13 způsobů, jak snížit administrativní zaslechnutí nákladů ve vaší firmě

Zjistit, jak snížit nebo odstranit specifické administrativní náklady, je zásadní pro ziskovost a dlouhodobý úspěch vaší společnosti. Oříznutí těchto nákladů sníží příjmy nezbytné k dosažení rovnoměrného zisku nebo zisku, poskytne větší flexibilitu v dlouhodobé cenové strategii a zlepší cash flow.

Jak snížit administrativní náklady

1. Nekupujte - pronajměte
Rozhodnutí, zda vlastnit nebo pronajmout nemovitost, je obecně založeno na vaší míře provozu. Vlastnictví nebo dlouhodobý pronájem zvyšuje vaše fixní náklady a finanční angažovanost. Zatímco meziměsíční smlouvy o pronájmu mají tendenci v krátkodobém horizontu stát trochu více, schopnost ukončit dohodu a přemístit se na vhodnější místo z dlouhodobého hlediska šetří peníze a odpovědnost. Na kolísajícím trhu může být moudřejší rozhodnutí omezit vaši finanční angažovanost, ušetřit peníze za tu dobu, když budete s tržními příležitostmi pohodlnější a investicí, která splní vaše kritéria.

2. Omezte cestovní a zábavní výdaje
Vztahy s klienty jsou vždy důležité a nikdy by neměly být ohroženy. Hodnota osobních setkání však není funkcí bohatých dárků a drahých večeří v luxusních restauracích. Stanovte politiku zábavy, která odpovídá ekonomice; vaši klienti a vyhlídky to pochopí, protože jejich společnost pravděpodobně provádí podobné zásady.

3. Telekomunikace
Technologie účinně snižuje vzdálenost, takže není nutné vyžadovat, aby byli administrativní lidé nebo odborníci fyzicky lokalizováni společně. Zaměstnanci, kteří pracují z domova nebo v meziměsíčních dočasných zařízeních, snižují nebo eliminují vysoké náklady na kancelářské prostory i poptávku po podpůrných službách. V mnoha případech budou mít zaměstnanci s možností telekomunikačních služeb nižší plat kvůli svobodě a nedostatku nákladů na dojíždění.

4. Sublease Office a Yard
Pokud máte nadbytečný prostor, který nebude použit rok nebo déle, prozkoumejte podnájem. Jako pronajímatel budete i nadále kontrolovat prostory a činnosti prováděné v prostoru a budete mít navíc příjem k vyrovnání nákladů na vlastní zařízení.

Předtím, než souhlasíte s podnájemem, byste si měli být jisti, že místo nebude během doby platnosti smlouvy potřeba. Pokud je to nutné, uveďte do smlouvy jazyk předčasného ukončení. Vaše schopnost reoccupy prostoru poskytuje maximální flexibilitu a může se projevit ve smlouvě buď snížením nájemného nájemce během doby platnosti smlouvy, nebo zaplacením pokuty, pokud bude nutné ukončení..

5. Refinancování dluhu
Úrokové sazby jsou v tuto chvíli neobvykle nízké. Pokud máte jakýkoli dlouhodobý dluh na vybavení, strojní zařízení nebo nemovitost, nyní je čas na refinancování s cílem co nejvíce snížit platby v nejbližší době. V těžkých dobách je hotovost králem, takže pro případ nouze chcete mít co nejvíce po ruce.

6. Eliminujte předplatné a členství
V průběhu času mnoho společností přidává předplatné a členství kvůli svému odvětví a malým nákladům spojeným s jediným přidružením. Tyto výdaje však mohou rychle narůstat a bez povšimnutí, protože se často objevují v různých rozpisech a zprávách o výdajích.

Zkontrolujte všechny své sociální, bratrské a obchodní vztahy, abyste se ujistili, že jsou nezbytné, a pravidelně přispívejte k ziskovému fungování vaší společnosti. Eliminujte ty, které to neudělají.

7. Snížit cestovní náklady
Pokud je to možné, eliminujte cestování, nahrazujte cesty telefonními hovory, e-maily a videohovory. Pokud musíte létat, plánujte dopředu, abyste se vyhnuli vysokým nákladům na „náhlou“ cestu. Zvyšte kontrolu svých výdajových účtů a vysílejte svým zaměstnancům jasnou zprávu, že náklady jsou důležité.

Když cestujete, zůstaňte spíše v obchodních hotelech než v luxusních hotelech, protože často stojí polovinu nákladů na čtyřhvězdičkové zařízení. A každý, kdo cestuje, by měl být členem afinitní skupiny sponzorované tímto hotelem, aby získal slevy a noci zdarma.

