5 kroků k řešení problémů - procesy a strategie pro úspěch

Schopnosti řešit problémy se samozřejmě u jednotlivých jedinců značně liší - někteří z nás vynikají v řešení zastřešujících dilemat, zatímco jiní jsou více zběhlí v přijímání základních každodenních rozhodnutí. Vědci v Centru pro výzkum učení a výuky na Michiganské univerzitě se domnívají, že problémy s řešením problémů pramení z následujících dvou problémů:

Nepřesnost ve čtení. Nesprávná interpretace problému může vycházet z jeho vnímání, aniž by se soustředila na jeho význam. Může to také vyplývat ze čtení neznámých slov, přehlížení důležitých skutečností a předčasného řešení. Zjednodušeně řečeno, mnoho lidí má problémy s přesným řešením problému na začátku a následně vyvine neadekvátní nebo nesprávná řešení.
Nepřesnost v myšlení. Antikové Řekové nazývali schopnost správně rozumět „logikou“. Dnes nazýváme tuto schopnost jako „pragmatismus“ - systém myšlení, který určuje význam, pravdu nebo hodnotu. Špatná rozhodnutí vyplývají z nejasnosti, takže v procesu řešení problémů jsou brány v úvahu irelevantní informace. Někdy usilujeme o řešení, která nesplňují naše zamýšlené cíle, nebo nedokážeme rozdělit složité problémy na srozumitelné části, když nás časová omezení nutí k předčasným rozhodnutím.

Každý z nás činí každý den rozhodnutí, která ovlivňují naše štěstí, kariéru a spokojenost se životem. Naučením a procvičováním dovedností osvědčených řešitelů problémů - a provedením nezbytných kroků - můžete posílit svou sebeúctu, omezit mezilidské konflikty a snížit celkový stres.

1. Definujte problém

Úplné pochopení problému před vývojem možných řešení je zásadní. Některé problémy se zdají jednoduché - rozhodování o tom, co jíst k snídani, co nosit do práce, ať už se chystáte hromadně přepravit nebo řídit - a jejich řešení má zřídkakdy skutečný dopad na náš život. Další problémy jsou neuvěřitelně složité a mají dlouhodobé důsledky: výběr povolání, kterého se rozhodneme vzít, nebo zda se věnovat pokročilému vzdělání.

Problémy jsou dále komplikovány emocemi a tím, zda implementaci řešení vnímáme jako bolestivou nebo příjemnou. Skutečnost, že mnoho našich rozhodnutí má důsledky daleko do budoucnosti, vede k otálení a další složitosti.

Způsob, jakým přemýšlíme nebo definujeme problém, může mít za následek zmeškané příležitosti, neadekvátní nebo nestálá řešení, zbytečné náklady, ztrátu času a pokračující frustrace a stres. Příkladem toho je, když problémy zjednodušujeme hledáním jednoduchých, krátkodobých nebo krátkodobých řešení, přičemž zanedbáváme dlouhodobé důsledky..

Například spěchaný rodič, který potřebuje večeři, může běžet do obchodu na noční jídlo a může toto chování opakovat několikrát týdně. Při hledání krátkodobého řešení (dnes večer na večeři) a opomíjení dlouhodobějšího řešení (předem připravte jeden velký, dobře naplánovaný výlet s potravinami), ztrácí čas, plyn a úsilí a zabývá se opakovanou frustrací..

Obvykle existuje řada rozhodnutí a opatření, která můžeme podniknout k vyřešení problému, z nichž každý má jiné krátkodobé a dlouhodobé účinky, které je třeba vzít v úvahu. Rozšíření definice problému poskytnutím více podrobností může stimulovat kritické myšlení a vést k mnoha často inovativním řešením. Lepší řešitelé problému vědí, že kladení více otázek před pokusem o nalezení řešení obecně přináší lepší výsledky.

Důležitost přesného popisu

Charles Kettering, vedoucí výzkumné divize General Motors v letech 1920 až 1947, prohlásil: „Dobře uvedený problém je problém, který byl vyřešen napůl.“ V článku z roku 2012 v recenzi Harvard Business Review se uvádí: „Dobře definované problémy vedou k průlomovým řešením.“ Autoři se domnívali, že většina společností a jednotlivců není dostatečně přísná při definování problémů, které se snaží řešit, a uvádí, proč je řešení důležité.

