Jak vytvořit a hostit webinář - výhody pro marketing a zákaznický servis

Pokud jste do svého marketingu, zákaznického servisu nebo školení zaměstnanců nezavedli webináře - ať už provozujete společnost Fortune 500 nebo operaci jedné osoby - můžete přijít o významnou příležitost.

Porozumění webinářům

Jednoduše řečeno, webinář je multicastový interaktivní audio-video seminář na webu, který nabízí příležitost dávat, přijímat a diskutovat o informacích. Podle průzkumu ON24 přilákal průměrný webinář v roce 2013 433 žadatelů o registraci. Téměř polovina sponzorů, kteří se zúčastnili (49%) na anketě 2013 MarketingSherpa, hodnotila webináře a webcasty jako nejúčinnější marketingový nástroj, který použili, výrazně nad mobilní aplikace (35%), blogy (27%), tiskové zprávy (21%) ) a marketing sociálních médií (18%).

Webináře se poprvé objevily kolem roku 1994 a staly se stále populárnějšími, protože výrobní náklady klesly a zlepšila se technologie pro komunikaci s širokým publikem. Více než 80% webinářů ve studii ON24 mělo přes 200 účastníků, zatímco 15,2% mělo více než 1 000 účastníků.

Je důležité porozumět rozdílu mezi webináři a jinými internetovými feny, jako jsou online setkání a podcasty:

Online setkání. Nazývá se také webová setkání, videokonference, telekonference a virtuální konference. Na online setkáních se do diskuse zapojí současně 2 až 30 účastníků, což může být jednání správní rady nebo diskuse projektového týmu. Společnosti obvykle používají online brainstormingy, kde účastníci seznámení s daným tématem mohou poskytnout vstupy a diskusi o daném tématu.
Podcasty. Někdy se nazývají webcasty, obvykle se vysílají bez interaktivity. Slovo „podcast“ je kombinací „vysílání“ a tehdy revolučního „iPod“ společnosti Apple, který dokáže přehrávat digitální video a zvukové soubory. Dostupnost levných, vysoce kvalitních kamer, jakož i softwaru pro záznam videa a zvuku, umožňuje podnikům všech velikostí nákladově efektivně propagovat své produkty a služby prostřednictvím této platformy..

Výhody webináře pro sponzora a účastníky

Webináře umožňují sponzorům komunikovat zprávu stovkám účastníků v reálném čase. V důsledku toho jsou stejně oblíbené u pedagogů a studentů, marketingových profesionálů a potenciálních zákazníků a obchodních školitelů a zaměstnanců. Jsou obzvláště oblíbené u uživatelů malých podniků - a jsou pro ně efektivní - na tento příspěvek od Outgrow.

Mezi jejich výhody patří:

Fungibility. Mnoho hostitelů poskytuje účastníkům bezplatný webinář ve snaze sestavit potenciální seznamy zákazníků nebo jako doplněk k zákaznickému servisu. Někteří však účtují poplatek za účast. Webináře založené na poplatcích se obvykle pohybují od 20 do 150 $, s délkami mezi 60 a 90 minutami. Rozhodujícím faktorem při rozhodování o platbě je vnímaná hodnota webináře v očích kupujícího. Podle blogu InstantPresenter závisí rozhodnutí o koupi semináře na reputaci řečníka, předmětu a na tom, zda předložené informace mohou divákovi pomoci vydělat více peněz.
Zeměpisný přístup. Sponzoři a účastníci se nacházejí kdekoli, kde je internet k dispozici - doma, v práci, doma i v zahraničí - ve všech denních i nočních hodinách. Není třeba cestovat, takže náklady na dopravu, vybavení, stravu a zábavu pro zúčastněné strany nejsou problémem.
Flexibilita. Webináře se používají pro prezentace, přednášky a workshopy. K dispozici je několik formátů a funkcí - například Q & As, rozhovory, panely a webináře ve stylu prezentace - od široké škály poskytovatelů online služeb, což zajišťuje, že zpráva sponzora je doručována efektivně a efektivně.
Bezpečnostní. Registrovaní členové publika mohou zavolat do hostitelského počítače pomocí vlastního odkazu. Členové publika mohou potřebovat zadat ID schůzky nebo předem schválené heslo.
Škálovatelnost. Webináře jsou vhodné pro malé i velké publikum.
Osvědčená technologie. Různé dodavatelé poskytují prostředky pro hostování webinářů online bez objemných stahování. Programy se snadno používají - často intuitivní - takže sponzoři se mohou soustředit spíše na zprávu než na médium.
Dlouhověkost. Sponzoři často zaznamenávají své webináře a zpřístupňují je pro budoucí stažení. Nedávné vyhledávání na YouTube vrátilo více než 350 000 odkazů na webináře s tématy od „Jak vydělat peníze na obchodování s opcemi“, až po „Doporučení pro cvičení pro dlouhodobou péči (prevence pádů)“. Erin Kell z Trew Marketing říká, že „nejlepší věc na webinářích je, že se nejedná o hotové marketingové úsilí. Váš zaznamenaný webinář si můžete prohlédnout na vyžádání po celé měsíce nebo roky a můžete pokračovat ve vytváření potenciálních zákazníků. “

