10 tipů pro rozvoj efektivních komunikačních dovedností na pracovišti

Mladý asistent, který se vrhl mezi nevázanost a beznaděj, nevěděl, jak reagovat na třístránkovou poznámku, která uvádí selhání po selhání úkolů a očekávání, které skupina nesplnila. Memorandum bylo zakončeno hrozbou, že „věci se musejí změnit nebo jinak“ a že on, manažer, se již kvůli jednotlivcům nestaral o jednotlivce. Můj přítel, roztrhaný mezi odchodem z toho, co považoval za nespravedlivé hodnocení nebo setrval, když by další postup mohl být zpožděn nebo nemožný, se mě zeptal: „Co mám dělat? Přestaň nebo zůstaň tam v naději, že nebudu vyhozen? “

Komunikace na pracovišti zaměřená na výsledky

Veškerá komunikace má výsledek. Byl však výsledkem v tomto případě výsledek, který si přeje manažer, který napsal poznámku? Obchodní vztahy, zejména vztahy mezi nadřízenými a podřízenými, jsou často vysoké kvůli špatné komunikaci, nedostatku nebo nesprávnému výkladu skutečností, natlakovaným prostředím a vzájemnému závazku k úspěchu. Stejně jako ve sportu a politice je mnoho obchodních chyb nevynuceno. Krtky se stávají horami a chyby se stávají katastrofami v důsledku emocí a přehnaností.

Výzkumy prokázaly, že emoce často potlačují intelekt, což je důsledek nutnosti bojovat nebo uprchnout před věky, když zvířata jedla lidi, kteří se pomalu rozhodli, zda jsou nebezpeční. Naštěstí většina podniků nemá prostředí „zabít nebo být zabita“ - ale stále jsme připraveni reagovat na jedno.

V tomto případě byla snaha manažera motivovat své zaměstnance zpět. Přestože ve vzhledu a operacích obchodu byly zjevné nedostatky, které je třeba opravit, výsledkem poznámky bylo soustředit pozornost na osobnosti, nikoli na výkon. Zatímco sdělení bylo bezpochyby pro manažera v krátkodobém horizontu nepatřičné, dlouhodobým dopadem byla ztráta důvěry a důvěry v jeho schopnost vést, zvýšení každodenního napětí mezi manažerem a ostatními zaměstnanci a pravděpodobnost významné ztráty budoucích potenciálních manažerů a jejich nashromážděných institucionálních znalostí. Jak mohl manažer řešit situaci jinak?

Efektivní komunikace: Manažer

Manažer může udělat několik věcí, aby zlepšil své komunikační schopnosti:

1. Před provedením jakékoli akce zvažte situaci
Naše emoce nás lákají k rychlému rozhodování na základě povrchních důkazů, které nemusí odrážet skutečnou povahu problému. Manažer předpokládal, že špatný vzhled obchodu byl způsoben nedostatkem úsilí a pozornosti zaměstnanců. Neuvažoval o tom, že několik zaměstnanců obchodu bylo kvůli finanční situaci ukončeno, zatímco pracovní zatížení obchodu zůstalo stejné. Každý asistent manažera byl zodpovědný za více oblastí s menším počtem lidí, kteří tuto práci vykonávali.

Kromě toho bylo od každého asistenta požadováno, aby snížil plat v důsledku ztráty velkého zákazníka, a každý měl obavy, že ztráta zákazníka zpomalí jejich vlastní povýšení na vedoucího obchodu. Ačkoli to nebylo zamýšleno, jejich úsilí pravděpodobně utrpělo kvůli jejich vlastním obavám.

2. Shromážděte a potvrďte informace před přijetím rozhodnutí
Máme tendenci zaměňovat příznaky s onemocněním a následně léčit symptom spíše než základní nemoc. Technologie nám umožňuje zachytit obrovské množství dat a krájet a nakrájet je tak, aby vypadaly tak, jak chceme. Data však představují problém, nikoli samotný problém. Pozorování práce asistentů a povídání a naslouchání jim o aspektech jejich práce by mohlo vést k jinému závěru, než jaký dosáhl manažer..

3. Zaměřte se na problémy, nikoli na osobnosti
Memorandum manažera napadlo charakter každého asistenta tím, že naznačovalo, že byli líní, opuštění nebo ho zradili. Důsledky prohloubily emoční kontext memoranda a zastiňovaly jeho věcný obsah a účel.

Asistenti v reakci reagovali s emocemi, aniž by přestali zvažovat platnost skutečností nebo se nepokoušeli dát manažerovi vysvětlení. Kdykoli se vypořádáte s jakýmkoli problémem, který by mohl mít emocionální obsah, mělo by platit „pravidlo 24 hodin“: neposílejte žádné e-maily, zprávy, dopisy, poznámky nebo zprávy ostatním, dokud nebudete mít den na zamyšlení jeho obsah a jsou si jisti, že sdělují fakta a tón, který chcete.

4. Správa jednotlivců, ne skupin
Manažerské sdělení bylo určeno všem a nikomu. Nedostatek specifičnosti umožnil každému příjemci vyhnout se osobní odpovědnosti, protože každý cítil, že jeho vlastní úsilí splnilo očekávání. V důsledku toho se memorandu nepodařilo dosáhnout požadovaného výsledku a zhoršilo již tak nedotknutelné pracovní prostředí. Skupinová komunikace je ideální pro poskytování obecných informací, vzdělávání a chválu; neměly by však být použity pro individuální vedení nebo kritiku. Pamatujte, pochvalte si na veřejnosti a kritizujte v soukromí.

5. Seznamte se s podřízenými tváří v tvář
Význam a záměr psaných slov bez kontextu fyzické přítomnosti je často nepochopen a může vést ke zmatku a konfliktu. Neexistuje žádná náhrada za hledání někoho v oku a vidění jejich reakce na vaši konverzaci za účelem vyjasnění obsahu a zajištění porozumění a dohody.