Například čištění alaskánského pobřeží po ropné skvrně Exxon Valdez z roku 1989 stálo drasticky více, než se očekávalo, a dokončení trvalo déle než 20 let, zejména v důsledku nezohlednění, že ropa v subarktických vodách je sirupovitá. Díky nízké viskozitě kapaliny bylo čerpání do pobřežních sběrných stanic nesmírně obtížné.

Jakmile byl problém rozšířen z „čištění oleje“ na „viskozitu materiálů“, navrhl chemik v cementářském průmyslu řešení, které by vibrovalo zmrazený olej v člunech při jeho čerpání a udržovalo jej v tekutině. V důsledku toho bylo vyčištění urychleno potenciálními úsporami milionů dolarů.

Použití metody Kipling k definování problémů

Prvním krokem při řešení jakéhokoli problému je jasné a stručné prohlášení - to, co zastánci nazývají „prohlášení o problému“. Metoda Kipling, pojmenovaná po básni Rudyarda Kiplinga z roku 1902 ve své knize „Just So Stories“, je jedním z populárnějších systémů pro definování problému. Někdy se tomu říká systém „Pět W a jeden H“, novináři jej často používají ke sdělování skutečností o situaci.

Báseň vyzdvihuje šest komponent potřebných k řádnému vyřešení problému:

Co je problém?
Proč opravuje problém jako důležitý?
Když vznikl problém? Kdy je třeba to vyřešit?
Jak došlo k problému?
Kde je problém?
Kdo ovlivňuje problém?

Prohlášení o problému by mělo být co nejjasnější a nejúplnější. Například ubohý student zvažující, zda navštěvovat vysokou školu, může dojít k závěru, že „v nadcházejícím semestru nemůžu jít na vysokou školu.“ Toto rozhodnutí odráží spíše chybné prohlášení o nedostatku prostředků než rámec pro vývoj řešení, která mohou umožnit účast.

Lepším prohlášením o problému by mohlo být: „Já (kdo) nemám prostředky na úhradu školného a poplatků (co) následujícího semestru na UCLA (kde) do 1. září (kdy). Byl jsem propuštěn ze své letní práce a nemohu ušetřit tolik, jak jsem doufal (jak). V důsledku toho se můj titul a začátek mé kariéry odloží nejméně o šest měsíců (proč). “ Rozšířené prohlášení o problému by mohlo vést k dalším řešením, jako je hledání stipendií, půjčování finančních prostředků, navštěvování jiné vysoké školy za nižší školné, práce na částečný úvazek při školní docházce, snížení dalších výdajů na záchranu nebo kombinace všech.

2. Vyvíjejte alternativní řešení

Běžnou překážkou úspěšného řešení problémů je naše spoléhání se na předchozí zkušenosti, zejména ty, které se zdají být podobné naší současné situaci. Podle psychologa G. Stanleyho Hall jsou lidé většinou stvořeními zvyku a naše činnosti a rozhodnutí jsou často automatické reflexy založené na našich osobních předsudcích, stereotypech a historii..

Mnoho vědců se domnívá, že zvyk je přirozeným důsledkem evoluce, kompromisem mezi obrovským energetickým požadavkem mozku - mozky představují méně než 2% tělesné hmotnosti člověka, ale spotřebují až 20% našeho kalorického příjmu - a přežití . Běh z vrčení neviditelného lva nepochybně zachránil více našich předků než čekal na potvrzení jeho přítomnosti.

Tato tendence aplikovat stejnou zkušenost na každý problém bohužel může vést ke špatným rozhodnutím. Jak řekl americký psycholog Abraham Maslow: „Pokud máte pouze kladivo, vidíte každý problém jako hřebík.“

S výjimkou matematických nebo faktických otázek má několik problémů jediné řešení. Lepší řešitelé problémů používají řadu strategií k vývoji více řešení před přijetím rozhodnutí. Protože optimální řešení je obvykle objeveno porovnáním alternativních výsledků, je výhodné teoretizovat více možností a jejich výsledky.