Technické vlastnosti webináře

V článku About.com, Shelby Britton, který provozuje webinářské programy pro Adobe Systems, je citován jako říká: „Webinarové nástroje vám poskytují výkonné funkce pro interaktivitu. Pokud nepočítáte s interakcí nebo s nějakou výměnou za spolupráci, můžete také vytvořit video, které obsah vytlačí. “

Většina poskytovatelů webinářských služeb (například WebEx, GoToMeeting, Adobe Connect a AnyMeeting) poskytuje funkce pro následující činnosti:

Zobrazit snímky. Prezentaci prezentace můžete zobrazit pomocí MS PowerPoint nebo Apple Keynote, stejně jako v běžné učebně, zasedací místnosti nebo přednáškovém sále.
Streamujte video. Zobrazit jednotlivá nebo více videí, uložených například v počítači nebo kdekoli jinde - například na YouTube.
Promluvte si se svým publikem. Webináři využívají VoIP k umožnění zvukové komunikace v reálném čase. Někteří poskytovatelé služeb nabízejí funkci zavolání, včetně možnosti výběru mýtného. Překladatelská služba pro angličtinu, němčinu, španělštinu, francouzštinu, italštinu a čínštinu může být nabídnuta za příplatek.
Nahrát vše. Webináři často poskytují hostům možnost nahrát celou svou prezentaci - včetně všech vizuálních a zvukových, což je velmi důležité pro budoucí použití..
Úpravy obsahu v reálném čase. Hostitelé mohou často používat počítačovou myš k vytváření poznámek, zvýraznění položek nebo k označení na obrazovce.
Povídat si. Hostitel může otevřít chatovací schránku pro textový chat s publikem, což je užitečné zejména pro členy publika, kteří chtějí klást otázky. Mnoho poskytovatelů služeb nabízí možnost přepínání mezi veřejnými a soukromými rozhovory (což umožňuje odstranění útočných chatů). Před použitím funkce chatu se však ujistěte, že rozumíte doporučeným postupům. Odborníci například navrhují, aby účastníci při používání schopností Q&A zadali svá křestní jména, aby si přednášející mohli přizpůsobit odpovědi.
Proveďte průzkumy a ankety. Někteří poskytovatelé webinářů nabízejí možnost vytvářet ankety, kvízy a průzkumy pro členy publika.
Sbírejte poplatky. Pokud máte v úmyslu účtovat poplatky za prohlížení vašich webových seminářů, je rozhodující integrovaný platební systém. Mnoho sponzorů webinářů používá k usnadnění plateb službu, jako je PayPal. Tato schopnost je zvláště důležitá, pokud plánujete vyrábět řadu webinářů za poplatky.

