Jak vytvořit systém domácího záznamu pro vedení záznamů

Dokončení ročních daní však není jediným důvodem, proč máte dobrý systém evidence. Je nezbytné zachovat příjmy, které ukazují, kolik jste zaplatili za nemovitosti a investice, a také prokázat, kdy byly nákupy provedeny. Je téměř nemožné získat půjčku bez zveřejnění záznamů o vašich příjmech a výdajích.

Sledování papírování je nutností a může způsobit problémy těm, kteří nejsou připraveni a neuspořádaní. Vytvoření systému domácího podání, které dává smysl, však může být docela jednoduché.

Nastavení systému evidence

Pokud jste se dosud nepřevedli na bezpapírový systém ukládání dokumentů, stále můžete snadno spravovat systém pro sledování všech vašich záznamů..

1. Nákup potřebného spotřebního materiálu

Navštivte svůj oblíbený obchod s kancelářskými potřebami a proveďte následující nákupy:

• Jeden kapesní soubor velikosti písmen, který se rozšiřuje na tři a půl palce (přibližně 3 $)
• Několik složek souborů (každá méně než 1 $)
• Štítky pro složky souborů (přibližně 3 $ za balení 250 štítků)

2. Vytvořte štítky

Označte rozšiřující složku pro daný rok. Poté vytvořte štítek pro každou složku souboru následujícím způsobem:

• Osobní výdaje, jako je oblečení, knihy, potraviny a zábava
• Lékařské / zubní
• Účty
• Velké nákupy a domácí vylepšení
• Bankovní výpisy
• Investice
• Výpisy z kreditních karet a příjmy
• Výplaty
• Daňové záznamy

3. Organizujte své dokumenty a soubory

Jakmile budou vaše složky označeny, začněte organizovat svůj registrační systém. Jak rok pokračuje, můžete přidat další složky, které budou držet účtenky pro nové kategorie, které musíte sledovat, například výdaje na vzdělání, domácí zvířata nebo cestování.

Umístěte složky souborů do rozšiřující složky a archivační systém udržujte bezpečně zastrčený do zásuvky nebo kartotéky. Kdykoli provedete nákup nebo platbu faktury, je obvyklé okamžitě umístit účtenku do příslušné složky.

Chcete-li pomoci zůstat na vrcholu plateb za účty, vytvořte složku označenou „Účty k platbě“. Uchovávejte tuto složku na dobře viditelném místě, abyste byli pravidelně upozorněni, abyste ji pravidelně platili, abyste mohli platit své vynikající účty. Po zaplacení každého účtu vložte záznam do příslušné složky ve vašem systému evidence.

Měli byste také vytvořit složku označenou „Vyžaduje pozornost“. Například, pokud potřebujete provést dotaz ohledně podezřelého poplatku na vaší kreditní kartě, nebo pokud potřebujete kontaktovat prodejce, který vám nedal kredit za zaplacení poslední faktury, měli byste si ponechat záznam nebo připomenutí v tuto složku.

Metoda denního podávání

Implementací tohoto systému můžete zkrátit dobu, kterou strávíte prohledáváním rozptýlených papírů, uspořádáním svých souborů do uspořádaných a vhodně označených souborů. Vytvořte každodenní rutinu, aby vaše soubory byly konzistentně a správně udržovány:

1. Sbírejte poštu a projděte ji u svého stolu nebo kuchyňského stolu.
2. Otevřete každý kus pošty a odložte nevyžádanou poštu a obálky k recyklaci.
3. Umístěte účty do složky „Účty k platbě“.
4. Umístěte účtenky do jejich správné složky. Souhrny zdravotnických služeb by například měly být umístěny do složky „Medical / Dental“.
5. Všechno, co vyžaduje okamžitou pozornost, by mělo jít do složky „Vyžaduje pozornost“, abyste se o ni mohli rychle postarat.

Na co a na jak dlouho

Ve většině případů byste měli vést záznamy po dobu nejméně tří let, protože IRS obvykle prohledává během vaší daňové kontroly tři roky vaší historie. IRS se však může rozhodnout prohledat ve své historii další tři roky, proto je vhodné ukládat záznamy po dobu šesti let.

Zde je několik záznamů, které byste měli uchovávat po dobu šesti let:

• Příjmy za jakékoli odpočty, které jste uvedli v daňovém přiznání
• Zprostředkovatelské výpisy z transakcí nahlášených v daňovém přiznání
• Záznamy týkající se prodeje domu nebo jiného majetku nahlášeného v daňovém přiznání
• Záznamy o příjmech a výdajích vykázaných pro vaši malou firmu na daňovém přiznání

Každý kus papíru, který podporuje informace uvedené v daňovém přiznání, by měl být uložen po dobu šesti let od data podání.

Existují však některé záznamy, které si budete chtít uchovat navždy:

• Vrácení daně
• Smlouvy
• Majetkové listiny a závěrečné prohlášení
• Záznamy o vašich příspěvcích do vašich důchodových plánů
• Životní pojištění
• Dokumenty o plánování nemovitostí, například plné moci nebo dohody o svěřenectví

Papírování zahodit

Poté, co jste dokončili daňové přiznání za daný rok, existuje několik papírů, které lze vyřadit. Pokud se netýká vašeho daňového přiznání, měli byste mít možnost zbavit se následujících položek:

• Bankovní vkladové poukázky a příjmy z bankomatu
• Výplaty výplat
• Příjmy za účelové kabely

Závěrečné slovo

Není čas, jako je tento, začít organizovat vaše papírování. Čím dříve zřídíte organizovaný registrační systém, tím dříve budete moci sklízet odměny z přeplněného domu nebo kanceláře. Také vám může být mnohem snazší získat přístup k papírování nebo záznamu kdykoli to budete potřebovat.

Používáte domácí registrační systém? Jaké strategie pro vás fungovaly dobře?

(fotografický kredit: Bigstock)