14 tipů, jak zvýšit produktivitu a vyvarovat se rozptylování při práci doma
Pracoval jsem z domova posledních osm let. A i když to rozhodně nyní dělám pohodlně, začátkem bylo hodně rostoucích bolestí. Jednou jsem se zamkl v koupelně, abych měl s klientem nepřetržitý konferenční hovor - ne zcela ztělesněním profesionality. Pokud si však uděláte čas, abyste se připravili na práci z domova a vytvořili atmosféru vedoucí k profesionalitě a produktivitě, je více než možné vybudovat prosperující kariéru..
Tipy pro produktivitu práce doma
Zůstat na úkolu v pracovním prostoru, který zahrnuje děti, okamžitý přístup k sociálním sítím a nekonečné množství rozptýlení může být obtížné. Zde je několik tipů a triků, které jsem vyzvedl po téměř deseti letech práce z domova.
1. Vytvořte vyhrazený kancelářský prostor
V rušné domácnosti může být až příliš snadné nechat děti, aby si skládaly své domácí úkoly na stole nebo si hrály na počítači, ale sotva vytváří profesionální atmosféru. Pokud je váš domov dostatečně velký, aby pojal celou místnost věnovanou výhradně práci, jste jedním z těch šťastných. Pokud ne, jednoduše vytvořte oblast, kde můžete počítač používat, mluvit v telefonu a ukládat důležité dokumenty.
Ale i když jste doma sami, mít vyhrazený kancelářský prostor má smysl - nejen vám pomůže soustředit se, ale ušetřit vám peníze na daních. Chcete-li požadovat odpočet daně z domácí kanceláře, změřte vyhrazený kancelářský prostor a vypočítejte procento svého domova, které představuje (kancelář 200 čtverečních stop v domovském domě o rozloze 2 000 čtverečních stop by byla 10%). Poté si můžete odečíst toto procento nákladů spojených s vaším domovem, jako jsou služby a vylepšení domácnosti.
Chcete-li mít nárok na odpočet domácí kanceláře, musíte však svou kancelář používat výhradně a pravidelně pro podnikání. Pokud jej použijete pouze příležitostně nebo pokud jej sdílíte s celou vaší rodinou, již se nekvalifikuje. Pokud máte další dotazy, obraťte se na daňového odborníka, který se specializuje na daně z malých podniků.
2. Investujte do své kanceláře
Je důležité, aby váš domácí pracovní prostor měl všechna vybavení, která byste očekávali v profesionální kanceláři. To, co každý člověk považuje za nutné, se samozřejmě liší podle vkusu a profese. Některé položky, které byste mohli zvážit, zahrnují:
- Spolehlivý a specializovaný počítač
- Kvalitní připojení k internetu
- Pevný firemní telefon nebo mobilní telefon pouze pro firmy
- Registrační systém
- Obecné kancelářské potřeby (kupujte je za nejlepší nabídky za nákupy do školy)
- Dobrá tiskárna
- Pohodlný domácí kancelářský nábytek, včetně kancelářské židle
Hraní se zastaralým počítačem nebo spuštění do tiskového obchodu vás může stát čas a produktivitu. A pokud jste osobou samostatně výdělečně činnou, můžete si odečíst veškeré položky, které si koupíte pro svou domácí kancelář na daních z toho roku. Nezapomeňte si ponechat účtenky.
3. Vytvořte denní seznam úkolů
Stanovení priorit je důležité v kanceláři a nekonečně více při práci z domova. Bez šéfa, který se dívá přes rameno nebo kolegy, aby se vám nápady odrazily, je na vás, abyste svůj seznam úkolů uspořádali. Může vám pomoci zůstat na trati a vyhnout se ohromeným pocitům.
Rychle si poznamenejte, co je třeba udělat během konkrétního pracovního dne, a pak každou položku očíslete podle priority. Když je den hotový, okamžitě přeneste vše, co jste nedosáhli, do seznamu následujícího dne, abyste zajistili, že se trhlinám nic nedostane.