Někteří poskytovatelé webových seminářů nabízejí také následující výhody:

Přizpůsobené značky. Použijte své vlastní logo a barevné schéma pro speciální pozvání a registrační materiály.
Následné e-maily po události. Rychlý a pravidelný kontakt s účastníky poté, co webový seminář posílí vaši zprávu a vytvoří afinitu k vaší značce. Ujistěte se však, že s každým kontaktem poskytujete něco hodnotného, například doplňující informace nebo pozvánky dalším webinářům.
Integrace se sociálními médii. Schopnost zveřejňovat příspěvky na sociálních sítích, jako je Facebook, Twitter nebo LinkedIn prostřednictvím softwaru poskytovatele služeb, usnadňuje a zefektivňuje uchovávání záznamů..
Aplikace pro mobilní zařízení. V dnešním prostředí je rozhodující umožnit divákům účast na telefonu, tabletu nebo počítači. Nepoužívejte poskytovatele služeb, který tuto schopnost nemá.

Přestože úspěch vašeho webináře závisí přímo na předmětu a moderátorovi, je důležité vědět, jak a kdy používat různé konferenční nástroje. Jakmile se rozhodnete pokračovat s webinářem, požádejte svého preferovaného poskytovatele služeb o pomoc při školení. Mnozí z nich rádi poskytnou pomoc zdarma, protože vědí, že úspěšný webinář pro ně pravděpodobně vytvoří budoucí podnikání - nebojte se požádat o bezplatnou zkušební verzi prvního webináře.

Organizace a hostování webináře

Ne každé téma je vhodné pro webinář. Mnohé jsou lépe prezentovány prostřednictvím videí nebo článků, kde interaktivita není nezbytná, zatímco jiné jsou příliš zdlouhavé nebo složité na to, aby pokryly jednu až dvě hodiny.

Pokud zjistíte, že je váš předmět vhodný pro webinář, vytvořte úspěšný následující postup.

1. Stanovte svůj rozpočet

Váš rozpočet by měl vycházet z vašich zamýšlených výsledků. Ken Molay, webinářský konzultant, navrhuje, že kdokoli může získat schopný, relativně levný software pro webové konference, naučit se jej používat, spravovat vše interně a pozvat lidi, kteří již jsou na seznamu potenciálních zákazníků, za 500 USD.

Pro zvýšení produkční hodnoty a propagaci webináře Molay navrhuje, aby „dobrý rozpočet v polovině rozsahu byl mezi 4 000 a 6 000 $.“ Majitel malé firmy nebo podnikatel však může propagovat, vyrábět a hostovat webináře s mnohem menším rozpočtem, zejména pokud účastníci nevyžadují extravagantní, nákladnou propagaci nebo exotické prezentace..

Například poskytovatel webinářských služeb, jako je GoToMeeting nebo WebEx, nabízí majitelům malých podniků a podnikatelům možnost webináře pro roční poplatky mezi 600 a 850 USD, placené v měsíčních přírůstcích. Poplatek zahrnuje neomezený počet webinářů, každý až pro 100 účastníků. Mezi technické funkce patří osobní konference, sdílení obrazovky a nahrávání webinářů.

2. Poznejte své publikum

Kdo jsou vaše cíle? Stávající zákazníci, vyhlídky nebo obojí? Jaké problémy mají? Jaké výhody hodláte poskytnout a proč by měli investovat svůj čas a peníze, aby slyšeli, co musíte říct?

Vaše zpráva musí být zaměřena na přání, potřeby, starosti a obavy konkrétní skupiny, má-li mít významný dopad. Vytvořte složený obrázek průměrného publika ve vaší mysli - věk, pohlaví, vzdělání, příjem, povolání - a změřte pravděpodobné cíle a obavy kompozitu, pokud se vztahují k vašemu předmětu a odbornosti.

3. Vyberte téma a název, který nadchne vaše publikum

Vyberte název svého tématu, které může přilákat a zapojit potenciální účastníky. Pokud například propagujete nový dietní plán, vaše publikum může mít nadváhu nebo se v minulosti pokusilo o dietu. Váš titul však nemůže být jen popisem vašeho tématu - musí přinést odměnu těm, kteří se účastní vašeho webináře. „Proč diety selhávají: Tajemství stabilního hubnutí“ je pravděpodobnější, že vzbudí zájem než „Nový zaručený plán hubnutí.“ Nezapomeňte, že ve vašich propagačních materiálech je uveden titul, takže zkuste v mysli potenciálního publika vytvořit vzrušení..

