10 jednoduchých způsobů, jak zlepšit vaše obchodní psaní dovedností

Nyní přemýšlejte o tom, kolik času jste zbytečně zkusili rozluštit e-mail nebo zprávu, která je špatně napsaná. Čtení je nejen frustrující a nepříjemné, ale špatné psaní může také vést k vážným nesprávným komunikacím, ztraceným příležitostem nebo dokonce nehodám na pracovišti..

Jde o to, že dobré dovednosti psaní jsou cenné v mnoha ohledech. A kdybyste si našli čas na vylepšení, mohli byste během své kariéry vyplatit značné dividendy. Pojďme se podívat na několik technik, které můžete použít ke zlepšení vašich obchodních dovedností psaní.

Hodnota solidních dovedností psaní

Dobré psaní je pro pracovníky zásadní z mnoha důvodů.

Zaprvé, být dobrým spisovatelem vám pomůže vystoupit z davu a zlepšit vaše šance na povýšení nebo zvýšení. Může to pomoci přesvědčit vašeho šéfa, aby podnikl kroky k projektům a nápadům, které vás zajímají. Díky dobrému psaní budete vypadat inteligentnější, důvěryhodnější a profesionálnější. Pomáhá předcházet nejasnostem a nesprávnému výkladu, buduje důvěru a vztahy s kolegy a získává klienty.

Dobré psaní je zvláště důležité kvůli našemu častějšímu využívání sociálních médií. Všichni jsme viděli profesionály na Twitteru, LinkedIn nebo Facebooku chybně hláskovat slova nebo používat slovo nesprávně. Nejenže je to trapné, když se vám to stane, ale také to může ovlivnit vaši pověst a důvěryhodnost v budoucnosti.

Vaše psaní je jedním z primárních médií, ve kterých budete po celý život posuzováni. E-maily, texty a zprávy, které denně zasíláte, jsou fyzickou reprezentací a záznamem vy. V průběhu času tyto reprezentace budují vaši reputaci a ovlivňují vztahy, které potřebujete k prosperitě ve vaší kariéře.

Vaše psaní komunikuje vaše myšlenky, a je důležité, aby tyto myšlenky byly zprostředkovány co nejjasnějším a nejvýraznějším možným způsobem.

Kurt Vonnegut řekl: „Proč byste měli zkoumat svůj styl psaní s myšlenkou na jeho zlepšení? Udělejte to jako projev úcty pro své čtenáře, ať už píšete cokoli. “

Ať už jste podnikatel, který potřebuje napsat skvělou tiskovou zprávu, manažer psát každodenní e-maily rušnému týmu, nebo někdo, kdo hledá nové zaměstnání a potřebuje napsat vítězný průvodní dopis, musí být dobré komunikační dovednosti nezbytné. V životě záleží na slovech a budete vědět, jak je efektivně využívat.

Jak zlepšit své dovednosti psaní

Skvělé psaní vyžaduje čas a praxi. Jak ikonický podnikatel David Ogilvy řekl: „Dobré psaní není přirozený dárek. Musíte se naučit psát dobře. “

Existuje několik způsobů, jak můžete rychle vylepšit své vlastní psaní.

1. Přemýšlejte, než začnete psát

Než začnete psát cokoli, zastavte se a přemýšlejte o tom, co chcete a co potřebujete říct. Zeptejte se sami sebe: „Co potřebuje tato osoba vědět nebo porozumět po přečtení tohoto e-mailu?“

Můžete také použít „5 Ws + H“, které všichni novináři používají při tvorbě své práce:

• Kdo: Kdo je moje publikum?
• Co: Co potřebují vědět?
• Když: Kdy to platí, kdy se to stalo, nebo kdy to potřebují vědět?
• Kde: Kde se to děje?
• Proč: Proč tyto informace potřebují?
• Jak: Jak by tyto informace měli používat?

Musíte se také zeptat: „Opravdu potřebuji poslat tento e-mail?“

Profesionálové ve všech sektorech jsou zaplavováni e-maily každý den, z nichž mnohé jsou zbytečné. Ušetřete sebe a čtenáři čas tím, že zajistíte, že každý e-mail, který odešlete, je skutečně nezbytný a relevantní.

