14 otázek při výběru poskytovatele mezd pro vaše podnikání

Pokud vaše firma platí zaměstnancům nebo dodavatelům - i když je to výlučné vlastnictví nebo mikropodnikání bez jiných tradičních zaměstnanců než vy - je čas podívat se na poskytovatele mezd pro malé firmy. Potřebujete profesionálního mzdového partnera, pokud:

• Rozhodněte se pro zdanění vaší společnosti pass-through LLC jako korporace - toto je známo jako S-corp volby, běžná právní obchodní struktura, která může nabídnout daňové výhody pro soloprenery a majitele malých podniků; nebo
• Zadávejte pravidelné úkoly, projekty nebo obchodní služby nezávislým dodavatelům, kterým platíte přímo; a
• Nechcete řídit časově a podrobně náročný proces výpočtu mzdových nákladů, provádění mezd a udržování dodržování státních a federálních požadavků na daň a reporting.

S desítkami renomovaných poskytovatelů mezd otevřených pro podnikání není výběr jednoho malého úkolu. A protože je to rozhodnutí, které chcete učinit pouze jednou, sázky nejsou triviální. Vyberte si moudře, nebo se předčasně vrátíte na trh poskytovatelů mezd.

Klíčové důvody pro výběr poskytovatele mezd pro malé firmy

Při vyhodnocování mnoha možností zpracování mezd v malém podniku se podívejte na následující důležité faktory, abyste zajistili, že pro vaši firmu a její zaměstnance vyberete nejlepší volbu.

1. Má dobrou pověst?

Poskytovatelé mezd s dobrou pověstí mají sklon plnit své sliby. Přes svou zjevnou jednoduchost je provozování mezd složité úsilí se spoustou pohyblivých částí za scénami. Selhání MyPayrollHR v září 2019, cloudového procesoru, který se náhle uzavřel po jednom posledním kole výběru zaměstnavatelů, je varovným příběhem pro zaměstnavatele, kteří jsou přesvědčeni, že poskytovatelé mezd jsou zaměnitelní.

Původci jako Výplatní listina QuickBooks přidali a zdokonalili mzdové a personální funkce po mnoho let a kultivovali v tomto procesu ostře loajální následky. Pokud se vám nelíbí svěřit to, co je pravděpodobně nejdůležitější noncore obchodní funkcí vaší společnosti, upstart, který může nebo nemusí uspokojit jeho nároky, podívejte se místo toho na zavedeného hráče.

2. Zabývá se výpočtem a platbou daně ze mzdy?

Správa daně ze mzdy je časově náročná a detailně orientovaná vyhlídka, která vede nesčetné množství majitelů podniků, kteří by jinak dělali své vlastní mzdy, do rukou poskytovatelů mezd. Proč platit za zpracování mezd, které nezahrnuje automatizovaný výpočet daně ze mzdy, podání a platbu?

Pokud váš preferovaný poskytovatel mezd nenabízí komplexní správu daní ve všech cenových bodech, pečlivě si promyslete, než budete pokračovat. Přinejmenším na jaře plán, který zahrnuje správu daní.

3. Je to mobilní a funkční?

Vzácná je cloudová aplikace, která nevyhovuje své „přívětivosti pro mobily“. Aplikace vhodné pro mobily mají čistý, větší text vpředu a ostré ikony, které se na zařízeních s malými obrazovkami, jako jsou smartphony, zobrazují čitelné a odlišné. Je to nezbytná úvaha pro každého vlastníka firmy nebo vedoucího mezd, který chce flexibilitu pro správu a provádění mezd na cestách.

Přívětivost k mobilním telefonům však není jediným aspektem pro časté uživatele mobilních telefonů. Pokud od smartphonu nebo tabletu očekáváte významnou mzdovou práci nebo plánujete najmout profesionála v oblasti lidských zdrojů, aby udělal totéž, vyberte si také poskytovatele mezd s vynikající mobilní funkčností - ani ten, jehož mobilní aplikace nebo web není bledou imitací jeho plně funkční stolní produkt.

4. Vydělává vysoké známky od uživatelů?

Ne všichni poskytovatelé mezd si užívají luxus zavedených služeb nebo výhody statusu jména domácnosti. Většina ne. Při zvažování pouze těch procesorů s mnohaletými konzistentními výsledky můžete zmeškat kvalitnější partnery, kteří dělají věci jinak a lépe, než stávající provozovatelé.