Široká témata mohou být příliš obtížná na pokrytí v omezeném čase jediného webináře. V těchto případech rozdělte vaši zprávu do sekcí, které mohou fungovat samostatně nebo jako součást řady. Krátké segmenty mohou být také použity v programech pro olovo, e-mailové výbuchy a upoutávky pro další obsah. Někteří odborníci na webináře navrhují, aby se první webinář série stal „upoutávkou“ jako pobídka k zobrazení budoucích segmentů..

4. Použijte důvěryhodný Headliner pro reproduktor

Pokud nejste uznávaným odborníkem ve svém oboru, zvažte zařazení třetích stran k doručování vaší zprávy - a pamatujte, že „jména“ přitahují publikum. Webinář může být prezentován v několika různých formátech, včetně jednotlivých moderátorů, moderátorů s více řečníky, tazatelů a odborníků na předměty a panelových diskusí. Vyberte si formát, který vám umožní doručit vaši zprávu s takovou „hvězdnou silou“, jakou umožňuje váš rozpočet.

5. Naplánujte datum prezentace s dostatečným předstihem

Vytváření a testování vaší prezentace vyžaduje čas, stejně jako vývoj a poskytování propagačních materiálů vašim potenciálním členům publika. Chcete-li být v bezpečí, naplánujte si svůj první webinář alespoň dva měsíce předem. Ujistěte se, že zvažte, jak různá časová pásma mohou ovlivnit docházku. Podle průzkumu ON24 jsou nejlepší dny a časy hostování webináře úterý a středa v 10:00 a 11:00 středního standardního času, pokud očekáváte, že na obou pobřežích bude mít publikum.

6. Vyberte formát a funkce poskytovatele webináře

I když může být určitý řečník s větší pravděpodobností uznán jako autorita subjektu, interaktivita může být omezená, pokud jsou účastníci zastrašeni a zdráhají se klást otázky a odpovídat na ně. Více reproduktorů je více poutavých, ale může zvýšit složitost zpracování účasti publika.

Je důležité vybrat formát webináře a funkce, které chcete použít, abyste minimalizovali zmatek a zajistili hladké doručení. Ujistěte se, že jste svůj webinář „označili“ svým firemním nebo osobním logem a zveřejnili jakékoli propagační materiály na svém vlastním webu. Vyhněte se požadavkům, aby si účastníci stahovali pluginy pro prohlížení webináře, a aby pro ně byl tento proces co nejjednodušší. Vždy se ujistěte, že jsou vaše webináře k dispozici pro prohlížení na mobilních zařízeních.

Mnoho zkušených sponzorů webinářů využívá „lobby“ s interaktivními funkcemi. Účastníci, kteří přijedou brzy, mohou poslouchat hudbu, sledovat rotující diapozitivy s informacemi o události nebo oznámeními a účastnit se otevřeného chatu se sponzory a dalšími účastníky. Podpořte účastníka tím, že položíte jednoduché, obecné otázky, například: „Jaké je počasí, kde jste?“ nebo „Odkud se k nám přidáš?“ když se účastníci přihlásí.

7. Naplánujte svou prezentaci pro maximální zapojení účastníků

Vypracujte program vaší prezentace, který zahrnuje časové rámce pro řečníky a předměty s demonstracemi a otázkami a odpověďmi. Zahrňte tuto agendu do svých marketingových materiálů, aby potenciální účastníci mohli snadno určit, zda je pro ně obsah relevantní.

Pokud používáte více moderátorů, ujistěte se, že vyhovují formátu pro vizuální tvorbu, a požádejte je, aby dodali veškeré materiály, které plánují použít, alespoň měsíc před webinářem. Zesilte lhůty pro každou řečnickou sekci a jeden týden před prezentací proveďte zkoušku na plné šaty, abyste se ujistili, že každý přednášející je obeznámen s nástroji webináře, které používá k prezentaci.

