15letá roční kontrola vaší malé firmy - jste na dobré cestě?

Finanční zdraví vaší firmy je rozhodující součástí jejího úspěchu. Alespoň jednou ročně si udělejte čas, abyste prozkoumali, jak vaše firma funguje, a ujistěte se, že podnikáte kroky nezbytné k dosažení vašich cílů. Zde je 15 kroků, které můžete udělat jen to

Příjmy

Výnos je částka peněz, které vaše firma přinese nebo vydělá, než budou vybrány jakékoli náklady. Bez příjmů nemůže vaše společnost dosáhnout zisku a zůstat dlouhodobě životaschopná. Zde je návod, jak zajistit, aby vaše příjmy vedly k pozitivním finančním výsledkům.

Krok 1: Porovnejte cíle příjmů se skutečnými příjmy

Každé podnikání potřebuje rozpočet, který rozdělí očekávané příjmy a výdaje. Ale mějte na paměti, že rozpočet není určen ke sběru prachu, jakmile je vypracován. Je to živý dokument, který vám může pomoci lépe se rozhodovat a identifikovat oblasti zlepšení po celý rok.

Zvyšte svůj současný rozpočet a porovnejte své cíle příjmů se skutečnými výsledky. Stýskalo se vám cíle? Pokud ano, proč? Možná budete muset upravit své výdaje, abyste vyrovnali nedostatky příjmů.

Pokud jste dosáhli nebo překročili své cíle v oblasti příjmů, co jste udělali správně? Můžete to v budoucnu udělat víc? Část svého přebytku příjmů použijte k vybudování pohotovostního fondu.

Krok 2: Diverzifikovat

Při kontrole příjmů se podívejte, kolik vašich příjmů pochází od jednoho klienta nebo jednoho produktu. Pokud významná část pochází z jednoho zdroje, co by se stalo, kdyby ten tok příjmů zítra vyschl? Bude vaše firma mít vážné potíže? Diverzifikace na nové produkty nebo trhy může být riskantní, ale může vám také pomoci udržet míru stability.

Krok 3: Zadání

Kolik času trávíte na jiných úkolech, jako jsou sociální média, účetnictví, údržba webových stránek nebo řešení zdánlivě bezedné e-mailové schránky? Pokud čas, který na tyto úkoly trávíte, brání růstu, je čas na outsourcing těchto oblastí podnikání, abyste se mohli soustředit na růst svých příjmů.

Krok 4: Zkontrolujte svůj seznam klientů

Máte nějaké klienty nebo zákazníky, kteří vyčerpávají vaši energii? Možná jsou to ti, kdo vždy dohadují o ceně nebo si stěžují bez ohledu na to, jak tvrdě pracujete, abyste je potěšili. Možná je čas tyto klienty uvolnit.

Při zakládání společnosti je běžné, že majitelé podniků přijímají jakéhokoli platícího klienta, bez ohledu na to, jak obtížní jsou. Ale v určitém okamžiku ti problémoví klienti mohou stát víc ve ztrátě času a příjmů, než kolik stojí za to. Pokud čas, který trávíte na klientech s energetickou spotřebou, vás podvádí mimo práci s klienty, které máte rádi, zdvořile a profesionálně je vypálíte.

Výdaje

Je důležité zaměřit se na prodej a růst, ale pokud nejste správcem nákladů, výnosy vyletějí ze dveří tak rychle, jak přicházejí. Zde je návod, jak si více uvědomit své obchodní výdaje.

Krok 5: Podívejte se na meziroční trendy

Podívejte se na přehledy zisků a ztrát za několik posledních let. Jak se vaše výdaje rok od roku změnily? Pokud vaše firma roste, je určité zvýšení nákladů přiměřené. Koneckonců, výdaje často řídí příjmy. Pokud však nevěnujete pozornost, některé výdaje se vymknou z rukou. Podívejte se podrobně na své výdaje a zjistěte, zda můžete snížit náklady, aniž by to negativně ovlivnilo kvalitu.

Krok 6: Zkontrolujte opakované výdaje

Obchodní model založený na předplatném se rozvíjí. Namísto nákupu produktů a služeb podle potřeby platíte měsíční nebo roční poplatek, abyste je pravidelně dostávali. Je to výhodné, protože se již nemusíte obávat vyčerpání produktu nebo pozastavení služby. Tato výhoda však stojí za cenu, pokud platíte za předplatné, které nepoužíváte.

Zkontrolujte své předplatné a zrušte vše, co již nepoužíváte. Pro ty, které se rozhodnete zachovat, zvažte, zda je pro vás úroveň plánu stále vhodná. Můžete například platit za prémiové funkce ve svém účetním softwaru nebo softwaru pro správu sociálních médií, když máte nižší verzi od společnosti, jako je Quickbooks uspokojí i vaše potřeby.

Profesionální tip: Pokud vaše firma platí zaměstnancům nebo dodavatelům, je nezbytné mít spolehlivou mzdovou společnost. Výplatní listina Quickbooks integruje se přímo do vašeho účetního softwaru Quickbooks a vše je bezproblémové a jednoduché.