Začněte hledat spolehlivé informace o novějších zpracovatelích mezd tím, že budete prosazovat renomované technologie a obchodní publikace, včetně peněz Crashers, za nestranné recenze. Doplňte expertní recenze se zpětnou vazbou od skutečných uživatelů na platformách, jako je Capterra. A zkontrolujte vzory stížností u státních zástupců a soukromých rozhodčích, jako je Better Business Bureau.

5. Nabízí integrované sledování času?

Integrované sledování času obvykle není řešením pro malé podniky s rovnoměrně placenými zaměstnanci, kteří jsou osvobozeni od odměny za přesčasy nebo pro ty, kteří se spoléhají výhradně na smluvní práci.

Je to však rozhodující pro zaměstnavatele s hodinovými zaměstnanci, a to dvojnásobně, když tito zaměstnanci pracují v každé výdělečné době různé hodiny. Restaurace a kavárny, poskytovatelé údržby nemovitostí a sezónní podniky všech typů mají rozsáhlé potřeby časomíru, které vyžadují úzkou integraci mezd.

6. Po nastavení se automaticky spustí mzdová evidence?

Manuální výplatní listina je pro podniky s více zaměstnanci a dodavateli významným časovým odstupem. Místo toho, abyste se vzdali trávení hodin a ujistěte se, že jste připraveni na provozování mezd, zvolte poskytovatele mezd, který automatizuje proces po počátečním nastavení. Například všechny Výplatní listina QuickBooks cenové body nabízejí automatický výplatní listinu pro placené zaměstnance na přímém vkladu, vždy s možností předběžného sledování běhu a možnosti přidat zvláštní odměny, jako jsou bonusy a provize podle potřeby.

7. Umožňuje přímý vklad ve stejný den?

Všechno ostatní se v těchto dnech pohybuje rychleji. Proč ne zpracování přímého vkladu vašeho poskytovatele mezd?

Dvoudenní standard přímého vkladu je téměř stejně zastaralý jako papírový šek. Díky nezaměstnanosti v blízkosti historických minim hledají talentovaní pracovníci jakoukoli výmluvu, aby se mohli pohnout dál. U již nespokojených zaměstnanců je pomalé zpracování mezd často příslovečnou slámou, která prolomí záda velblouda. Není důvod pokoušet osud.

V závislosti na plánu nabízejí přední platformy pro zpracování mezd, jako je QuickBooks Payroll, přímý vklad následující den a stejný den, čímž se zmenší nebo odstraní rozdíl mezi výběrem mezd a vkladem. Je to funkce, která vám umožňuje prodávat rychlé platby jako jednu z mnoha výhod pro zaměstnance, které nabízejí nové nájemné.

8. Je pro neprofesionály snadné použití?

I když máte prostředky na najmutí účetníka na částečný nebo plný úvazek, mzdová platforma navržená pro lidi, kteří nemají na mysli účetní, vám bude lépe sloužit. Výplatu mezd lze snadno překomplikovat. Ale nejde o raketovou vědu, takže není důvod spoléhat se na podřízeného nebo externího dodavatele při navigaci v rozhraní sady mezd nebo interpretaci jeho zpráv.

Před zakoupením mzdového plánu věnujte nějaký čas prosévání obsahu nápovědy poskytovatele. Hledejte rozsáhlé archivy, videa s výukami, články napsané odborníky v prosté angličtině a obsah vytvořený uživateli. Sledujte a čtěte tento obsah, abyste získali cit pro rozhraní a možnosti platformy, a zeptejte se sami sebe: Mohu tento software použít ke spuštění mezd, aniž by došlo k nákladné a časově náročné výpočtové chybě?

9. Je to cena přiměřeně?

Výplatní listina je jednou z oblastí, v níž se obvykle vyplatí více za kvalitnější produkt. Jinými slovy, dostanete, za co zde zaplatíte.

Ale neplatíte za funkce a funkce, které nepotřebujete, ani platíte více, než kolik stojí za ty, které děláte. Najděte poskytovatele mezd, který nabízí více možností plánu zahrnující celou řadu cenových bodů, tím lepší je škálování při přidávání zaměstnanců a vítání složitějších personálních výzev.

Při hodnocení potenciálních poskytovatelů mezd věnujte zvýšenou pozornost množství a kvalitě funkcí odpovídajících plánů. Když porovnáte vstupní plány nabízené dvěma danými poskytovateli, podívejte se na jakékoli do očí bijící opomenutí nebo uvítací inkluze. Poté porovnejte jejich ceny a zjistěte, která je lepší hodnota.