Manažeři se často schovávají za poznámkami a poznámkami, jako by jejich podřízenými byli roboti, kteří se přesunuli na místo a naprogramovali. Úspěšní vůdci však usilují o osobní nasazení a vytvářejí mosty důvěry, vzájemného respektu a sdílené zkušenosti. Buďte fyzicky k dispozici a „chodte na procházku“ a dejte svým lidem vědět, že jste s nimi skrze dobré i špatné.

6. Přímé a jasné přiřazení úkolů
Lidé pracují nejlépe, když vědí, co se od nich očekává. Dobří manažeři identifikují cíle a opatření jednoduchými, srozumitelnými termíny, jednoznačně přiřazují odpovědnost a potvrzují, že informace jsou srozumitelné těm, kterým jsou určeny. Dobří manažeři sledují a opravují vstup, aby zajistili, že každý z jeho podřízených je na stejné stránce a pracuje na stejném cíli.

Manažeři by si měli vždy pamatovat, že žádný zaměstnanec nebere práci s očekáváním, že bude v práci přehlížen, ignorován nebo zanedbatelný. Zaměstnanci chtějí být svými vrstevníky oblíbeni a respektováni a pyšní na svého zaměstnavatele. Úkolem managementu je udržovat a dále rozvíjet toto nadšení a odhodlání zaměstnanců, a to i v době stresu.

Chyby jsou součástí růstu a nedostatek a náprava kurzu jsou pravidelné události v podnikání a v životě. Jednání s podřízenými, jakým způsobem byste chtěli zacházet v podobné situaci, je nejlepším kursem, jaký může mít manažer.

Efektivní komunikace: zaměstnanec

Můj přítel, asistent manažera, se mohl také poučit z této události. Jeho reakce, byť pochopitelná, situaci zbytečně zhoršila. V důsledku toho on i ostatní pomocníci trpěli zbytečným starostí a zbytečným časem a úsilím, které si navzájem navzájem rozčarovaly o vnímané nespravedlnosti, kterou zažili. Tentokrát a energii bylo možné lépe vynaložit na řešení problémů v obchodě a zlepšení zákaznického servisu. Zatímco on ani ostatní pomocníci nemohli ovlivnit pocity manažera, které vedly k memorandu, jejich reakce na to byla pod jejich kontrolou.

Pokud se nacházíte v podobné situaci, měli byste:

1. Nikdy ne personalizujte kritiku
Ať už dáváte nebo přijímáte kritiku, mělo by to být založeno na pozorovaných jednáních a výsledcích, nikoli na záměru. Je nemožné znát motivaci jakékoli činnosti, pouze fyzické jednání a výsledek činnosti. V důsledku toho by měla být kritika přijímána a přijímána nezaměstnaně, měla by být zvažována její platnost a vhodnost a měla by být prováděna, pokud je opatření oprávněná.

Jinými slovy, buďte příliš citliví nebo defenzivní, když obdržíte zpětnou vazbu. Považujte obdržené informace za zamýšlené, abyste získali jiný výsledek, ne osobní útok.

2. Porozumět situaci
V tomto případě byla příčinou kritiky fyzický stav a vzhled obchodu. Jindy je konstruktivní kritika součástí pravidelného přezkumu výkonnosti zaměstnanců, který má oběma stranám poskytnout zpětnou vazbu. Využijte obě příležitosti k vytvoření vašeho vztahu a získání informací. Použijte recenzi jako příležitost k získání a poskytnutí informací, které by jinak mohly být vynechány.

3. Buďte pochopení
Kdykoli obdržíte to, co považujete za neoprávněný osobní útok nebo kritiku, uvědomte si zdroj a jeho okolnosti, než skočíte do závěru. Lidé bohužel mají špatné dny a často reagují tím, že napadají ostatní z malého nebo žádného důvodu. Pokud jsou hlavy chladnější a tlak je menší, obraťte se na útočníka, abyste se dozvěděli více o problému a jak můžete být součástí řešení. Možná zjistíte, že podnět k útoku byl přehnanou reakcí odesílatele nebo neměl nic společného s vámi ani s vaší prací.

4. Poučte se ze svých chyb
Ať už je fáze vaší kariéry jakákoli, můžete a měli byste se i nadále učit. Během svého pracovního života budete pracovat pro nadřízené s různými schopnostmi a nadáním. Někteří si budete pamatovat kvůli jejich velkému vedení, zatímco jiní si budete pamatovat, protože to byli tak chudí manažeři. I ten vás může něco naučit.

V tomto případě se můj přítel dozvěděl, jak se cítí, když je nespravedlivě obviněn ze špatného výkonu. Doufejme, že si bude pamatovat jeho pocity, než udělá stejné chyby s lidmi, kteří mu podávají zprávy v současnosti nebo v budoucnosti. Špatné příklady jsou někdy účinnější než dobré.

Závěrečné slovo

Řízení a vedení je naučená dovednost. Efektivní manažeři mají zkušenosti na obou stranách spektra, přijímají pokyny a dávají jim pokyny. Úspěch společnosti přímo souvisí s dovednostmi jejích manažerů a jejich schopností vést zaměstnance v obtížných a zkušebních dobách.

Analýzou a přemýšlením o komunikaci s podřízenými i nadřízenými se můžete lépe naučit, jak vést v jakékoli pozici. Tímto způsobem nejen zajistíte své budoucí vyhlídky na zvýšení pozice vaší společnosti, ale také vytvoříte produktivnější a lepší pracovní prostředí pro sebe a své kolegy.

Jaké další efektivní komunikační tipy můžete navrhnout?