Pohledávky

Pohledávky jsou peníze, které zákazníci dluží za zboží nebo služby, které jste již poskytli. Mnoho podniků se dostalo do popředí, protože ačkoli byly tržby silné, její příjem seděl na účtech pohledávek namísto banky. Zde je návod, jak můžete investovat několik minut času, aby byl váš peněžní tok silný.

Krok 7: Zkontrolujte postupy sběru

Máte nesplacené pohledávky 30, 60 nebo 90 dní po splatnosti nebo starší? Je čas zkontrolovat své postupy sběru. Studie komerčních inkasních agentur Ameriky zjistila, že pravděpodobnost inkasa na delikventním účtu drasticky klesá, čím déle to platí. Po 30 dnech po splatnosti máte 88,7% šanci na sběr, ale o 90 dní po splatnosti tato šance klesne na 68,9%.

Jak tedy zabránit tomu, aby se vaše těžce vydělané příjmy svázaly v rozvaze?

• Zkraťte platební podmínky. Poštovní faktury a přijímací šeky byly zvykem. V tomto prostředí bylo 30 dní platit zákazníkům smysluplnější, protože umožňovalo zpoždění pošty. Dnes většina firemních e-mailových faktur a vydává elektronické platby. Změňte své platební podmínky z „čisté 30“ na „platba splatná při přijetí“ a sledujte po dvou týdnech.
• Pokračujte se zákazníky, jakmile budou platby splatné. Písemná sbírka dopisů a e-maily lze snadno ignorovat. Vyzvedněte telefon a zavolejte zákazníkům, až budou platby pozdě. Zjistíte rychle, jestli existuje nějaký problém a můžete pracovat na jeho vyřešení při zachování dobrého vztahu se zákazníkem.
• Dejte zákazníkům motivaci platit. Motivační klienti platit brzy nebo penalizovat ty, kteří platí pozdě. Společnou pobídkou je 10% sleva, pokud klient zaplatí do 10 dnů. Pozdní poplatky mohou být paušální poplatky nebo procento z částky faktury. Můžete například účtovat 1,5% nevyplaceného zůstatku za měsíc počínaje dnem splatnosti faktury 30 dnů.

Zůstat na vrcholu pohledávek a volat zákazníkům po splatnosti je zásadní obchodní úkol, ale ten, na který mnoho majitelů malých podniků nemá čas ani sklon. Pokud jsou tyto úkoly vždy v dolní části seznamu úkolů, mějte na paměti, že jsou vynikajícími věcmi, které můžete zadávat externě.

Krok 8: Zkontrolujte podmínky ve smlouvách a fakturách

Vaši klienti nebudou platit podle plánu, pokud nevědí, jaký je váš plán. Ujistěte se, že vaše klientské smlouvy a faktury stanovují jasná očekávání, kdy jsou platby splatné a co se stane, když budou platby zpožděny.

Například pozastavíte službu? Budete požadovat platbu předem pro budoucí služby? Pošlete je do sbírek? Pokud jsou ve vašich smlouvách a fakturách uvedeny podmínky, máte při jednáních s opožděnými plátci vyjednávací čip.

Závazky

Splatné účty jsou peníze, které vaše firma dluží za věci, jako jsou služby, zásoby a spotřební materiál. Správa závazků je nezbytná, protože pokud nekontrolujete své závazky, můžete rychle získat pověst pomalého plátce u svých dodavatelů a dodavatelů. Může vás také stát peníze v podobě pozdních poplatků, zvýšených úrokových poplatků a dokonce i ztracených dodavatelů. Zde je návod, jak zajistit zodpovědnou správu splatných účtů.

Krok 9: Zkontrolujte pozdní poplatky

Zaplatila vaše firma minulý rok nějaké pozdní poplatky? Je tu jedna věc, jak zapomenout na platbu občas, ale pokud ztrácíte spoustu svých příjmů z prodlení s platbami za splatné závazky, musíte zjistit důvod.

Možná máte potíže s placením účtů, protože vaši klienti vám pomalu platí. Nebo jsou vaše knihy neuspořádané a měli byste prospěch z lepšího účetního systému. Opět platí, že účetnictví a placení faktur jsou snadnými oblastmi, které lze zadávat externě, pokud se jedná o něco, s čím se sami bojujete.

Aktiva

Aktiva jsou položky hodnoty, které vlastní vaše firma. Patří sem hmotné položky, jako je hotovost, zásoby, nábytek a zařízení, jakož i nehmotná aktiva, jako jsou autorská práva, patenty a pověst vaší firmy. Pokud nevedete přehled o svých aktivech, možná nevíte, jak jsou používána, kdy je třeba je opravit nebo vyměnit nebo kdy dojde ke ztrátě. Zde je návod, jak zajistit ochranu svých investic.

Krok 10: Zkontrolujte svůj plán dlouhodobých aktiv

Co vlastníte? Každé podnikání potřebuje plán stálých aktiv, který obsahuje popis každého aktiva, jeho kupní cenu a datum. Může to být jednoduchá tabulka nebo podrobný plán odpisů vedený vaším účetním. Alespoň jednou ročně si prohlédněte tento seznam a ujistěte se, že byly přidány nové položky, aby vám neunikly žádné cenné odpisy na daňovém přiznání.