Můžete také vyzkoušet některé aplikace a nástroje, abyste se udrželi na správné cestě. Mám rád Teuxdeux pro vytváření seznamů a upřednostňování seznamů a také pro psaní poznámek online. Pokud byste raději spravovali svůj seznam úkolů pomocí smartphonu, pamatujte na mléko, které pracuje se Siri, a umožňuje vám vytvářet seznamy hlasem místo jejich psaní. Nebo zkuste to udělat zítra, k dispozici pro iOS a Android. Pomáhá vám naplánovat seznam úkolů den předem, takže se nic neděje zpět - i když se k němu dnes nemůžete dostat.
4. Zapojte svou rodinu
Pokud máte doma děti, potřebujete spolupráci všech, pokud jde o vaši kariéru. Zavolejte na rodinné setkání a vysvětlete svým dětem, že se musíte během pracovní doby soustředit - a požádejte svého manžela / manželku o ruku, aby se děti bavily a zaměstnávaly. Práce z domova se stává týmovým úsilím, když žádáte od každého, aby se podílel na tom, abyste zůstali produktivní.
Jedna rodina, kterou znám, používá „systém semaforu“. Rodič práce v domácnosti umístí na kancelářské dveře červený, žlutý nebo zelený kruh na základě toho, co se v ten den děje: zelená znamená vstoupit přímo, žlutá znamená požádat nejprve a červená znamená, že to nebude rušit. Díky tomu je produktivita pro děti velmi zábavná a snadno pochopitelná.
Ale i když nemáte děti, možná budete muset sdělit svou potřebu tichého pracovního prostředí svému významnému druhému. Pokud váš manžel / manželka nebo partner pracuje v tradičním prostředí, může se myšlenka domácí kanceláře zdát příležitostná, což vede k hluku a narušení, když se snažíte soustředit. Stanovte základní pravidla pro váš pracovní prostor, například klepání před příjezdem do vaší kanceláře nebo respektování klidného času mezi určitými hodinami.
5. Zůstaňte na úkolu
Kontrola vašeho e-mailu je nutností při telekomunikacích, zejména pokud jde o oblíbený způsob komunikace vašich kolegů. Neustálé klepnutí na tuto e-mailovou kartu však může bránit vlastním projektům a narušit pracovní postup.
Místo toho zavřete svůj e-mail, vypněte všechna telefonní upozornění a zkontrolujte své zprávy a sociální sítě pouze v určených časech po celý den. I když jste zkontrolovali každých 30 minut, stále byste zaznamenali nějaký pevný a nepřetržitý pracovní čas. Další možností, jak udržet čistou doručenou poštu a přestat se vyhýbat osobním zprávám, je vytvořit samostatnou e-mailovou adresu pouze pro práci a vynaložit úsilí odpovídajícím způsobem číst, třídit a odpovídat na korespondenci.
Pokud jste náchylní ke kontrole svých oblíbených webových stránek, když byste měli pracovat, zkuste použít LeechBlock, rozšíření, které vám umožní „zakázat“ weby s časovým odstupem mezi určitými hodinami - můžete dokonce nastavit „povolené“ časy odbavení, například jako pět minut Facebooku po 45 minutách práce. V současné době LeechBlock funguje pouze pro Firefox, ale jiné prohlížeče mají podobná rozšíření - WasteNoTime pro Safari a StayFocusd pro uživatele Chrome.
6. Použijte vyhrazený prohlížeč
Ve svém počítači mám dva různé prohlížeče: jeden pro práci a druhý pro příležitostné surfování. Příležitostný prohlížeč surfování je plný rozptýlení, od otevřených karet po záložky, e-mailová oznámení a zasílání zpráv. Když mám volný čas, používám svůj surfovací prohlížeč, abych mohl rychle zkontrolovat své oblíbené weby a spojit se s ostatními.
Na druhou stranu je můj pracovní prohlížeč téměř úplně holý. Udržuji si pouze záložky související s prací a vybavuji je pomocí aplikací a rozšíření, které mi pomáhají zůstat produktivní. Výsledkem je schopnost přístupu k internetu bez rozptylování vtipnými videi nebo zdroji sociálních sítí.
7. Získejte pořádek
Když pracujete z domova, může být vaše práce skutečně stresující. Najednou bojujete mezi domácím a pracovním životem a stísněný plán může narušit váš pracovní postup. To znamená, že musíte udělat vše pro optimalizaci a organizaci vaší domácí kanceláře.