10. Získávají noví uživatelé speciální ceny?

Mnoho poskytovatelů mezd nabízí speciální ceny pro nové účty. Zkušební období zdarma, nejčastěji trvající 30 dní - a někdy i déle - jsou zcela běžné. Stejně tak jsou delší slevy. Například, Výplatní listina QuickBooks nabízí 50% slevu na tři měsíce, což je 45 dní zdarma, novým uživatelům, kteří se vzdávají 30denní bezplatné zkušební doby.

11. Pomáhá s novým reportováním o pronájmu?

Státní regulátoři práce vyžadují, aby podniky krátce poté, co k nim dojde, nahlásily nové nájemní smlouvy. Žádní poskytovatelé mezd podávají za vás nové zprávy o pronájmu. Mnoho z nich však poskytuje formuláře, které k tomu potřebujete přesně a rychle.

12. Zaručuje výsledky daně ze mzdy?

Výplatní listina QuickBooks není jediným poskytovatelem mezd, který automaticky počítá, archivuje a platí daně ze mzdy s minimálním vstupem vyžadovaným od uživatelů. Ale zaslouží si pochvalu za daňovou funkci přátelskou pro zákazníka. Jeho Daňová penalizace zdarma slibuje vrácení penále a úroků IRS až do výše 25 000 $ ročně, když předáte své daňové přiznání IRS do 15 dnů od přijetí.

Bez ohledu na drobný tisk poskytuje QuickBooks Payroll's Tax Penalty Free Guarantee dostatečný klid pro majitele firem, kteří se obávají, že by se jejich mzdový zpracovatel bezstarostnosti vrátil, aby je kousl. Je to gesto, které se replikuje jen málo poskytovatelů daně ze mzdy.

13. Umožňuje přizpůsobit se rozmanitosti platových struktur a klasifikací pracovníků?

Váš poskytovatel mezd by neměl mít potíže s uspokojováním mzdových potřeb vašeho podniku, bez ohledu na to, jak složité nebo proměnlivé. Hledejte poskytovatele, kteří usnadňují změnu věcí, jako jsou hodinové sazby zaměstnanců, příspěvky za přesčasy, zvláštní platové sazby, stav osvobození a způsobilost k bonusům. Potřebujete poskytovatele mezd, který roste s vaší firmou, když přidáváte a propagujete dodavatele a zaměstnance.

14. Integruje se nebo nabízí přímý přístup k dalším produktům HR?

Zpracování mezd není jedinou službou v oblasti lidských zdrojů, kterou podniky potřebují s růstem. Zůstaňte o krok napřed před svými plány a vyhněte se nežádoucím nekompatibilitám mezi současnými a budoucími funkcemi HR tím, že vyberete sadu zpracování mezd, která se hladce integruje s dalšími klíčovými produkty HR a účetnictvím, jako je správa výhod a správa náhrad zaměstnancům. Hledejte pobídky k nákupu více služeb současně. Výplatní listina QuickBooks zákazníci získají 50% slevu například na tři měsíce, když se například zaregistrují v QuickBooks Accounting.

Závěrečné slovo

Váš výběr poskytovatele mezd bude mít hmatatelný dopad na vaši malou firmu. Ideální prodejce mezd zaškrtává většinu těchto polí, mimo jiné:

• Plně mobilní a funkční funkce
• Snadné použití pro neprofesionály
• Vynikající hodnota pro různé případy použití
• Funkce s přidanou hodnotou, jako je integrované sledování času a účtování
• Dokonalý klid při správě daně ze mzdy
• Flexibilita a škálovatelnost pro rostoucí podniky se směsí nezávislých dodavatelů a zaměstnanců na částečný a plný úvazek
• Hands-off operace, včetně automatického zpracování mezd
• Funkce přátelské pro zaměstnance, jako je přímý vklad ve stejný den

To jsou přiměřené požadavky na podniky, které hledají poskytovatele mzdových služeb v plném rozsahu, který plní své sliby.

Některé podniky mají také další neziskovou organizaci pro potenciální poskytovatele mezd. Nebojte se tlačit své prodejní kontakty a vysvětlit, jak mohou vyhovět vašim potřebám. Pokud opravdu chtějí vaši firmu, udělají vše, aby prošli.

Máte preferovaného poskytovatele mezd pro malé firmy? Jaká je na tom vaše oblíbená věc?