2. Udržujte to krátké

Jakmile zjistíte, co potřebujete říci, rychle se k věci dostanete. Lidé jsou vždy tlačeni na čas a ocení vaši stručnost.

Potřebujete přesvědčivější? Zastavte se a přemýšlejte o tom, jak se cítíte frustrovaní po přečtení e-mailu, který je třikrát delší, než je třeba, přičemž hlavní body jsou zasypány dole. Je to ztráta času a energie, správně?

Nenechte své publikum projít tímto - buďte struční.

Může to pomoci přemýšlet jak lidé čtou. Novelist Elmore Leonard nabízí několik stručných, ale skvělých rad, když říká: „Zkuste vynechat část, kterou čtenáři obvykle vynechávají.“ Obecně to znamená dlouhé odstavce, které mají co do činění s čím vy chcete říct, než co čtenář potřebuje slyšet. Vždy mějte na paměti čtenáře.

Pokud zjistíte, že nemůžete napsat e-mail, který je kratší než půl stránky, není e-mail nejlepším způsobem, jak sdělit tyto informace. Místo toho zavolejte osobě a přímo s nimi mluvte.

3. Vyvarujte se hrozivých slov

V písemné podobě je vaším cílem být jasný a přímý. Pokud váš čtenář musí pomocí Googlu dešifrovat to, co se snažíte říct, budou se cítit odcizeni a otrávení.

Mark Twain jednou řekl: „Nepoužívejte slovo pěti dolaru, když to udělá padesát centů.“ Vyhněte se pokušení používat kvetoucí, honosná slova, aby zněla chytřeji. Držte se padesáti centů.

Stejným způsobem se vyhněte žargonu, kdykoli je to možné. Díky žargonu vás často znějí hrozivě a váš čtenář to může ještě více odcizit. Místo toho napište způsob, jakým mluvíte. Zachovejte to přirozené a přímé.

4. Použijte aktivní hlas

Aktivní věty jsou přímé, tučné a zajímavější než pasivní věty. Pasivní věty jsou slabé a hloupé; jsou jako kulhavý handshake. Vaše psaní se dramaticky zlepší, pokud se snažíte používat aktivní věty, kdykoli je to možné.

Podívejte se například na dvě věty níže:

1. Kočka ji poškrábala.
2. Žena byla kočkou poškrábaná.

První věta je zapsána aktivním hlasem. Je to jasné a přímé. Druhá věta je pasivní.

V aktivní větě, předmět provádí akce slovesa. V pasivní větě subjekt nechává akci jednat na jim. Zde je další jednoduchý příklad:

1. Golfista zasáhl míč.
2. Míč zasáhl golfista.

V první větě provádí předmět (golfista) akci (trefí míč). Ve druhé větě se subjekt (golfista) dostává za sloveso; přijímá akci.

Chcete-li spatřit pasivní hlas, hledejte před slovesem formy slovesa „být“, jako „vůle“ nebo „bylo“. Například „Schůze se bude konat ve 20:00,“ je pasivní. Místo toho řekněte: „Schůzka je v 20 hodin.“

5. Vždy buďte profesionální

Někdy je lákavé hodit vtip nebo zahrnout nějaké e-mailové schránky do e-mailu. Tyto doplňky však nepřispívají k vaší zprávě a mohou negativně ovlivnit vaši pověst. Také jsou snadno nepochopeni.

Ano, musíte být autentičtí a nechat svůj hlas prosvítat při psaní. Ale také musíte zůstat profesionální; je to vyrovnávací akt. Dobrým způsobem, jak zkontrolovat vhodnost vašeho obsahu, je zeptat se: „Byl bych s tím spokojený, kdyby to bylo zítra ráno na přední straně novin?“ Pokud se tím krčíte, proveďte nějaké úpravy.