Organizace před tím, než si někdy sednete za stolem, vás může po celý den méně stresovat a zvýšit produktivitu. Jednou z mých oblíbených aplikací pro pořádání je Evernote, aplikace pro iOS, Android a Windows. Umožňuje vám udržovat nápady, poznámky, obrázky a připomenutí na jednom místě, což je ideální pro ten „eureka“, když jste mimo svůj stůl.
Udržování čisté kanceláře také velmi napomáhá k tomu, abyste zůstali na špičkách. Organizováním a podáváním volných papírů budete trávit méně času jejich hledáním, až přijde čas, kdy je budete potřebovat. Registrační skříňka stojí kolem 50 $ a více než vám zaplatí zpět v ušetřeném čase a zvýšené produktivitě. Také vaše pracovní prostředí je mnohem příjemnější.
8. Vytvořte nastavené hodiny
Není vždy snadné jasně vymezit váš domácí život od pracovního života, když je váš počítač vzdálen jen pár metrů. Nejlepší způsob, jak se vypořádat s vyhořením práce, je vytvořit rozvrh. I když může být nemožné zcela ignorovat vaši práci po hodinách - zejména pokud pracujete jako nezávislý pracovník a máte přísné termíny - vždy můžete upřednostnit. Nastavte pravidlo, že vaše pracovní doba je od 9:00 do 17:00 a poté odpovíte pouze na naléhavé e-maily.
Pokud vaše práce vyžaduje, abyste sledovali své hodiny, může být velkou pomocí aplikace, jako je Toggl. Všímá si času, který jste pracovali, a umožňuje vám zasílat aktualizace a časové listy svým nadřízeným. Ale i když nemusíte předávat své hodiny, může to zvýšit vaši produktivitu tím, že vám dá vědět, jak dlouho jste strávili na projektu a kolik času jste strávili surfováním na webu.
Nezapomeňte, že při plánování pracovního plánu byste také měli plánovat přestávky a jídla. Jsou nedílnou součástí zachování vašeho zdravého rozumu. Ranní pauza, polední jídlo a odpolední pauza - i když je to jen pro zpětný chod a navštěvování vašich oblíbených webových stránek - vám může pomoci soustředit se a vyhýbat se tomu, aby se vám při práci pracovalo..
9. Jíst v kuchyni
Když pracujete doma, může se vám zdát, že se při jídle cítíte jako neosvobození, ale zjistím, že pokud si u počítače nechám lehké občerstvení, brzy ho rozptýlí jídlo. Protože je téměř nemožné, abych pracoval, zatímco jedna ruka dopravuje jídlo k mým ústům, obvykle ho používám jako výmluvu, abych přestal pracovat a místo toho surfoval..
Vaše nejlepší sázka je udělat z vaší domácí kanceláře zónu bez jídla. Udržujte láhev s vodou nebo šálek kávy po ruce pro rychlé doušky, ale nechte hlavní jídlo v kuchyni nebo jídelně. Tímto způsobem získáte zaslouženou přestávku, ale až budete zpátky u svého stolu, jste připraveni začít pracovat.
10. Investujte do sluchátek
Před pár lety mi manžel dostal na Vánoce pár sluchátek potlačujících hluk. Neuvědomil jsem si, až jsem je začal nosit pro práci, jaký byl přemýšlivý a neocenitelný dárek.
Pomyslete na všechny domácí zvuky, které mohou narušit vaši koncentraci. Vyzváněcí telefon, hlasitý televizor, hraní dětí, zvonek a dokonce i pravidelné konverzace mohou způsobit, že ztratíte myšlenkový směr nebo budete frustrováni. A protože není možné (ani spravedlivé) očekávat, že se veškerý hluk během práce jednoduše zastaví, jsou sluchátka potlačující hluk další nejlepší věc.
Vyzařují frekvenci, která pomáhá tlumit běžné domácí zvuky, a jsou zvláště efektivní, když jsou spárována s hudbou. Obdobně může být White Noise Lite také záchranářem. Stačí kliknout na zvuky oceánu a lépe se soustředit na práci, když jste v „zóně“. Sluchátka také fungují jako skvělý indikátor pro moji rodinu - pokud jsou zapnutá, znamená to, že maminka pracuje a neměla by se obtěžovat..