Při práci se snímky používejte minimální text se silnou grafikou - sledování řady nudných snímků jeden po druhém je stejně nudné, jako poslouchání nudného reproduktorového dronu dál a dál. Před začátkem webináře vždy zobrazte úvodní snímek na vašem webu, než webinář upozorní vaše publikum, jak se přihlásit do zvuku a kdy se webinář rozběhne. Pokud zaměstnáváte více řečníků, přiložte ke každému snímek s názvem, titulem a zaměstnavatelem spolu s obrázkem. Vyvarujte se dlouhých expozic stejnému snímku nebo rozšířené přednášce s malou nebo žádnou interaktivitou.

V článku o programu About.com doporučuje CEO Netspeed Learning Solutions Cindy Clay, aby přednášející posunuli pozornost publika každé tři minuty se změnou rozvržení a aktivity - například tím, že se dotknou svých obrazovek nebo kliknou myší. "Zavádí tě to z prezentace mluvící hlavy." Clay také považuje chat za „nejbohatší nástroj, jak udržet pozornost lidí.“

8. Vypracovat plán pozvání a marketingu

Pokud nejste zavedeným řečníkem s připraveným pokračováním, musíte webinář intenzivně propagovat prostřednictvím několika kanálů - e-mailů, blogů, reklam na webových stránkách, sociálních médiích - nejméně dva týdny před akcí. Statistiky v průzkumu ON24 naznačují, že přibližně jedna třetina registrací probíhá před týdnem webináře, jedna třetina během týdne webináře a poslední třetina den před a dnem webináře. Uvědomte si však, že se jej účastní pouze asi polovina (42% až 60%) lidí, kteří se zaregistrují na webináře. Jednou z výhod placených webinářů je to, že většina z žadatelů o registraci skutečně prezentaci navštěvuje, i když u návštěvníků zdarma je celková účast obvykle vyšší. Ať už máte 10 nebo 500 účastníků, měli byste být odhodláni překonat očekávání účastníka.

9. Pozvěte a udržujte své publikum

Prvním krokem je navrhnout pozvánku, která vynikne v myslích vašich účastníků, a bude stoupat nad elektronický nepořádek, který trápí všechny uživatele internetu. Váš titul nebo záhlaví musí upoutat pozornost a podporovat čtení celé zprávy. Podle Salesforce jedna třetina příjemců e-mailů otevírá svůj e-mail pouze na základě předmětu - a většina diváků čte pouze předmět a první dva nebo tři řádky textu, takže poskytněte svůj prospěch rychle a včas požádejte o registraci.

Podle organizace Marketing Land odborníci doporučují otázku, která odkazuje přímo na potřeby příjemce, a v dalším článku navrhují, aby neměla být delší než 6 až 10 slov. Statistiky naznačují, že dvě třetiny e-mailů se otevírají spíše na mobilních telefonech než na stolních zařízeních, takže navrhněte svou zprávu tak, aby vyhovovala tomuto kanálu.

Pomocí sociálních médií můžete agresivně soudit potenciální účastníky, shromažďovat e-mailové adresy a sledovat e-mailové pozvánky na webinář. Od předchozího dne a dne semináře odpovídá jedna třetina účastníků e-mailem všechny kontakty v těchto dnech s poslední šancí zaregistrovat se. Nezapomeňte však na své dřívější žadatele o registraci. Mezi registrací a webinářskou prezentací je kontaktujte alespoň jednou týdně, abyste jim připomněli nadcházející webinář a posílili výhody, které získají účastí.

V závislosti na marketingovém rozpočtu zvažte nákup reklam na velkém trhu, jako jsou vyhledávací a bannerové reklamy, sponzorství zpravodajů a profesionální tiskové zprávy. Někteří webináři sponzorují seznamy nájemců pro e-mailové výbuchy, což je drahá nabídka, která je zřídka vhodná pro prvního sponzora webináře. Stejně jako zkušenosti jistě zlepšují kvalitu vašich webinářů, může vám také pomoci určit nejefektivnější místa, kde můžete utratit své marketingové dolary.

