jsou „sakra“ ne.
Rozhovor s nadějnými uchazeči tolikrát, kolikrát potřebujete, abyste si najali se 100% jistotou. Pokračujte v rozhovorech s čerstvými tvářemi, dokud necítíte teplo vnitřního ohně. Video konference opět pomáhají.
Další možností je najmout si lidi na místě a pohovory uspořádat osobně. Společnost se může příležitostně osobně sejít, jak je to požadováno, pro teambuildingová cvičení, večírky a důležitá setkání, ale každý den mohou zaměstnanci pracovat z domova. Moje bývalá společnost zvolila tento přístup a fungovalo to dobře.
Závěrečné slovo
Je snazší založit a škálovat společnost v dnešním světě než kdykoli předtím. Prodej widgetů ve 20tis století může vyžadovat drahý výkladní skříň se spoustou pěší dopravy, ale v dnešní době je pro doménové jméno potřeba pouze 9,99 $.
Přesto, ten nůž prořezává oběma způsoby. Vzhledem k tomu, že překážka vstupu je mnohem menší, znamená to, že majitelé podniků čelí neustálému narušení a výzvám ze strany stávajících konkurentů i začínajících začínajících podniků. Stát se virtuálním podnikem vám může pomoci zůstat štíhlí, ekologičtí a agilní, snížit náklady a pomoci soustředit vaše úsilí tam, kde je to nejproduktivnější: marketing, prodej, vylepšení a expanze.
Jaké jste měli zkušenosti se vzdálenými pracovníky, telekomunikacemi a virtuálními podniky?