11. Použijte sdílení souborů založené na cloudu
Telekomunikace může znamenat neustálé sdílení souborů mezi vaším domovem a kancelářemi vaší společnosti. I když je možné posílat e-maily sem a tam, přílohy se mohou v náhodném pořadí ztratit, zejména pokud pravidelně aktualizujete kopie.
Vynikajícím řešením je cloudová služba sdílení souborů, jako je Dropbox, Disk Google nebo Trello. Díky možnosti aktualizace v reálném čase sdílení souborů téměř úplně eliminuje problém práce se zastaralými dokumenty. Můžete dokonce přepsat minulé soubory, abyste snížili zmatek a umožnili tak svým kolegům, šéfům nebo klientům přístup. Také udržuje vaši doručenou poštu bez velkých souborů, které zabírají značné místo.
12. Udržujte bezvadný kalendář
Být přítomen celý den může znamenat spoustu multitaskingu, jako je například pobídka dětí k schůzkám nebo utrácení obědové hodiny po telefonu. Pevné kalendáře vám pomohou vyhnout se nadměrnému plánování a dvojité rezervaci. Používejte Microsoft Outlook, Worktime pro iOS nebo My Work Schedule pro Android - nebo jednoduše kalendář ve vašem smartphonu.
Navíc, pokusit se synchronizovat s kolegy a klienty může být bolest, když spolu nepracujete ve fyzické kanceláři. Nastavte schůzky se sdíleným kalendářem Google a můžete se přihlásit a vybrat si časový úsek, který bude vyhovovat všem. Můžete také odesílat pozvánky a potvrzení.
13. Požádejte o pomoc
Nemusíte to dělat všechno sám. Najměte si hlídání dětí pro své děti, nebo zvažte pomoc asistenta nebo hospodyně, která vám pomůže snížit rozsah vašich povinností a udržet vás v soustředění. Vždycky si najímám pomocníka matky na pár hodin každý den v létě, když moje děti chodí do školy. Dostávám nějaký nepřetržitý pracovní čas a mé děti dostávají zvláštní pozornost, kterou potřebují.
Ať už máte děti, nebo létáte samostatně, práce z domova znamená, že vám neustále připomínají všechny domácí práce, které musíte udělat, a do tradiční kancelářské práce přidáváte vrstvu stresu. Pokud máte pocit, že zaostáváte, požádejte svého partnera, aby se zapojil a převzal odpovědnosti, které vás nejvíce rozptylují. Můžete být produktivnější, pokud se 100% soustředíte na práci, spíše než na špinavé nádobí v dřezu nebo pochůzky, které potřebujete spustit.
14. Vypadni a socializuj se
Je opravdu snadné se prakticky přilepit na kancelářskou židli, zejména když se nachází v blízkosti vaší kuchyně a postele - ostatně, co ještě potřebujete? Je však důležité, pokud pracujete doma, že se snažíte vystoupit z domu a pravidelně se stýkat.
Ať už se účastníte kancelářského oběda, jdete na pracovní veletrh nebo průmyslovou konferenci, nebo dokonce setkáte se skupinou dalších profesionálů z domova, můžete být produktivnější poté, co strávíte nějaký čas mimo práci. A co víc, můžete si vyzvednout tipy a nápady od jiných profesionálů, jako jste vy.
Pokud máte pocit, že jste příliš zaneprázdněni na to, abyste se dostali ven z domu a spojili se s ostatními, považujte to za součást práce a tužku včas od svého stolu jako schůzku. I když to jen míří do posilovny na půl hodiny, budete se pravděpodobně cítit mnohem lidštější, když budete mít pauzu, vyjdete ven a budete mluvit s lidmi během dne.
Závěrečné slovo
I když práce doma má mnoho výhod, může být jistě obtížné, pokud nejste připraveni na její výzvy. Testováním vod a viděním, co vám opravdu pomůže udržet vás na správné cestě a úkolu, můžete z koncertu doma udělat životaschopnou kariéru - která nabízí to nejlepší z profesionálního i osobního světa.
Pracujete z domova? Jaké jsou vaše nejlepší tipy pro produktivitu?