10. Proveďte webový seminář

Spusťte svůj webinář včas a zůstaňte v programu. Povzbuzujte své přednášející, aby se drželi krok s komentáři chatu nebo otázkami a odpověďmi a odpovídali na některé otázky online během prezentací. Ujistěte se, že jsou si vědomi časových limitů a odpovídejte na relativní otázky, aby se zdály být součástí toku. Pokud je to možné, používejte křestní jména účastníků, i když je to jen komentář, který souhlasí s jejich myšlenkami.

Pokud je to možné, nechte druhého zkušeného člověka moderovat chat a Q&A spíše než moderátora. Moderátor může předat moderátorovi relevantní otázky nebo komentáře bez pauzy v akci. Moderátor chatu může také monitorovat nevhodné nebo mimotémové příspěvky, pokud používá funkci veřejného chatu. Pamatujte, že čím více jsou účastníci zapojení, tím větší je pravděpodobnost úspěchu webináře.

11. Záznam webináře

Úspěšné webináře jsou dary, které stále dávají. Průzkum ON24 ukázal, že 25% žadatelů o registraci na seminář si prohlíží archivovaný webinář, nikoli se zúčastnit živé akce..

Poskytujte webcasty minulých webinářů na vašem webu nebo prostřednictvím poskytovatelů, jako je YouTube. Vytvořte si své vlastní webinářské kanály se seznamem všech svých „na vyžádání“ událostí - minulých webinářů - a vložte je na svůj web, na jakékoli partnerské stránky a na sociální média. Nahrávku můžete použít v různých marketingových snahách, včetně e-mailů a bonusových nabídek pro další služby.

Podle Matthew Sweezey z ClickZ, marketingové zpravodajské webové stránky, 16% podniků mezi podniky (B2B) spotřebitelé raději uvidí webinář naživo, než po záznamu nahraje záznam. Pokud je vaším účelem generování prodejních potenciálních zákazníků, společnost Sweezey doporučuje používat mnoho výzev k akci (CTA) k registraci e-mailových jmen a adres přímo do obsahu webináře..

12. Sledujte účastníky

Odolajte tendenci k relaxaci, když webinář skončil, protože v tuto chvíli jsou vaši účastníci z vaší zprávy nejvíce nadšeni. Následujte osobní e-maily pro každého účastníka, které vyjadřují uznání a žádají o zpětnou vazbu o tomto zážitku. Poskytněte odkaz na zaznamenaný webinář a na veškerý související materiál, který by mohl být pro účastníky prospěšný. Mnoho webinářů je poskytováno za účelem generování prodejních tipů nebo zlepšení zákaznického servisu, takže nezapomeňte, že webinář je začátek, nikoli konec procesu.

13. Analyzujte výsledky

Mnoho poskytovatelů služeb nabízí „měřič interakce“, který shromažďuje zpětnou vazbu o celkovém zapojení publika v reálném čase. Mezi další zdroje zpětné vazby patří výsledky průzkumů veřejného mínění, průzkumů, otázek a odpovědí, chatů, typ a počet stažení a komentáře v sociálních médiích. Buďte připraveni na některé kritické komentáře, ale zvažte jim příležitosti, jak vylepšit svůj další webinář.

Závěrečné slovo

Jak se internetová technologie zlepšuje a ceny klesají, je pravděpodobné, že se webináře stanou populárnějšími. Malé podniky a podnikatelé stále více vnímají výrobu webinářů jako obchodní příležitost s několika překážkami bránícími vstupu a značným potenciálem vydělávat. Rady ohledně vytváření a propagace webinářů jsou snadno dostupné - Amazon.com nedávno uvedla více než 1600 výsledků knih o webinářích. Pokud jste ještě neskočili do bazénu sponzoringu webinářů, je na čase, abyste si nechali mokré prsty na nohou.

Sponzorovali jste, prezentovali nebo jste se zúčastnili webináře?