Jak napsat a distribuovat tiskovou zprávu, která přináší výsledky

Mnoho tiskových zpráv však tisk nikdy nepoužívá, protože buď nejsou vhodné pro konkrétní publikaci, nebo neobsahují žádné zajímavé zprávy. Pokud se pokusíte šířit slovo o vaší organizaci nebo události, je důležité porozumět tomu, jak vytvořit tiskovou zprávu, která vás upozorní - a dosáhnout požadovaných výsledků.

Součásti efektivní tiskové zprávy

Chcete-li zvýšit šance, že se vaše společnost objeví v médiích, pište o tématech, která mají přímý a pozitivní dopad na komunitu. Pokud se například vaše společnost rozšiřuje, nezapomeňte se zaměřit na to, jak rozšíření vytvoří pracovní místa. Nebo pokud se vaše společnost účastní fundraiserů pro místní charitu, zvýrazněte to ve své tiskové zprávě a vyzvěte komunitu, aby podpořila příčinu.

Dále je nezbytné zahrnout následující:

1. Okouzlující titulek
Chcete-li upoutat pozornost novináře, je důležité napsat vynikající nadpis. Úlohou nadpisu je nakonec povzbudit novináře nebo jiné mediální profesionály, aby pokračovali ve čtení vaší tiskové zprávy. Proto vždy používejte aktivní hlas v nadpisu, nikoli pasivní. Například „Expanze společnosti zvyšuje místní zaměstnanost o 500%“ je účinnější než „Společnost prodlouží West End of Factory o 2 000 stop.“

2. Poutavé vedení
Jakmile upoutáte pozornost novináře poskytnutím tématu, které by publika publika i redaktora našlo zajímavé, je nezbytné udržet novináře v interakci. Za tímto účelem napište olovo (začátek tiskové zprávy) tak, aby upoutalo srdce nebo mysl vašich čtenářů. Nezapomeňte co nejdříve odpovědět na otázky „kdo“, „co“, „kde“ a „proč“. Mějte také na paměti, že v tomto bodě nemusíte nabízet podstatné množství podrobností - to přijde později.

3. Citace
Chcete-li dát své tiskové zprávě více obsahu, zahrňte doprovodné citace od jednotlivců a skupin diskutovaných v rámci této zprávy. Například, pokud vaše malá firma pořádá událost, která získává peníze na konkrétní charitu, uveďte citace od osob s rozhodovací pravomocí - a pokud možno, uveďte citace od lidí, kteří budou přímo ovlivněni fundraiserem. Krátké rozhovory provedené prostřednictvím e-mailu nebo telefonu by měly stačit k shromáždění všech nabídek, které potřebujete.

Ujistěte se, že citace, které používáte, jsou inteligentní a podporují cíl tiskové zprávy. Pokud navíc v uvozovkách jsou gramatické chyby, ujistěte se, že tyto chyby opravíte, aniž byste změnili kontext.

4. Kontaktní informace
Nezapomeňte do tiskové zprávy uvést přesné kontaktní informace, aby se novináři mohli s vámi nebo vaší organizací spojit s dotazy. Zahrňte také kontaktní informace zaměřené na zákazníky, aby si mohli zakoupit váš produkt nebo službu. Ke konci tiskové zprávy poskytněte informace o sobě nebo své společnosti ohledně pozadí, mise a služeb.

5. Fakta, statistika a potvrzení
Chcete-li dát vaší tiskové zprávě podstatu, začleňte do své tiskové zprávy podpůrné statistiky od renomovaného zdroje. Například uveďte citace od generálního ředitele vaší společnosti, odborného obchodního analytika nebo dokonce spokojeného spotřebitele.

6. Ekonomické použití slov
Novináři mají omezený čas, takže mějte své tiskové zprávy stručné a k věci. Pokud navíc můžete použít pět slov namísto osmi, řekněte něco, udělejte to a omezte velikost tiskové zprávy na přibližně jednu stránku. Novinář vám může vždy zavolat, pokud potřebuje další podrobnosti. Pokud si však přejete, můžete pro informaci přiložit informační přehled o své společnosti.

7. Přesnost a správná gramatika
Před odesláním tiskové zprávy na média se ujistěte, že jsou všechny informace přesné a neaktuální a že dokument neobsahuje gramatické chyby a pravopisné chyby. Je důležité, abyste vypadali profesionálně a spolehlivě - dostanete pouze jednu ránu, abyste udělali skvělý první dojem.

8. Profesionální fotografie
Ne všechny publikace mají schopnost osobně fotografovat vás nebo vaši organizaci. Proto je vynikající mít připravené fotografie v profesionální kvalitě pro vaše mediální kontakty. Tyto obrázky by měly být ve formátu jpeg a měly by mít velikost alespoň 5000 × 500 pixelů a 72 bodů na palec (DPI) pro online média - a vyšší pro tisk, což často vyžaduje, aby velikost obrázků byla 300 DPI.