6. Vyjasněte svou výzvu k akci

Vaše obchodní komunikace je zasílána za účelem; je vzácné, že napíšete e-mail, který je čistě informativní. Je pravděpodobné, že potřebujete, aby váš čtenář něco udělal: zavolám vám zpět, dá vám více informací, potvrdí jejich přítomnost na schůzce atd..

Nenechávejte to na čtenáři, aby zjistil, co s nimi chcete dělat. Vysvětlete to a buďte konkrétní. Například:

• Jakékoli úpravy zašlete zpět do úterý do 17:00.
• Zavolejte prosím tohoto klienta zpět do pátku, abyste problém vyřešili.

Vyjasněte si, co chcete a pravděpodobně zjistíte, že od svých čtenářů získáte lepší výsledky.

Profesionální tip: Mějte na paměti, že pokud potřebujete něco podniknout okamžitě, promluvte si s příjemcem osobně. Vstávejte ze svého stolu a jděte do jejich kanceláře nebo jim zavolejte na telefon. Psaní je důležité médium, ale konverzaci mezi lidmi nic neporuší, když potřebujete něco udělat.

7. Používejte řádek předmětu e-mailu vhodným způsobem

Předmět vašeho e-mailu je výkonný nástroj; pomyslete na to jako na nadpis vašeho e-mailu. Hlavním úkolem je zajistit, aby se tělo přečetlo. Za tímto účelem musí být titulky krátké, přímé, silné a konkrétní.

Podívejte se například na následující dva řádky předmětu e-mailu:

1. Pondělní zasedání
2. Zúčastníme se pondělí 14. října ve 14:00 čtvrtletní schůzky čtvrtletních zpráv

První řádek předmětu je neurčitý a mnoho otázek zůstává nezodpovězeno. Jaké pondělní setkání? O čem je setkání? Potřebuji dokonce vědět o tomto setkání?

Druhý řádek předmětu je mnohem konkrétnější, a proto je pravděpodobnější, že se rychle otevře a přečte. Sděluje, o jaké schůzce autor mluví, kdy je a co byste mohli potřebovat při účasti na této konkrétní schůzce.

Nikdy nenechte prázdný řádek předmětu e-mailu. Filtry e-mailů často kategorizují prázdné řádky předmětu jako spam, proto je vyplňte, abyste nevynechali e-mail.

Profesionální tip: Pokud potřebujete položit pouze jednoduchou otázku, použijte techniku ​​End of Message (EOM). Jednoduše napište svůj dotaz do předmětu e-mailu a na konec přidejte „EOM“. To šetří čas čtenáři, protože mohou rychle odpovědět, aniž by museli číst více zbytečného textu.

Například váš předmět by mohl říci: „Zúčastníte se pondělního 14:00 schůzky? EOM. “

Před použitím této techniky se ujistěte, že vaši příjemci vědí, co znamená VPM. Potom v ideálním případě odpoví v předmětu svého zpětného e-mailu něco jako: „Ano, budu tam. EOM. “

8. Držte se jednoho tématu v e-mailech

Udržujte své e-maily zaměřené na jeden konkrétní bod nebo nápad, kdykoli je to možné. Pokud potřebujete řešit jiné téma, napište samostatný e-mail. Zaměření na jedno téma na e-mail dává čtenáři čas zpracovat to, co říkáte, a přímo reagovat. Pomáhá jim také efektivněji organizovat jejich e-maily a rychleji najít archivované e-maily.

Níže je uveden příklad e-mailu, který pokrývá příliš mnoho témat:

Předmět e-mailu: Pondělní zasedání 

Tělo: Ahoj Steve, 

Děkujeme za veškerou práci na čtvrtletních zprávách minulý týden. Odvedli jste skvělou práci! Myslím, že musíme intro zkrátit, ale kromě toho je to skvělé.

Psal jsem, abych viděl, jestli se zúčastníš pondělního zasedání. Pokud ano, můžete prosím přinést kopii původního návrhu čtvrtletní zprávy? Chtěl bych to ukázat Susan.

Také jste se někdy dotkl základny s Al Thompsonem v Syrakusách? Měl nějaké stížnosti na svou poslední zásilku a musíme se ujistit, že jsou adresovány. Dejte mi vědět, jak se to ukáže.

dík,

Jim

Zastavte se a přemýšlejte o tom, na kolik věcí byl Steve v tomto e-mailu požádán.

