6 tipů pro správu podnikového času pro zvýšení produktivity

Zní to extrémně? Zvažte toto: Ve studii provedené společností Microsoft vědci zjistili, že pracovníci využili pouze asi 60% svého dostupného pracovního času. To znamená, že z pětidenního pracovního týdne byli produktivní pouze tři z těchto dnů. Nyní to aplikujte na svůj vlastní podnik. Pokud jsou časem peníze, jak byste se cítili vydělávat peníze jen 60% času, který strávíte v práci?

Teď mám vaši pozornost?

Realita je taková, že čas se snadno ztrácí, a pokud nemáte předem stanovenou představu o tom, jak jej utratíte, uběhne, než to vůbec znáte. Ale nedělejte si starosti - zde je šest tipů, které může každý majitel malých podniků využít k co nejlepšímu využití svého času.

Tipy pro správu času v malých firmách

1. Ignorujte svůj e-mail

Pravděpodobně to zní mnohem snadněji, než je to, protože většina lidí má tendenci kontrolovat své každých 5-10 minut. Ale pokud sečtete všechny minuty, které trvá, než budete neustále kontrolovat doručenou poštu a poté odpovědět, je snadné pochopit, proč je to tak časová ztráta.

Namísto toho, abyste byli ve svém e-mailu otrokem, podléhejte vaše časová omezení. Vynechejte dvě denní období, abyste mohli zkontrolovat a reagovat na všechny vaše zprávy. Bude to vyžadovat nějakou vážnou motivaci a disciplínu, ale umožní vám to věnovat více pozornosti a času dalším úkolům, které by jinak mohly být neustále přerušeny kontrolou e-mailu.

Pokud se obáváte, že se lidé urazí, jak dlouho vám trvá odpověď, nastavte automatickou odpověď, která lidem umožní vědět, že na odpověď potřebujete 10–12 hodin, nebo dokonce 24 hodin, pokud je to pro váš typ podnikání přijatelné..

2. Nepoužívejte více úkolů

V Psychonomický bulletin a recenze, odborníci ukázali, že pouze asi 2,5% lidí je schopno účinně provádět více úkolů a při každé činnosti se jim stále daří. Kromě toho Institut psychiatrie na londýnské univerzitě ukazuje, že IQ osoby klesne o 10 bodů, když jsou příliš stimulovány e-maily, texty a telefonními hovory.

Na druhé straně odborníci na řízení času odhadují, že zaměření na jednu věc současně zdvojnásobí produktivitu, pracovní výkon a výkon. A když provozujete malou firmu, může to znamenat rozdíl mezi úspěchem a neúspěchem. Přinutte se udělat jednu věc najednou nastavením hodin nebo časovače na určitou dobu a poté se zaměřte na jeden úkol, dokud nebude dokončen..

3. Nastavte cíle krok za krokem

Je to jedna věc pro stanovení cíle, a docela jiná pro stanovení podrobného cíle, kde kroky a přírůstky potřebné k jeho dosažení jsou nastíněny předem. Mnoho lidí si stanovilo obecné cíle a nikdy s nimi nesledovalo. Například pomyslete na miliony novoročních předsevzetí, která jsou stanovena každý rok. Problém s těmito typy cílů je v tom, že zatímco jsou to pěkné nápady, lidé prostě nevědí, jak je implementovat.

Chcete-li co nejlépe využít svůj čas ve svém podnikání, měl by být váš den tvořen řadou cílů, které mají konkrétní milníky. Například, pokud je vaším cílem získat pět nových zákazníků, měli byste si to promyslet a napsat všechny kroky, které budete muset udělat, abyste toho dosáhli. Rozdělením větších cílů na menší kroky budete moci efektivněji dosáhnout svých cílů, protože přesně víte, jaké kroky je třeba na této cestě provést. Plus, kdo nemá rád trochu pozitivní posílení? Vědomí, že jste dokončili určité kroky k dobytí svého cíle, může být velmi motivující.