Možnosti pro psaní tiskové zprávy

Existuje několik možností, pokud jde o výběr, kdo bude řemeslo vaší tiskové zprávy. Při posuzování následujících možností buďte upřímní při hodnocení schopností sebe a svých zaměstnanců, jakož i rozpočtu vaší firmy.

1. Napište to sami
Pokud jste si jisti svými PR a marketingovými schopnostmi psaní, napište si tiskovou zprávu sami. Koneckonců, nikdo nezná vaši firmu lépe než vy - a jaký lepší způsob je ušetřit?

2. Najměte si profesionální spisovatele
Pokud nemáte dovednosti nebo nemáte čas napsat tiskovou zprávu, vynikající alternativou je najmout někoho, kdo to pro vás napíše. Ujistěte se, že pracovat s spisovatelem, který má spoustu obchodních a marketingových zkušeností psaní. Aby bylo možné určit jeho úroveň zkušeností, vyžádejte si informace týkající se profesionálního zázemí a také požádejte o přímé vzorky. Udělejte to ještě o krok dále a potvrďte profesionální informace uchazečů kontrolou profilů LinkedIn nebo provedením vyhledávání Google.

Chcete-li najít spisovatele, požádejte kolegy o doporučení, zveřejněte inzerát na Craigslistu nebo na sociálních sítích nebo použijte vyhledávač. Sazby pro profesionální spisovatele na volné noze se mohou lišit od 50 do 500 USD na základě jeho úrovně zkušeností.

3. Práce s PR agenturou
Kromě psaní tiskových zpráv může PR agentura s vámi spolupracovat na vytvoření rozsáhlého plánu PR. Pokud však pracujete na omezeném rozpočtu, mnoho PR agentur bude mimo vaše cenové rozpětí. Obecně platí, že PR agentury pracují na měsíčním udržovateli a na základě smlouvy vyplní pro vás stanovený počet tiskových zpráv a dalších PR úkolů.

Menší PR agentury mohou účtovat méně než 1 000 $ měsíčně za stanovený počet služeb, včetně tiskových zpráv, zatímco větší butiková PR firma může účtovat až 10 000 $ měsíčně. Mějte však na paměti, že existují PR agentury, které pracují na základě projektu.

Jak propagovat vaši tiskovou zprávu

Propagace je klíčem k tomu, aby se vaše tisková zpráva dostala před pravé oči a na dostatečný počet psacích stolů, aby to mělo dopad.

1. Sestavte seznam mediálních kontaktů
Pokud jste typ do-it-sami, nebo pokud cílíte na místní média, můžete si snadno vytvořit svůj vlastní seznam mediálních kontaktů. Jednoduše si poznamenejte jméno, pozici a e-mail každého kontaktu s tiskovou zprávou a nezapomeňte tento seznam pravidelně aktualizovat, protože editoři často mění pracovní pozice ve společnostech.

Chcete-li odeslat tiskovou zprávu, jednoduše ji uvolněte e-mailem příslušnému editoru. Ujistěte se, že jste tiskovou zprávu a doprovodnou fotografii zahrnuli do těla e-mailu, nikoli jako přílohu. Chcete-li zvýšit šance na otevření vašeho e-mailu, uveďte nadpis tiskové zprávy do předmětu e-mailu.

2. Koupit adresář
Vynikající způsob, jak získat přístup k mnoha cíleným kontaktům, je zakoupením seznamu adresářů. V adresářích si můžete vybrat obecné nebo specializovanější kontaktní informace pro média. Ceny těchto adresářů se samozřejmě mohou výrazně lišit. Některé populární adresáře zahrnují Burelle's Media Directory (60 až 1 000 $) a adresáře Bacon's Information, Inc. (425 až 1 350 $).

3. Použijte službu distribuce tiskové zprávy
Společnosti jako PR Newswire a PRWeb mohou distribuovat vaši tiskovou zprávu za určitý stanovený poplatek, často v rozmezí od 100 do 500 USD. Tyto distribuční služby vytvářejí personalizovanou databázi médií a distribuují tiskové zprávy příslušným kontaktům.

Závěrečné slovo

Jakmile získáte pozornost médií, je důležité, aby byl váš podnik připraven na pozornost a možný příliv podnikání, který může vyplynout z pozornosti médií. Zajistěte si dostupnost, rychlé zpětné volání a jistotu, že máte dostatek personálu, šířku pásma a dostupný produkt. Pokud ne, novináři i patroni se mohou snadno stát frustrovanými a sdílet negativní informace o svých zkušenostech.

Poté, co konkrétní novinář spustí příběh o vás a vaší firmě, je důležité zůstat v kontaktu. Propagace není jednorázovou záležitostí a aby byla úspěšná, je ve vašem nejlepším zájmu pokračovat v zasílání zajímavých a relevantních tiskových zpráv a zasvěcených tipů do seznamu kontaktů..

Jaké další tipy můžete navrhnout pro vytvoření a distribuci úspěšné tiskové zprávy?