Techniky vývoje více řešení jednoho problému

Během této fáze je cílem vygenerovat co nejvíce možných řešení, aniž by bylo třeba zvážit, zda jsou realistická, praktická nebo efektivní. Mezi užitečné techniky pro rozbití starých zvyků myšlení patří:

Analogie. Zvažte podobné problémy z minulosti a přizpůsobte jejich řešení aktuální situaci. Například společnost, která usiluje o uvedení nového softwarového produktu na trh, by mohla zvážit zavedení běžné taktiky průmyslového marketingu - doprovod celebrit, nízké úvodní ceny nebo národní reklamu - k zavedení produktu..
Brainstorming. Tato technika vyžaduje, aby jste vypnuli interní cenzor a vytvořili co nejvíce řešení problému, jakkoli je to možné, bez ohledu na to, jak dalece přitahováno. Často nazývaná „kreativní myšlení“ nebo „myšlení mimo krabici“, mohou výjimečná řešení vyplynout z kombinace, rozšíření a zlepšení původních myšlenek. IDEO, oceňovaná designérská a vývojová firma v Silicon Valley, připisovaná takovým produktům, jako je původní myš Apple, matrace Tempur-Pedic a revoluční PillPack, spoléhá na brainstorming nových nápadů..
Rozděl a panuj. Rozdělte velký, komplexní problém na menší řešitelné problémy. Například cíl NASA umístit člověka na Měsíc v šedesátých letech byl dosažen současným řešením jednodušších inženýrských problémů, od toho, jak naskládat dvě nebo více raket na sebe (vícestupňové), až po výběr a výcvik astronautů..
Analýza průměrů. Začněte s požadovaným výsledkem a postupujte zpět kritickými kroky nezbytnými k dosažení vašeho cíle. Například přijetí propagace obvykle vyžaduje kladné doporučení od nadřízeného. Nadřízení však obvykle hodnotí kandidáty podle jejich záznamů o předchozích úspěšných úkolech. Mít příležitost pracovat na úkolu závisí na důsledné docházce zaměstnanců a pracovních návycích atd., A tak dále, a to až do dosažení výchozího bodu vaší analýzy..
Analýza kořenových příčin. Spíše než se zaměřením na problém, zaměřte se na příčinu problému. V dřívějším příkladu úniku ropy byl problém původně považován za prodloužený čas a náklady na vyčištění. Hlavní příčinou však byla obtížnost rychlého čerpání hustého oleje do skladovacích zařízení.
Pokus omyl. Tam, kde čas není úvaha a změna je relativně jednoduchá na implementaci, zvažte zkuste vše, dokud nedosáhnete optimální strategie. Poučení z našich chyb jsou často cennější než poučení z našich úspěchů. Jak řekl Thomas Edison, když mluvil o svém vynálezu elektrické žárovky, „nezklamal jsem. Právě jsem našel 10 000 způsobů, které nefungovaly. “

Čas potřebný k vývoji více řešení by měl být úměrný rozsahu problému a jeho dopadu. Současně je snaha vyvinout řešení pro větší výběr zřídka účelná, zejména po delší době úsilí. Pokud jste spokojeni s tím, že jste vyčerpali možnosti, je čas zhodnotit možná řešení.

3. Vyberte Optimální řešení

Kritické myšlení je proces konceptualizace, aplikace, analýzy, syntézy a hodnocení informací, které vedou víru a jednání, podle Nadace pro kritické myšlení. Jedná se o naučený proces, jehož cílem je zabránit předpojatosti, zkreslení, předsudkům a nekonzistentnosti a je zásadní pro účinné řešení problémů. K vyhodnocení potenciálních řešení problému a určení toho, které by s největší pravděpodobností přineslo nejlepší celkový výsledek, je nutné kritické myšlení.

Odstraňte zjevně neefektivní řešení brzy

Některá, pokud ne mnoho, z dříve vyvinutých alternativních řešení jsou nepraktická nebo nemohou být implementována, protože jsou příliš drahá, vyžadují příliš mnoho času, vyžadují nedostupné zdroje nebo přinášejí nejisté výsledky. Hodnocení takových zjevně nevhodných rozhodnutí je ztráta času a energie a pokud je to možné, mělo by se jim vyhnout.

Naopak vaše předběžné prověřování možných řešení může přinést další informace a vést k nesporné nejlepší volbě, což eliminuje potřebu další analýzy. Jeff Bezos, zakladatel Amazon.com, tvrdí, že ve významných objevech nebo skokech nad konvenční myšlení vždy existuje prvek serendipity - štěstí a štěstí -.