Vyhledejte také položky, které jste zlikvidovali a které je třeba ze seznamu odstranit. Podniky často vyměňují staré zařízení nebo ho vyřazují z provozu, ale zapomenout je odstranit ze svého registru dlouhodobých aktiv. Pokud jste povinni podat u svého státu nebo místní správy žádost o vrácení podnikového osobního majetku, ponechání starých aktiv na seznamu může znamenat, že tuto daň každý rok přeplatíte..

Krok 11: Proveďte opravu a výměnu

Prohlédněte si svůj fyzický majetek, jako jsou vozidla, vybavení, nábytek a počítače. Potřebuje někdo z nich údržbu? Nyní je ten pravý čas to naplánovat. Když jste u toho, zvažte, zda je třeba některý z vašich fyzických prostředků v příštím roce vyměnit. Pokud ano, možná budete chtít začít vyčleňovat prostředky na pokrytí náhrady nyní.

Krok 12: Sledujte svou online pověst

Dobré jméno vaší firmy není řádkovou položkou v rozvaze, ale neměňte chybu: V dnešním světě zaměřeném na web je sledování online reputace nezbytné.

Chcete-li zjistit, co se objeví, vyhledejte své obchodní jméno Google. Zkontrolujte recenze na Yelpu a dalších recenzovaných webech. Pokud najdete negativní recenze, odpovězte na konstruktivní zpětnou vazbu způsobem, který ukazuje zákazníkům, že chcete věci napravit. Pokud vidíte informace, které jsou nepřesné nebo nevhodné, podívejte se na jejich odstranění.

Ostatní oblasti

Zde je několik dalších kroků, jak zajistit, aby vaše firma byla zdravá a směřovala tam, kam chcete.

Krok 13: Zkontrolujte právní strukturu

Je vaše firma výhradním vlastnictvím, partnerství, LLC, S-korporace nebo korporace? Má tato právní struktura stále smysl? Pokud se vaše podnikání od doby, kdy jste vybrali typ entity, podstatně rozrostlo, promluvte si se svým účetním nebo poradcem, zda je vaše současná obchodní struktura pro vás stále ta pravá.

Daňová reforma provedla několik změn daňových pravidel pro podniky, zejména korporace. Změnou obchodní struktury budete pravděpodobně moci využít nových příležitostí pro daňové plánování a snížit svůj daňový účet.

Krok 14: Zkontrolujte pojištění vašeho podnikání

Jak se vaše podnikání změnilo za poslední rok? Změny velikosti vaší firmy, struktury a obchodního modelu mohou mít vliv na typ a výši pojistného krytí potřebného k jeho ochraně. Pojistný program, se kterým jste začínali, už nemusí být vhodný.

Naplánujte si schůzku s pojišťovacím agentem, abyste prodiskutovali, zda potřebujete přidat krytí nebo zvýšit limity týkající se obecné odpovědnosti, majetku, profesní odpovědnosti, náhrady zaměstnancům nebo zastřešujícího krytí. Když jste u toho, získejte konkurenční nabídky od jiných společností. Nákupy v okolí vám mohou poskytnout lepší sazbu za stejné pokrytí.

Krok 15: Otestujte zabezpečení online

Udržování vašich informací a informací vašich klientů, bezpečné a soukromé, je důležité. Chcete-li zajistit, aby byla vaše data chráněna, postupujte podle těchto kroků od National Cyber ​​Security Alliance:

• Ujistěte se, že bezpečnostní software na všech vašich zařízeních je aktuální a chrání se před viry, malwarem a dalšími online hrozbami.
• Pokud je to možnost, zapněte automatické aktualizace softwaru.
• Vždy používejte silná hesla a dvoufaktorové ověření, kdykoli je to možné.
• Pravidelně zálohujte data v cloudu nebo na samostatném pevném disku.
• Zajistěte, aby přístup k datům nebo kritickým systémům byl omezen na zaměstnance, kteří je potřebují k výkonu své práce.
• Stanovte jasnou politiku toho, co mohou zaměstnanci udržovat a instalovat na své pracovní počítače a zařízení.
• Vyškolte zaměstnance, aby nikdy neotevřeli podezřelé odkazy v e-mailu ani nenavštívili neznámé webové stránky.

Závěrečné slovo

Zdravá společnost není jen o ziscích. Je to také o čtení mezi řádky a položení správných otázek, abyste viděli, jak můžete zlepšit své podnikání. Výše uvedené kroky zabírají čas, takže pokud se vám zdá, že si nemůžete nechat několik dní vyčlenit vše, co potřebujete, jednou za rok, každý měsíc nebo čtvrtletí vyčlenit několik hodin a seznam rozdělit na zvládnutelné kousky..

Ať už si vyberete jakoukoli metodu, spuštění obchodní kontroly vám může poskytnout dobrý pocit o tom, co se děje s vaší firmou, a pomůže vám vyhnout se finančním škytám později.

Pravidelně kontrolujete finanční zdraví své firmy? Jaké kroky byste do tohoto seznamu přidali?