Zaměřte také pronájem automobilu na jednoho dodavatele, se kterým jste vyjednali výhodnou sazbu - uveďte standardní modely s výjimkou schválených případů. Pokud pobýváte ve větším městě, zvažte použití taxislužby místo půjčení automobilu. Ukončete soukromé limuzínové služby, pokud nejsou srovnatelné s taxi.

8. Eliminujte papír
Správa papíru je časově náročná a nákladná. Třídění, archivace a vyhledávání souborů vyžaduje sekretářský / administrativní čas a prostor. Kupte si skener a digitalizujte všechny důležité papíry a uchovávejte je v dobře organizovaných elektronických souborech, abyste ušetřili místo a správní náklady. Knihy a záznamy vaší společnosti jsou rozhodující pro váš nepřetržitý provoz, proto je důležité udržovat a zabezpečovat kopie elektronických souborů ve vašem zařízení a na vzdáleném místě.

Mělo by být samozřejmé, že soubory je třeba zálohovat každý den, zejména všechny soubory týkající se identifikace zákazníků, finančních záznamů nebo kontaktních informací..

9. Podíl marketingových nákladů
Identifikujte produkty nebo služby, které doplňují váš produkt. Poté se obraťte na společnost, která produkty poskytuje, a sjednejte si vzájemnou marketingovou dohodu. Například dodavatel plaveckých bazénů by se mohl dohodnout na společném marketingu s dodavatelem venkovního nábytku, nebo by více etnických restaurací mohlo propagovat „mezinárodní jídlo“ představující každou restauraci v jinou noc. Tato strategie rozšiřuje vaše marketingové úsilí, aniž by docházelo k výdajům, které by byly obvykle spojeny s přidáváním nových prodejců nebo reklamy.

10. Údržba vlastního vybavení
Pokud je oprava a údržba značným nákladem ve vaší činnosti, zvažte pronájem mechanika nebo odborníka a opravu přiveďte do domu. Budete mít lepší, pravidelně udržované vybavení, které vám umožní vyhnout se nákladným výměnám až později.

11. Použijte letecké míle pro cestování, hotely a auta
Pokud vy nebo vaši zaměstnanci pravidelně létáte, zaměřte se na jedinou leteckou společnost s dobrým programem cestovních odměn pro firemní použití. Přihlaste se také k jedné z nejlepších kreditních karet pro malé podniky a při získávání bodů nebo kilometrů použijte ocenění pro firemní podnikání..

12. Monitorovací nástroje a spotřební materiál
Spotřební materiál je neviditelné aktivum, které je často přehlíženo. Protože žádná položka není sama o sobě drahá, zaměstnanci je často nesprávně umístí, nechají je nebo je vezmou domů pro osobní potřebu.

Iniciativa týkající se spotřebního materiálu - kancelářské potřeby uchovávejte v zabezpečené oblasti, dostupné pouze prostřednictvím určeného zaměstnance. Pokud máte závod, ve kterém se používají ruční nástroje nebo jiné cenné spotřební materiály, zahajte podobnou politiku. Přiřaďte nástroje jednotlivcům s požadavkem, aby za náklady na nástroj v případě jeho ztráty nebo ztráty osobně odpovídali.

13. Využijte internet
Každý, kdo se podílí na nákupu materiálu nebo spotřebního materiálu, by měl mít přístup k internetu a měl by vědět, jak hledat v datech konkrétní položky. Stanovte maximální cenu za položku se zásadou, která vyžaduje, aby kdokoli, kdo nakupuje položky nad tuto hodnotu, použil internet k identifikaci potenciálních dodavatelů a nejnižších nákladů.

Závěrečné slovo

Snižování administrativních nákladů vyžaduje spolupráci a účast vašich zaměstnanců. Podporujte jejich účast a nápady při zahájení cvičení a informujte je o výsledcích.

Obchodní konzultanti obecně souhlasí s tím, že většina společností může snížit administrativní náklady až o 10%, aniž by to ovlivnilo jejich efektivitu. Při implementaci strategií snižování obchodních nákladů sledujte jejich účinky, abyste zajistili, že to nebude mít nepříznivý dopad na vztahy se zákazníky, ani aby se v důsledku škrtů nezvýšily náklady v neadministrativních oblastech. Po dokončení změn administrativních operací převeďte fázi „snižování nákladů“ cvičení do fáze „kontroly nákladů“, abyste zajistili, že se zlepšení stanou součástí každodenního podnikání společnosti..

Jaké další způsoby můžete navrhnout ke snížení administrativních nákladů?