Vytvořte rozhodovací matici pro hodnocení

Při řešení nejsložitějších problémů existuje zřídka jediné řešení, které splňuje všechna kritéria - ta nejlepší splňují nejdůležitější kritéria s minimálním negativním důsledkem nebo dopadem na další faktory. Podle Mind Tools je rozhodovací matice vynikajícím nástrojem pro vizuální pochopení rozdílů mezi alternativními řešeními, pokud neexistuje jasná nebo jediná volba. Potenciální volby mohou být řazeny podle stupně, že splňují kritéria pro nejlepší výběr.

Zde jsou některé faktory, které by se mohly při analýze možných řešení vzít v úvahu:

Účinnost. Do jaké míry řešení řeší problém?
Praktičnost. Je řešení realistické z hlediska dostupných zdrojů a možností?
Včasnost. Splní řešení kritické termíny nebo časové rámce?
Výdaje. Co bude řešení stát náklady na zdroje a úsilí?
Riziko. Jaké jsou důsledky - dobré a špatné?
Ovladatelnost. Lze výsledky měřit?

Každý faktor by měl být vážen na stupnici od 0 do 10 pro důležitost v konečném řešení, přičemž 10 je nejlepší hodnocení a 0 nejhorší hodnocení. Například jedno řešení může problém zcela vyřešit („10“ účinnosti), zatímco jiné řeší většinu problému („7“). Podobně může jedno řešení vyžadovat nízké nebo žádné náklady („10“) nebo vyžadovat vysoké náklady („0“)..

Posledním krokem při vytváření matice je stanovení relativní důležitosti každého faktoru v konečném roztoku pomocí procent, takže celková váha se rovná 100%. Účinnost může mít například hodnocení 50%, zatímco včasnost je 10%. V takových případech může být vyplněná matice rozhodování podobná následující ilustraci:

Vyberte nejlepší řešení pomocí dostupných informací

Pokud se řešení s nejvyšším hodnocením intuitivně nezdá být nejlepším, znovu zvažte své počáteční vážení a hodnocení. Nepohodlí, které cítíte, může být známkou toho, že některé faktory jsou pro vás důležitější, než jste si původně mysleli. V takovém případě je přehodnoťte a znovu zvažte. Uvědomte si, že nízké skóre v jednom faktoru může stačit k tomu, aby se zahodilo jako řešení. Například vysoké náklady mohou stačit k tomu, aby řešení bylo nepřijatelné.

4. Implementujte optimální řešení

Jakmile se rozhodnete pro nejlepší řešení vašeho problému, je čas jednat. Uvědomte si, že implementace nemusí jít hladce, zejména pokud řešení závisí na spolupráci ostatních lidí. Prakticky každé rozhodnutí vyžaduje změnu současného stavu a, jak psal Niccolo Machiavelli v roce 1532, „není nic těžšího vzít v ruce, nebezpečnější chování nebo nejistější úspěch, než převzít vedení v úvodu“ nového řádu věcí. “ Tendence lidí odolávat změnám je tak rozšířená, že konzultanti pro řízení změn pravidelně vydělávají šest a sedmimístný roční příjem.

Přestože je důležité co nejrychleji realizovat řešení kritických problémů, je také rozumné rozpoznat překážky, které se pravděpodobně objeví, a vyvinout odpovídající strategii k překonání odporu. Zde jsou některé běžné překážky, které se mohou v podnikatelském prostředí změnit:

Pohybuje se příliš rychle. Spíše než přímý odpor, lidé častěji hledají zpoždění tím, že žádají o více informací, zvažují jiné alternativy nebo prosí o nedostatek zdrojů.
Implementace trvá příliš dlouho. Řešení je příliš malé, příliš pozdě.
Nedostupné. Náklady jsou příliš vysoké nebo odpoutají od jiných důležitých investic.
Nedostatečný. Vaši lidé jsou příliš zaneprázdněni nebo nemají školení na implementaci řešení.
Zákazníkům se to nebude líbit. Ztratíte podíl na trhu vůči konkurentům, zvýší se stížnosti zákazníků nebo utrpí zákaznický servis.
Negativní důsledky nejsou známy. Co když řešení nefunguje nebo způsobí ztrátu podnikání?
Řešení nebude fungovat. Analýza problému je vadná, byla příliš unáhlená nebo nezohlednila potřebné prvky.

Nebojte se konfrontovat námitky ostatních nebo sebe. S ostatními odpovězte na otázky fakticky, zdvořile as co největším počtem informací. Soustřeďte se na řešení problému, nikoli na osobnosti zúčastněných.