Nejprve musí zjistit, jestli Jim chce, aby upravil intro, nebo jestli to Jim udělá sám; není to jasné. Poté musí potvrdit, že bude na pondělním zasedání, a také si pamatovat, aby předložil návrh zprávy. Nakonec se musí zabývat těmito stížnostmi zákazníků a sdělit Jimovi, co se stalo.

E-mail obsahuje několik důležitých připomenutí a Steve by je mohl chtít uložit. Ale titulek jednoduše říká: „Pondělní setkání.“ Pokud ji chce uložit jako připomínku k řešení těchto stížností zákazníků, nemá nadpis nic společného se skutečným předmětem. Bude si muset pamatovat, že připomínka k řešení stížností zákazníků byla v e-mailu s názvem „Pondělní schůzka“.

Udělejte svým čtenářům laskavost a co nejjednodušší je pro ně. Nechte to jednoduché s jedním tématem na e-mail.

9. Nikdy nepoužívejte e-mail k doručování špatných zpráv

Nikdy nepoužívejte e-mail k doručování špatných zpráv. Pokud potřebujete někoho propustit ve svém týmu nebo poskytnout zpětnou vazbu, která bude znít méně než růžově, udělejte to osobně. Je snadné, aby k nedorozuměním došlo prostřednictvím e-mailu, což je vyhlídka, která se při použití e-mailu k šíření špatných zpráv zesiluje. Osobně můžete komunikovat se soucitem a empatií a můžete použít svůj řeč těla a hlasový tón k dalšímu vyjádření své upřímnosti a záměrů. To je něco, co prostě nemůžete udělat prostřednictvím e-mailu.

10. Korektura, Korektura, Korektura

Gramatické a pravopisné chyby jsou trapné a poškozují vaši důvěryhodnost. Jistě, můžete se spolehnout na nástroje kontroly pravopisu, ale nezachytí vše, zejména slova, která se používají mimo kontext.

Jakmile skončíte s psaním, okamžitě jej korigujte. A kdykoli je to možné, odložte ji a přečtěte si ji znovu o několik hodin (nebo několik dní) později. Dostat se do určité vzdálenosti od psaní vám pomůže odhalit chyby, které jste při prvním čtení mohli uniknout.

Profesionální tip: Při korektuře si pozorně přečtěte každou větu. Vezměte radu George Orwella, který uvádí: „Pečlivý spisovatel si v každé větě, kterou píše, si položí alespoň čtyři otázky, tedy: Co se snažím říct? Jaká slova to vyjádří? Jaký obrázek nebo idiom bude jasnější? Je tento obrázek dostatečně čerstvý, aby působil? A pravděpodobně se zeptá sám sebe ještě dva: Mohl bych to stručně vyjádřit? Řekl jsem něco, co je hrozně ošklivé? “

Pokud je e-mail nebo zpráva obzvláště důležitá, předejte je důvěryhodnému příteli nebo kolegovi, aby si je přečetl, než je odešlete určenému publiku. Čerstvý pár očí může spatřit další chyby, které jste vynechali.

Profesionální tip: Pokud zjistíte, že potřebujete další pomoc s obchodním psaním, použijte službu jako Gramatika, která prohledá váš text a identifikuje jednoduché i složité gramatické chyby (včetně správně napsaných slov používaných ve špatném kontextu). Také obdržíte vysvětlení pro každou chybu, abyste mohli v budoucnu vylepšit psaní.

Závěrečné slovo

Každý se může naučit být lepším spisovatelem a nejlepší způsob, jak zlepšit své psaní, je praxe. Čím více píšete, tím lépe dostanete. Můžete také zvážit absolvování bezplatného kurzu online obchodní psaní prostřednictvím Coursera. Třídu vytvořila University of Colorado-Boulder a je zdarma, pokud auditujete.

Jaké chyby nejčastěji děláte při psaní své práce? Co si myslíš, že děláš dobře??