Měli byste si stanovit cíle před obědem a po obědě, a ujistěte se, že ty nejdůležitější jsou naplánovány před obědem. Pokud víte, že nemůžete odejít k jídlu, dokud nebudou splněny vaše cíle, budete se pravděpodobně více soustředit na plnění úkolů a nedovolíte, aby vás někdo odvrátil.

4. Organizujte svůj čas a prostor

Je obtížné pracovat organizovaně, když je všechno kolem vás v chaosu. Studie provedená společností Esselte ukazuje, že 43% Američanů se považuje za neorganizovaných a že nedostatek organizace způsobuje, že zůstanou v kanceláři pozdě alespoň dvě noci v týdnu. Nemusí to tak být.

Organizační experti souhlasí s tím, že prvním krokem ke zvýšení produktivity je vyčištění a uspořádání vašeho prostoru. Odstraňte vše, co není nutné, a vytvořte systém pro věci, které jsou. Například použijte barevně označenou složku souborů pro položky, které jsou naléhavé, které mají být provedeny ten den, a další pro věci, které mohou počkat až zítra. Nebo pokud jste technik, využijte svůj skener a vytvářejte soubory na vašem PC nebo Blackberry pomocí stejného typu systému.

Bude nutné uspořádat nejen váš prostor, ale také čas. Mnoho lidí používá systém časového přírůstku, kde si ponechává určitý čas na to, aby dělalo věci na svém seznamu úkolů. Díky skvělým online nástrojům, jako je např. Ggg, který funguje stejně jako časovač vajec, můžete nastavit čas a poté upozornit, až bude připraven. Není nic jako závodit s hodinami, abychom splnili cíl pro ty z nás konkurenceschopnějších typů.

5. Dejte to do psaní

Je tu něco o závazku k písemnému plánu, který to nějak upevní ve vaší mysli. Zapsáním plánu činnosti pro daný den - včetně vašich cílů a podrobností o nich - budete vyzbrojeni plánem, který by vás měl během dne efektivně přenášet. Pořád budete stále konfrontováni s rozptýlením, ale pokud máte jasnou představu o tom, co musíte pro daný den splnit, pravděpodobně se dostanete zpět přímo ke splnění úkolu, namísto toho, abyste se bezcílně unášeli od jednoho úkol do dalšího.

Někteří odborníci se domnívají, že byste měli vytvořit tento seznam noc předtím. Tímto způsobem budete moci začít příští den plně připraveni, spíše než ztrácet čas rozhodováním o tom, jak přistupovat k úkolům, a přijít na to, co musíte udělat.

6. Proměňte své auto v kancelář

Pokud jste ten film viděli, Lincoln Lawyer, oceníte tento další, extrémnější tip. Připadá vám někdy, že byste si přáli udělat nějakou práci, když jedete mezi schůzkami nebo se pověsíte v autě a čekáte na zahájení schůzky? Místo toho, abyste ztráceli tento drahocenný čas, připojte k autu fax a kopírku a využijte čas k tomu, abyste dělali věci, které jsou nezbytné, ale často velmi nepohodlné, když jste na cestách. Podívejte se na přenosný fax, tiskárnu a skener GSM Possio Greta a nikdy nenechte svůj čas ztratit čas. Můžete také investovat do smartphonu nebo přenosného počítače s mobilní internetovou kartou, abyste byli vždy připojeni.

Závěrečné slovo

Staré přísloví „čas jsou peníze“ je založeno na pravdě, která se pravděpodobně nikdy nezmění. A pokud jste v podnikání pro sebe, nejjednodušší způsob, jak zvýšit svůj příjem, je věnovat pozornost tomu, jak trávíte svůj čas, a pak provést úpravy, které vám pomohou strávit lépe.

Pokud máte další návrhy, jak co nejlépe využít svůj pracovní čas, zveřejněte je níže.