Pokud je vznesena legitimní námitka nebo řešení, které dosud nebylo zváženo, buďte připraveni odložit implementaci, dokud nebude možné ji prozkoumat. Pokud své rozhodnutí na základě obdržených námitek znovu zváží, rychle to prozkoumejte a svá zjištění oznámte všem zúčastněným. Nemejte pýchu na autorství řešení, ale na proces určení nejlepšího řešení.

5. Věřte své analýze

Pokud jste důsledně dodržovali kroky k lepšímu řešení problému, věřte, že vaše práce je dokončena a dosáhli jste nejlepšího řešení. Velká část odporu, se kterým se setkáte, je pravděpodobně způsobena strachem a nedostatkem informací, spíše než skutečnou námitkou proti navrhovanému řešení.

Komunikováním vašeho procesu můžete převést naysayers a plot-sitters na svůj způsob myšlení. Buďte transparentní a nebranní a uznávejte, že jejich obavy a námitky jsou přirozené a pravděpodobně nastanou ve většině situací zahrnujících změnu.

Pokud byla do procesu zapojena skupina s cílem dospět k optimálnímu řešení, identifikujte klíčové spojence, kteří mohou pomoci přesvědčit ostatní, že řešení je spolehlivé, na základě všech dostupných informací. Mít sponzory nebo „šampióny“, kteří pomáhají přesvědčit ostatní, je vždy dobrou strategií při provádění obtížné nebo kontroverzní změny..

Výsledky monitorování - zpětná vazba

Přes vaše nejlepší úsilí, některá řešení nefungují podle plánu. Existuje mnoho důvodů: nezohlednění všech faktorů, nedostatek dostupných informací, nezamýšlené zkreslení nebo nesprávné vnímání nebo změna základních podmínek ovlivňujících problém nebo řešení. Žijeme v nejistém světě, takže existuje zřídka odpověď zaručená, že bude vždy pravdivá nebo účinná.

Skvělé produkty a společnosti rostou procesem integrace a neustálých inovací. Neustálým sledováním výsledků, jejich porovnáváním s očekáváním a následným přizpůsobováním svých akcí k lepšímu dosažení zamýšleného výsledku - jinak známého jako „zpětnovazební smyčka“ - si můžeme být jisti, že řešení zůstanou platná a přinášejí požadované výsledky..

Podle Wired jsou smyčky zpětné vazby to, jak se učíme, ať už je nazýváme pokusem a omylem nebo opravou kurzu. Byly důkladně prozkoumány a validovány v psychologii, epidemiologii, vojenské strategii, environmentálních studiích a ekonomii a jsou běžným nástrojem v plánech atletického výcviku, strategiích koučování výkonných osob a řady programů na zlepšení sebe sama. Elon Musk, vynálezce, podnikatel a generální ředitel společnosti Tesla Motors tvrdí, že je důležité mít zpětnou vazbu, kde neustále přemýšlíte o tom, co jste udělali a jak byste to mohli dělat lépe..

Jak vyplývá z implementovaného řešení, je důležité sbírat data a určit, zda jsou důsledky tak, jak byly původně zamýšleny. Pokud dojde k neočekávanému negativnímu výsledku nebo výsledku, který nesplňuje očekávané parametry, lepší řešitelé problémů opakují kroky k řešení problémů a podle potřeby provádějí úpravy..

V mnoha případech jsou úpravy malé a lze je rychle implementovat. V některých případech je však nezbytná nová strategie nebo řešení, což znamená obnovení problému s informacemi získanými z implementace.

Závěrečné slovo

Řešení problémů není vrozená schopnost, ale získaná dovednost. Ken Watanbe, bývalý konzultant společnosti McKinsey a autor knihy „Řešení problémů 101“, učí, že praktikováním dovedností zaměřených na řešení problémů se rozvíjí myšlení, které vede lidi k tomu, aby vychovávali to nejlepší samy o sobě a pozitivně formovali svět. Učení a používání správných dovedností se může stát zvykem, usnadnit řešení problémů a zmocnit každého z nás, aby zlepšil svůj život a světy.

Pamatujte, že každý čelí problémům, velkým i malým, každý den, které je třeba vyřešit. Tyto kroky mohou vést k lepším rozhodnutím a šťastnějšímu životu. V mnoha případech to není problém, který vytváří nejvíce stresu, ale důsledky špatného řešení.